Secrétaire de Direction Dsi

il y a 3 semaines


Metz, France Hôpital de Mercy Temps plein

**Descriptif**

DEFINITION:

- Assiste la direction du Système d’Information afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion des plannings, organisation des déplacements, communication, préparation de réunions, accueil,...), particulièrement les directeurs

ACTIVITES:

- Réalise les opérations de gestion administrative et comptable (commandes, facturation, suivi RH)
- Maintien à jour de l’annuaire des établissements et d’autres solutions numériques
- Assure la continuité des appels des secrétariats de la Direction de la Finance et de la Performance (DFP) et de la Direction des Achats, de la Logistique et de l’Hôtellerie Hospitalière (DLAH) lors des absences des secrétaires de ces directions (congés, maladie,)
- Accueil et orientation des personnes (utilisateurs, prestataires, visiteurs)
- Réception et traitement des appels téléphoniques, prendre les messages si nécessaire
- Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance, gestion administrative du personnel...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons,...).
- Organiser et planifier les RDV et réunions internes et externes en tenant compte des besoins matérielles (salles, ressources,)
- Optimisation des agendas, réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
- Traitement des courriers internes et externes (arrivées / départs) : enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage
- Rédiger, saisir et mettre en forme des documents (Word, Excel, PowerPoint, synthèse comptable)
- Préparer les dossiers pour les réunions (CODIR, instances, etc )
- Gestion des parapheurs pour visa et signature
- Gérer la communication institutionnelle (notes d’information, informations diverses,)
- Gestion des stocks de produits, de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
- Gestion des déplacements du Directeur et de son adjoint (ordre de mission, billets de train,)
- Organisation des entretiens individuels annuels des cadres de la Direction et saisie des comptes rendus dans le logiciel GPMC
- Respect des normes, standards, procédures,liées à la sécurité du SI.
- Participation à la mise en œuvre opérationnelle des mesures de sécurité du Système d'Information

SAVOIR-FAIRE:

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Bonne capacité rédactionnelle et relationnelle
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC)
- Enregistrer des opérations comptables et en assurer le suivi
- Rigueur, réactivité, efficacité et disponibilité au regard des impératifs de production du SI Hospitalier
- Respect des objectifs et force de proposition
- Cohésion et esprit d’équipe pour participer à l’atteinte d’objectifs partagés en privilégiant la réussite collective
- Doit faire preuve d’autonomie et d’initiative dans la limite des responsabilités et missions confiées
- Soumis aux devoirs de réserve, de discrétion et de secret professionnel
- Doit avoir une parfaite connaissance de la charte d’utilisation des technologies numériques et de la Politique de Sécurité du Système d’Information du GHT Lorraine Nord qu’il s’engage à respecter et à promouvoir auprès des utilisateurs

CONNAISSANCES REQUISES:

- Accueil téléphonique
- Bureautique
- Maitrise de l’orthographe
- Classement et archivage
- Communication/relations interprofessionnelles
- Gestion administrative et financière
- Sécurité du Système d’Information (risques SI, cybersécurité,)
- Protection des données (RGPD,)

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES:

- Lien hiérarchique : Directeur et Adjoint Directeur du Système Information
- Niveau de qualification minimum : Bac (Bac professionnel, Bac technologique) à Bac +2 (BTS, DUT,) en secrétariat, comptabilité/gestion, informatique de gestion,Il est également accessible avec un BEP en secrétariat complété par une expérience professionnelle.
- Localisation géographique : Site de l’hôpital de Mercy, CHR Metz-Thionville et ses établissements, structures du Groupement Hospitalier de Territoire Lorraine Nord et de ses partenaires.
- Horaires et interventions : du lundi au vendredi (horaires selon organisation du service).

Statut contractuel : CDD de 2 mois renouvelable - poste pérenne
Statut fonctionnaire : emploi de catégorie C - détachement / mutation
Être à jour du schéma vaccinal COVID-19


  • Secrétaire de Direction

    il y a 4 semaines


    Metz, France UNIVERSITE DE LORRAINE Temps plein

    Les objectifs principaux de l'Université de Lorraine sont de promouvoir le site d enseignement supérieur et de recherche lorrain, de le rendre visible nationalement et internationalement et de renforcer ses liens et ses partenariats avec le monde socioéconomique. Elle vise également à faciliter la circulation de l information auprès de plus de 7 000...

  • Secretaire de Direction

    il y a 4 semaines


    Metz, France Centre hospitalier spécialisé Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Secretaire de direction **CONTRAT** Vacation **DESCRIPTIF** Le Centre Hospitalier de JURY (psychiatrie adulte et infanto-juvénile) recrute un/une secrétaire de direction en CDD dans la fonction publique hospitalière, sur le grade d'un adjoint administratif. BTS Assistant Manager EXIGE pour le poste. Du...

  • Secrétaire de Direction

    il y a 4 semaines


    Metz, France CHR metz thionville Temps plein

    **Société**: Le Centre Hospitalier Régional Metz-Thionville est un établissement multi-sites, composé de : l’hôpital Mercy (Metz), l’hôpital Bel Air (Thionville), l’hôpital Femme Mère Enfant de Metz, l’hôpital Femme Mère Enfant de Thionville, l’hôpital d’Hayange, l’hôpital Félix Maréchal (Metz), l’EHPAD Saint Jean, l’EHPAD Le...

  • Secrétaire de Direction

    il y a 5 jours


    Metz, France CHR metz thionville Temps plein

    **Société**: Le CHR Metz-Thionville est un établissement qui regroupe neuf sites géographiquement distincts : Hôpital de Mercy (Metz), hôpital Bel-Air (Thionville), hôpital Femme Mère Enfant, hôpital d'Hayange (Hayange), hôpital Félix Maréchal (Metz) et deux maisons de retraite à Metz (Saint-Jean et Le Parc). Il couvre un bassin de population...

  • Secrétaire de Direction

    il y a 4 semaines


    Metz, France Fondation Lucy Lebon Temps plein

    **La Fondation Lucy Lebon recrute pour son ITEP de Chalons en Champagne (51) ;** **1 SECRETAIRE DE DIRECTION** **CDI TEMPS PARTIEL (28h/semaine)** **Convention Collective 66** Sous la responsabilité du Directeur d’Etablissements et par délégation du Chef de Service, vos principales missions consistent à assurer: - L’accueil téléphonique et...


  • Metz, France Préfecture de la Moselle Temps plein

    **Vous souhaitez rejoindre la fonction publique pour mettre votre talent au service de l'intérêt général ? La préfecture de la Moselle recherche actuellement un "Assistant/Secrétaire de direction (H/F)" pour le secrétariat particulier mutualisé du Préfet et du Directeur de Cabinet.** La préfecture de la Moselle rassemble les services...

  • Secrétaire Direction

    il y a 2 semaines


    Metz, France Man Action Temps plein

    MAN ACTION recherche pour un de ses clients basé à METZ basé à BORNY **Secrétaire expérimenté (e)**: PRISE DE NOTE RAPIDE ( DICTÉE), Maîtrise de WORD pour rédaction de COMPTE RENDU, Vous devez compléter les dossiers et classer des documents, Gestion d'agenda, suivi de documentations Type d'emploi : Temps plein, Intérim Durée du contrat : 1...

  • Un.e Secretaire Médical.e

    il y a 4 semaines


    Metz, France Les PEP 57 Temps plein

    **Metz Poste à pourvoir à partir dès que possible **Missions principales**: - Assurer l’accueil téléphonique et physique des usagers - Organiser et enregistrer les agendas et les emplois du temps des thérapeutes - Constituer, mettre en forme, classer et archiver les dossiers des usagers - Tenir à jour les dossiers des usagers (papier et...


  • Metz, France Collectivité européenne d'Alsace Temps plein

    Missions La Direction de l’Action Sociale de proximité s’inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers des Espaces solidarité dans le Haut-Rhin, et Unités territoriales d’action médico-sociale dans le Bas-Rhin. Elle est structurée par...

  • Sécretaire Médical

    il y a 6 jours


    Metz, France ETABLISSEMENT PUBLIC DE SANTE MENTALE DE L'AUBE Temps plein

    Accueillir et renseigner les résidents, planifier les activités ( agenda des consultations, admissions, convocations, etc.). Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient. **Profil recherché**: La secrétaire médicale assure le fonctionnement du secrétariat de la Maison d'Accueil Spécialisé. Chargée de toutes taches liées...

  • Secrétaire Médical(E)

    il y a 4 semaines


    Metz, France Cabinet de médecine esthétique et laser du Dr Alexandra Colombo-Turell Temps plein

    Le Dr Alexandra Colombo-Turell et son équipe vous accueillent dans leur cabinet de médecine esthétique et lasers situé au cœur du centre-ville messin. Nous recrutons un(e) secrétaire médical(e) pour intégrer notre équipe et participer à la gestion de notre cabinet à Metz. **Activités**: - Accueil physique et téléphonique des patients -...

  • Secrétaire D'accueil

    il y a 4 jours


    Metz, France Centre de Gestion des Vosges Temps plein

    La Commune de Saint-Léonard est située au sud de Saint-Dié-des-Vosges. Avec ses 1.384 habitants, elle affiche un fort dynamisme pour proposer un cadre naturel où il fait bon vivre. Avec son agence postale communale, son école, ses services techniques, son accueil de loisirs qui accueille les enfants de 3 à 11 ans et son club ados qui accueille les...


  • Metz, France Département de la Moselle Temps plein

    Rejoindre le Département de la Moselle, c’est travailler dans une collectivité de plus de 3 200 agents engagés pour son territoire et ses habitants. Plus de 140 métiers sont représentés dans les domaines suivants : administratif, technique, culturel, social, médico-social, sur ses 5 territoires (Metz-Orne ; Thionville - Hayange ; Forbach -...

  • Secrétaire Médical

    il y a 4 semaines


    Metz, France Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) de la Marne Temps plein

    L' EPSM de la Marne est à la recherche d'une secrétaire Consultations Externes/ de Chefferie de Pôle/ du Service Enseignement et Recherche. **Secteur d’activité et localisation** - Pôle Universitaire de Psychiatrie des Adultes - Nord-Marne - Service des Soins Ambulatoires Visant le Rétablissement - Service Enseignement et Recherche **Missions...


  • Metz, France Centre hospitalier Nouvel Hôpital d'Epinal - plateau de la justice Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** SECRETAIRE EN PHARMACIE HOSPITALIERE à TEMPS PARTIEL - H/F **CONTRAT** CDD **DESCRIPTIF** Descriptif du poste: Au sein de notre Pharmacie à usage intérieur (PUI) et selon les directives du Pharmacien responsable du secteur, vous devrez réaliser des tâches administratives, bureautiques et de...


  • Metz, France Cabinet de médecine esthétique et laser du Dr Alexandra Colombo-Turell Temps plein

    Le Dr Alexandra Colombo-Turell et son équipe vous accueillent dans leur cabinet de médecine esthétique est lasers situé au cœur du centre-ville messin. Nous recrutons un(e) secrétaire/assistant(e) médical(e) pour intégrer notre équipe et participer à la gestion de notre cabinet à Metz. **Activités**: - Accueil physique et téléphonique des...

  • Secrétaire Médical

    il y a 4 semaines


    Metz, France ARPDD Temps plein

    Etablissement de santé associatif, l’A.R.P.D.D. a été créée en 1974 pour permettre aux patients atteints d’Insuffisance Rénale Chronique (IRC) de bénéficier de l’ensemble des techniques de traitement (hémodialyse, dialyse péritonéale, hémodialyse à domicile) hors centre hospitalier. 550 patients sont ainsi soignés au sein de...

  • Un Assistant de Direction

    il y a 4 semaines


    Metz, France Département de la Moselle Temps plein

    Missions Placé sous la responsabilité de la Directrice de la Communication, vous êtes chargé du secrétariat de la Direction. A ce titre, vos missions sont les suivantes :  assurer le traitement du courrier, l'accueil téléphonique et physique, la dactylographie, la gestion de l'agenda, la circulation de l'information et de la logistique pour...


  • Metz, France Département de la Moselle Temps plein

    Rejoindre le Département de la Moselle, c’est travailler dans une collectivité de plus de 3 200 agents engagés pour son territoire et ses habitants. Plus de 140 métiers sont représentés dans les domaines suivants : administratif, technique, culturel, social, médico-social, sur ses 5 territoires (Metz-Orne ; Thionville - Hayange ; Forbach -...

  • Assistant(e) PMO

    il y a 2 semaines


    Metz, France cora Temps plein

    Rattaché(e) au responsable PMO au sein de notre Direction des Systèmes d'Information (DSI), vous serez amené(e) à travailler sur différents sujets relatifs à la gestion de projet et au pilotage des activités de la DSI. Vous serez impliqué(e) dans la coordination des projets, l'animation des comités de pilotage, le reporting du portefeuille Projets,...