Secrétaire Pédagogique

Employer
- Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations..._
- Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité_
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Position
**Mission du service / positionnement hiérarchique**:
Le.a technicien.ne en gestion administrative s'intègre au sein du département de physique de la Faculté des Sciences d’Orsay. Il ou elle assure le secrétariat pédagogique
- de l’ensemble des étudiants en mobilité internationale (sortante, entrante, en séjour d’études, en séjour de stage) relevant du département de physique
- de l’élément de formation M1 General Physics (M1 GP) du département de physique,

Il/elle assure également la liaison du M1 GP avec les Masters Erasmus Mundus QUARMEN et LASCALA, et vient en soutien aux autres départements de l’UFR Sciences pour le suivi des étudiants en mobilité internationale.

L’agent.e sera sous la **responsabilité hiérarchique du responsable Mobilité Internationale au Dpt de Physique.**

**Missions principales de l’agent.e**:
De manière pratique, le secrétariat gère d’un point de vue administratif l’ensemble des étudiants inscrits à l’UFR Science d’une part dans le cadre d’une mobilité internationale d’échange académique (Erasmus+, double diplomation, accords bilatéraux) relevant du département de physique, et d’autre part au M1 General Physics. Cette gestion administrative inclut:

- Le suivi des inscriptions (M1 GP : 35 étudiants ; mobilité entrante 30 - 40 étudiants),
- La saisie des notes (sous Apogée) (M1 GP : 35 étudiants),
- L’établissement des relevés de notes (M1 GP : 35 étudiants ; mobilité entrante 30 - 40 étudiants),
- L’établissement d’attestations d’arrivée et de départ (mobilité entrante 30 - 40 étudiants),
- La gestion des conventions de stages (via pstage) (M1 GP : 35 étudiants, mobilité entrante 20 - 30 étudiants),
- La gestion des demandes d’aides à la mobilité internationale (mobilité sortante : ~ 80 étudiants),
- L’interaction avec le « référent logement » de l’UFR Sciences pour les logements étudiants prioritaires à L’international (M1 GP : ~25 étudiants),
- La gestion des emplois du temps et des réservations de salles (M1 GP uniquement),
- La diffusion des documents pédagogiques (via eCampus notamment),
- La gestion des examens (convocation, suivi, synthèse des résultats) (M1 GP + mobilité entrante : ~45 étudiants),
- La gestion des jurys et l’édition des procès-verbaux de délibérations (M1 GP + mobilité entrante : ~45 étudiants),
- Les dossiers d’heures complémentaires des intervenants extérieurs,
- La gestion des enquêtes, le suivi des anciens étudiants et de l’insertion professionnelle des diplômés.
- Les enquêtes Sphinx pour les filières rattachées au Dpt de Physique.

Profile
**Connaissance, savoir**:

- Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’Université
- Connaissance des différentes instances de l’Université pour l’accompagnement des étudiants : service de scolarité, direction des relations internationales et européennes, services sociaux