Chargé.e de Gestion Administrative Dans Le Domaine

Il y a 4 mois

Annecy, France Conseil Départemental de la Haute-Savoie Temps plein

**Présentation de l'employeur**:
Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard d’euros.

Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnementparticipez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France

**Finalité du poste / Contexte**:
Accompagner les services dans leurs démarches administratives. Mettre en œuvre les procédures d’instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l’autorité.

Assister plusieurs cadres afin d’optimiser la gestion de leur activité. Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques.

**Missions principales**:
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable de l’Unité Coordination Administrative, et sous la responsabilité fonctionnelle des Directions Adjointes, vous serez amené.e.s à:

- Gérer des dossiers:

- Rédiger, formaliser tous types de documents administratifs:

- courriers et mails
- notes (au Président entre autres),
- délibérations,
- dossiers en vue de leur présentation devant les autorités consultatives ou décisionnelles (Ex : fiches projet et fiches Bureau pour les commissions thématiques)
- Optimiser la qualité et les délais des procédures
- Classer et archiver les dossiers
- Suivre des projets et activités de la Direction:

- Assurer le suivi administratif:

- des opérations, depuis leur programmation jusqu’à leur achèvement
- de dossiers spécifiques, en lien avec les responsables concernés et les autres services départementaux (DEJ, DSI, DAJ ), tels que:

- le 1% artistique,
- les clauses d’insertion sociale,
- les raccordements fluides,
- les conventions
- Assurer l’interface avec les services et les instances de la collectivité en lien avec l’assistante de Direction par intérim,
- Créer et renseigner des tableaux de suivi d’activités du service en fonction des besoins, établir et mettre à jour des échéanciers, réaliser des extractions, des statistiques et participer à la mise en place d’indicateurs de suivi (Active 3D )
- Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
- Coordonner le suivi et la préparation des échéances (régulières ou ponctuelles) : veille, relance, suivi et partage des informations
- Harmoniser/rédiger les procédures propres aux fonctions d’assistanat
- Organiser et planifier des réunions:

- Rédiger les ordres du jour et invitations en concertation avec les services opérationnels
- Monter les dossiers nécessaires
- Veiller au respect des délais de transmission des documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions en interne, rédiger les comptes-rendus et en assurer la diffusion
- Informer les usagers et les services:

- Expliciter la demande des partenaires extérieurs et usagers, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
- Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais (suivi des courriers, des parapheurs )
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Gérer les messageries électroniques génériques de l’unité
- Traiter le courrier entrant et sortant (enregistrement, transmission et suivi)

L’ensemble de ces missions s’effectue en polyvalence avec les chargé.e.s de gestion administrative de l’Unité Coordination Administrative, ce qui présente l’avantage d’assurer une continuité dans le suivi des dossiers et induit un remplacement mutuel en cas d’absence.

Le ou la chargé.e de gestion administrative viendra en soutien de l’assistante de Direction par intérim et sera amené.e à la remplacer en cas d’absence sur les missions propres à la Direction des Bâtiments et Moyens.

**Profil recherché**:
**Savoir-faire**
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité
- Connaissance du cadre institutionnel, juridique, financier et budgétaire des collectivités territoriales (marchés publics entre autres)
- Connaissance du contexte et des enjeux de la collectivité et de la Direction
- Capacité à s’intéresser à toute l’activité de la Direction
- Connaissance de l’environnement de la Direction et des collèges

  • Assistant.e Administrative Dans Le Domaine Des

    Il y a 4 mois

    Annecy, France Conseil Départemental de la Haute-Savoie Temps plein

    **Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte**: Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnementparticipez à l’évolution et...

  • Chef de Projet H/F

    il y a 3 jours

    Annecy, Auvergne-Rhône-Alpes, France Le Hameau de mon Père Temps plein

    Rejoignez notre équipeNous sommes à la recherche d'un.e Assistant.e de Direction pour renforcer notre équipe.MissionsGestion administrative : vous serez chargé.e de gérer les agendas et rendez-vous de l'équipe de direction, ainsi que de participer à la gestion administrative, saisie comptable et facturation.Elaboration de comptes-rendus : vous...

  • Assistant de Direction H/F

    il y a 20 heures

    Annecy, Auvergne-Rhône-Alpes, France Le Hameau de mon Père Temps plein

    Rejoignez notre équipeNous sommes à la recherche d'un.e Assistant.e de Direction pour renforcer notre équipe.MissionsGestion administrative : vous serez chargé.e de gérer les agendas et rendez-vous de l'équipe de direction.Gestion comptable : vous participerez à la saisie comptable et à la facturation.Elaboration de comptes-rendus : vous...

  • Chef de Projet H/F

    il y a 5 jours

    Annecy, Auvergne-Rhône-Alpes, France Le Hameau de mon Père Temps plein

    Rejoignez notre équipeNous sommes à la recherche d'un.e Assistant.e de Direction pour renforcer notre équipe.MissionsGestion administrative : vous serez chargé.e de gérer les agendas et rendez-vous de l'équipe de direction, ainsi que de participer à la gestion administrative, saisie comptable et facturation.Elaboration de comptes-rendus : vous...

  • Chargé(e) de gestion administrative

    Il y a 3 mois

    Annecy, France Département de la Haute-Savoie Temps plein

    Présentation du poste Au sein de la Direction Bâtiments, vous accompagnez les services dans leurs démarches administratives afin d'optimiser la gestion de leur activité. Vous mettez en oeuvre les procédures d'instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l'autorité. Vous prenez en charge le suivi complet de...

  • Chargé(e) de Clientèle H/F

    il y a 2 semaines

    Annecy, Auvergne-Rhône-Alpes, France RAS SIEGE Temps plein

    Rôle et ResponsabilitésL'agence R.A.S. Intérim Annecy recherche un.e Chargé.e de Clientèle H/F pour occuper un poste basé à Annecy.Principales TâchesAccueil des clients et gestion administrative du courrier et de la comptabilitéActivité liée aux opérations bancairesGestion des priorités et organisationCompétences et QualitésNous recherchons un...

  • Chargé de Clientèle H/F

    il y a 2 semaines

    Annecy, Auvergne-Rhône-Alpes, France RAS Interim Temps plein

    Notre Entreprise :R.A.S Intérim est un réseau d'agences de placement qui propose des centaines d'opportunités d'emploi dans tous les secteurs d'activité, en intérim, CDD et CDI.Mission :L'agence R.A.S. Intérim Annecy recherche un.e Chargé.e de Clientèle H/F.Poste :Le Chargé de Clientèle H/F sera en charge de l'accueil des clients, de la gestion...

  • Assistant(e) administrative dans le domaine des bâtiments

    il y a 5 jours

    Annecy, Auvergne-Rhône-Alpes, France Département de la Haute-Savoie Temps plein

    Présentation du posteL'unité Coordination Administrative (UCA) de la Direction des Bâtiments et Moyens du Département de la Haute-Savoie recherche un(e) Assistant(e) administratif pour rejoindre son équipe dynamique.Missions principalesTraiter des dossiers et saisir des documents : Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers ;...

  • Assistant(e) administrative dans le domaine des bâtiments

    il y a 4 jours

    Annecy, Auvergne-Rhône-Alpes, France Département de la Haute-Savoie Temps plein

    Présentation du posteL'unité Coordination Administrative (UCA) de la Direction des Bâtiments et Moyens du Département de la Haute-Savoie recherche un(e) Assistant(e) administratif pour rejoindre son équipe dynamique.Missions principalesTraiter des dossiers et saisir des documents : Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers ;...

  • Responsable de la gestion administrative

    il y a 1 mois

    Annecy, Auvergne-Rhône-Alpes, France Département de la Haute-Savoie Temps plein

    Présentation du poste Au sein du Département de la Haute-Savoie, vous jouerez un rôle clé dans l'accompagnement des services dans leurs démarches administratives, visant à améliorer l'efficacité de leur fonctionnement. Vous serez chargé(e) de mettre en œuvre les processus d'instruction et de suivi des dossiers, facilitant ainsi la prise de...

  • Responsable de la gestion administrative

    il y a 1 mois

    Annecy, Auvergne-Rhône-Alpes, France Département de la Haute-Savoie Temps plein

    Présentation du poste Au sein du Département de la Haute-Savoie, vous jouerez un rôle clé dans l'accompagnement des services dans leurs démarches administratives, visant à améliorer l'efficacité de leur fonctionnement. Vous serez chargé(e) de mettre en place les procédures nécessaires pour l'instruction et le suivi des dossiers, facilitant...

  • Assistant(e) administrative dans le domaine des bâtiments

    il y a 1 semaine

    Annecy, Auvergne-Rhône-Alpes, France Département de la Haute-Savoie Temps plein

    Job SummaryWe are seeking an Administrative Assistant to join our team at the Département de la Haute-Savoie. As an Administrative Assistant, you will be responsible for providing administrative support to our teams, ensuring the smooth operation of our daily activities.Main ResponsibilitiesAdministrative tasks:• Manage and maintain accurate and...

  • Administrateur de gestion administrative et financière

    il y a 4 jours

    Annecy, Auvergne-Rhône-Alpes, France Département de la Haute-Savoie Temps plein

    Présentation de l'employeurL'unité Ressources administratives de la Direction Europe, Transfrontalier et Solidarités Territoriales (DETST) est chargée de la gestion administrative et financière de l'ensemble des services de la Direction. Nous sommes également responsables de la gestion des ressources humaines, des moyens techniques,...

  • Assistant de Gestion Administrative Et Maintenance

    Il y a 3 mois

    Annecy, France Kalisy Intérim et Recrutement Temps plein

    L'agence d'emploi KALISY Intérim & Recrutement, recherche pour un établissement médico-social ayant pour mission la réadaptation et réorientation professionnelle, un Assistant de gestion administrative et maintenance H/F. **Mission**: Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable du Pôle Logistique, vous assurerez les missions suivantes: -...

  • Chargé.e D'opérations de Construction

    Il y a 4 mois

    Annecy, France Conseil Départemental de la Haute-Savoie Temps plein

    **Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte**: Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard...

  • Chargé de Gestion Administrative Et Financière

    Il y a 4 mois

    Annecy, France Conseil Départemental de la Haute-Savoie Temps plein

    **Présentation de l'employeur / Finalité du poste**: Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnementparticipez à l’évolution et à la...

  • Gestionnaire de la relation clients/cotisants

    il y a 1 semaine

    Annecy, Auvergne-Rhône-Alpes, France URSSAF DE RHONE-ALPES Temps plein

    Description du posteVous rejoindrez l'équipe de l'URSSAF de Rhône-Alpes en tant que Gestionnaire de la relation clients/cotisants. Vos missions seront variées et intégreront des tâches de gestion administrative et des contacts avec les usagers.MissionsAssurer les réponses aux contacts entrants, notamment aux appels entrants, des...

  • Administrateur de gestion administrative et financière

    il y a 5 jours

    Annecy, Auvergne-Rhône-Alpes, France Département de la Haute-Savoie Temps plein

    Présentation de l'employeurL'unité Ressources administratives de la Direction Europe, Transfrontalier et Solidarités Territoriales (DETST) est chargée de la gestion administrative et financière de l'ensemble des services de la Direction.Missions administratives et comptablesContribuer à l'élaboration et à l'adoption des...

  • Chargé.e de Mission Et de Communication

    il y a 1 semaine

    Annecy-le-Vieux, France ASSOCIATION GEODE Temps plein

    **Vous recherchez un poste à temps partiel, en totale autonomie, alliant relations publiques, missions de communication et gestion administrative ?** Géode, l’association inter-entreprises de référence sur le territoire du Parc d’Activités Économiques des Glaisins vous propose le poste clé de sa structure : chargé.e de mission et communication....

  • Référent Gestion Du Domaine Public

    Il y a 4 mois

    Annecy-le-Vieux, France Conseil Départemental de la Haute-Savoie Temps plein

    **Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte**: Garantir la bonne gestion du domaine public sur son arrondissement. Etre le garant de la mise en œuvre des politiques arrêtées dans les domaines qui le concernent. Assurer un rôle d’appui et de conseil auprès du chef d’arrondissement.. S'appuie sur son expertise métiers pour faire...