Assistant de Direction

Il y a 2 mois

Lyon, France La Région Auvergne-Rhône-Alpes Temps plein

**Informations générales**:
**Entité de rattachement **:Environ 2000 agents exercent dans les services administratifs de la Région Auvergne Rhône-Alpes et assurent leurs missions dans de nombreux domaines (Développement économique, Mobilités, Santé, Formation, Agriculture, Fonds européens, Aménagement du territoire, Culture, Sport, etc.). Ils mobilisent ainsi, et au quotidien, un ensemble de compétences et de métiers divers et variés.

**Référence **:2023-2520

**Catégories**:
C

**Rattachement hiérarchique**:
**DGA / Direction / Direction adjointe**:
Culture et Patrimoine

**Cadre statutaire du poste**:
**Cadre d'emplois**:
Adjoints administratifs territoriaux

**Description du poste**:
**Durée du contrat**:
2 mois

**Missions et activités**:
La Région Auvergne-Rhône-Alpes met en œuvre une politique culturelle volontariste au service des talents, de la création et des territoires.

Pour répondre aux objectifs assignés, la direction de la Culture et du Patrimoine est organisée autour de 4 grands services.

Directement rattaché à la directrice, le secrétaire de direction a pour mission principale d’assurer les travaux d’assistance administrative et de secrétariat pour la direction et ses services.

Résidence administrative du poste : Lyon

***:
Dans ce cadre vos fonctions seront les suivantes:

- assurer l’accueil téléphonique : information des partenaires avec un premier niveau de réponse, prise et transmission des messages, filtrage et orientation des appels pour le compte de la directrice,
- gérer l’agenda de la directrice : prise de rendez-vous, gestion selon les priorités,
- gérer les déplacements de la directrice,
- organiser les réunions dans les aspects administratifs et logistiques : réservation de salle, réservation de créneaux dans les agendas électroniques des participants, accompagnement pour les personnes venant de l’extérieur (accès au stationnement ), préparation des dossiers de réunions en regroupant les pièces utiles, en complémentarité avec les secrétaires concernés,
- rédiger, mettre en forme, dactylographier des courriers, documents et notes,
- contribuer à la préparation et au suivi de dossiers particuliers,
- préparer et suivre les commissions organiques culture,
- centraliser et relire les rapports proposés au vote de l’assemblée plénière et de la commission permanente, ainsi que les rapports d’activité,
- suivre la gestion des parapheurs, en provenance des services présents à Lyon et Clermont, contribuer à l’amélioration du processus,

***:

- assurer un suivi quotidien des courriers entrants, qu’ils soient soumis à l’attention de la directrice ou pour traitement, via l’outil de gestion du courrier de la collectivité (Acropolis), contribuer à la fiabilité des informations saisies et suivre le circuit de gestion qui en découle ; contribuer à l’amélioration permanente du processus,
- organiser et gérer le classement et l’archivage de documents,
- contribuer au suivi des procédures internes, rédiger des fiches de procédure.

En outre, vous êtes chargé:
De coordonner une équipe de secrétaires:

- en vous assurant de la bonne circulation de l’information,
- en contribuant à la gestion de bases de données partagées (fichiers de contact, tableaux de bord de suivi de parapheurs ),
- en contribuant à l’organisation de la suppléance en cas d’absence d’un des secrétaires de service.

D’assurer le rôle de relais GESTOR,

De gérer les commandes de fournitures.

Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés à la direction.

**Compétences et particularités du poste**:
**SAVOIR et SAVOIR FAIRE**:

- Formation bac+2 assistant de manager.
- Expérience dans le domaine du secrétariat, de préférence en secrétariat de direction.
- Très bonne maitrise des outils bureautiques.
- Bonne maitrise de l’orthographe et la syntaxe.
- Sens des priorités.
- Capacité à adapter son discours en fonction de l’interlocuteur, et en ce sens contribuer à la bonne image de la direction.
- Capacités d’organisation et d’adaptation.
- Capacité à travailler de façon autonome.

**SAVOIR-ETRE**:

- Qualités relationnelles
- Réactivité
- Rigueur
- Discrétion
- Etre force de proposition
- Disponibilité

**Localisation du poste**:
**Localisation (Département)**:
Rhône - Siège - Lyon Confluence

**Lieu (Ville)**:
LYON

**Autres précisions**:
31/12/2023

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    Type d'offre: - Emploi - Cadre(s) d'emplois: - ADJOINTS ADMINISTRATIFS - Référence: - 2024-11770 - Service: - Délégation urbanisme et mobilités, Direction des mobilités - 29/05/2024 Vous souhaitez donner du sens à votre quotidien en étant au coeur de l'activité d'une direction ? Rejoignez la Métropole de Lyon ! Ses 9200 collaborateurs...

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    Lyon, France CAF DE LA SAVOIE Temps plein

    **Assistante(e) de direction**: - CDD - CHAMBERY - 1 856 € par mois - NIVEAU 4 - NVHADD91441 **CAF DE LA SAVOIE**: Forte de ses 180 salariés, la Caf de la Savoie offre ses services à près de 78.000 allocataires. Dans le cadre de la mission de soutien aux services mais également afin de valoriser l'entreprise à la fois auprès des allocataires, des...

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    Lyon, France Hospices Civils de Lyon - HCL Temps plein

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    **Offre d’emploi **:Assistant de direction (H/F) **Type de contrat** : CDD **Type de poste**: catégorie : B, corps1 : TCH, SAENES **Expérience**: exigée souhaitée **Durée du contrat**: 3 ans renouvelable **Rémunération **: Selon expérience, sur la base de la grille de rémunération en vigueur à l’Université de Lyon **Date de prise de...

  • Assistant de Direction

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    Lyon, France Hospices Civils de Lyon - HCL Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Assistant de direction H/F 100% **CONTRAT** CDD; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** LOCALISATION : Siège administratif (Quai des Célestins), Direction des Coopérations et de la Stratégie Territoriale (DCST) DESCRIPTIF DU POSTE / MISSIONS PRINCIPALES: L’assistant(e) de direction/secrétaire a pour...

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    Lyon, France Hospices Civils de Lyon - HCL Temps plein

    **Descriptif** LOCALISATION : Siège Administratif, Célestins, Direction Générale DESCRIPTIF DU POSTE / MISSIONS PRINCIPALES: L’assistant(e) de direction travaille en binôme avec une 2ème assistante. Ils/elles ont pour mission d'assurer le secrétariat administratif des directeurs de l'équipe de direction générale précitée, chacun(e) des...

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    **Famille professionnelle/ Métier**: Administratif - Assistant(e) de gestion **Intitulé du poste**: Assistant de Direction - Direction régionale H/F **Contrat**: CDI **Temps de travail**: Temps complet **Rythme de travail**: Jour **Description du poste**: Au sein de la Direction Régionale d'ORPEA à Lyon, vous êtes à l'interface entre les...

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    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Assistant de direction du Directeur Général (H/F) **CONTRAT** CDD; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et...

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  • Assistant de Direction Insertion Et Emploi

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    Type d'offre: - Emploi - Cadre(s) d'emplois: - ADJOINTS ADMINISTRATIFS - Référence: - 2024-11577 - Service: - Délégation développement responsable, Direction insertion et emploi - 29/04/2024 Riche de ses 9600 collaborateurs et de ses 250 métiers, la Métropole de Lyon porte des politiques publiques très diverses pour ses 1,4 million d'habitants...

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    Lyon, France Hospices Civils de Lyon - HCL Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Assistant de direction H/F 100% **CONTRAT** CDD; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** LOCALISATION : Site Lacassagne, Direction des Ressources Humaines et de la Formation (DRHF), Pôle dialogue social et affaires générales MISSIONS: Assurer la réception, le traitement et la circulation de linformation...

  • Assistant de Direction

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    Lyon, France Ville de Saint-Étienne Temps plein

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