Senior Administrative Assistant

Il y a 4 mois

Paris, France UNESCO Temps plein

OVERVIEW
**Post Number**: SC 468
**Grade**: G-6
**Parent Sector**: Natural Sciences Sector (SC)
**Duty Station**: Paris
**Job Family**: General Administrative Support
**Type of contract**: Fixed Term
**Duration of contract**: 2 years, renewable
**Application Deadline (Midnight Paris Time)**: 6-OCT-2024
**UNESCO Core Values**: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism
OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST
**In particular, the incumbent will**:
GENERAL
Act as certifying officer up to the authorized level delegated by the Chief Financial Officer (CFO).
Provide guidance and interpretation on administrative regulations and procedures including for complex and non-recurring issues
Advise on operational and technical routine transactions
Recommend process and system related modifications and improvements to support successful implementation administration and financial monitoring and control
FINANCIAL
Ensure that the assigned Division’s financial resources and expenditures are fully and properly accounted for and that internal control systems are adequate and functioning, schedule payments and disbursement of funds.
Ensure accurate and timely processing of financial transactions, developing budget estimates and monitoring expenditures, participating and advising in the preparation of financial statements and budgets.
Assist in the preparation and coordination of financial activities under Regular Programme funds and Voluntary contributions.
Monitor expenditures, review payments and unliquidated obligations and reconcile accounts
Investigate anomalies and erroneous charges and take corrective action
Draft and prepare memoranda, substantive reports, and correspondence to respond to enquiries in respect to relevant financial and budget matters.
Review draft reports, verify overall accuracy and consistency, cross-check consistency of figures.
Maintain and update budgetary and financial documents/reports for audit purpose and take action to implement audit recommendations.
Long Description
BUDGETARY
Prepare Regular Programme and Voluntary Contributions budget ensuring accuracy and full costing and communicate on them to enable informed decision making and timely implementation of activities
Assist and advise on planning and budgeting for Regular Programme and Voluntary Contribution; prepare regular budget reports to monitor execution rate and to identify irregularities; undertake corrective actions for errors/omissions
LOGISTICS
**Procurement**: research and retrieve information on supply sources, vendors by commodity and obtain specifications on the market.
Review contractual documents (Terms of Reference, budget, contract nature and type). Resolve issues/ problems related to delivery of goods/services.
Prepare requisitions for supplies and equipment; ensure that payments are processed and provide information to the assigned Divisions on invoicing and payment issues.
Arrange for control and distribution of inventory records, when applicable.
Liaise with central services (HRM, BFM, BSP, ADM etc) to discuss and obtain additional information, clarifications and policy interpretation.
COMPETENCIES (Core / Managerial) Accountability (C) Communication (C) Innovation (C) Knowledge sharing and continuous improvement (C) Planning and organizing (C) Results focus (C) Teamwork (C) Professionalism (C) - For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Education
Completed secondary, technical and/or vocational education.
Work Experience
A minimum of eight (8) years of experience in finance, budget, accounting, administrative services, or related area.
Experience dealing with budgetary and administrative issues.
Experience in working with ERP systems (Enterprise Resource Planning).
Long Description
Skills and Competencies
Good interpersonal and communication skills in order to provide specialized administrative support to a wide range of Individuals.
Excellent organizational and coordination skills, ability to take initiative, establish priorities and monitor own work plans.
Strong service orientation and ability to deal efficiently with partners at different levels. Ability to analyze and interpret administrative rules.
Ability to take initiatives and to provide quality and timely support and services. Ability to maintain effective working relationships in multi-cultural environment.
Ability to work as part of a team, to take initiative and to provide quality and timely support and services. Ability to work under pressure, follow up on issues promptly, and to work efficiently under pressure, flexibility to adjust work schedules and priorities.
Excellent IT skills with proficiency in the use of MS Office (Outlook, Word, Excel. PowerPoint, etc) and database packages.
Languages
Excellent knowledge of English and/or French (oral and written).
DESIRABLE QUALIFICATIONS
Education
Certificate and/or training in accounting, audit, administration, pro

  • Assistant Administratif pour Résidence Seniors en Intérim

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France UP SKILLS Temps plein

    Poste : Assistant administratif / accompagnement H/FUp Skills Bordeaux recherche pour son client, une belle structure hôtelière basée à Bordeaux (33), un.e assistant administratif / accompagnement H/F pour une mission longue de 18 mois en intérim. Cette opportunité vous permettra de participer à la vie de la résidence pour seniors autonomes, en...

  • Assistant de vie senior

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France Senior Compagnie Paris 5 & 13ème Temps plein

    Aide à domicile avec Senior Compagnie ParisNous recrutons des assistant(e)s de vie / auxiliaires de vie H/F pour travailler auprès de personnes fragiles dans leur vie quotidienne.Mission et objectifs :Aider les personnes âgées ou handicapées dans leurs activités quotidiennes (aide à la toilette, aide au lever/coucher, entretien du domicile, etc.)Les...

  • Administrative Assistant

    Il y a 6 mois

    Paris, France Euro London Appointments Temps plein

    Our client is a world-leading economic consultancy. They have over 400 employees based across 9 international offices and have tripled in size over the last 6 years. They are looking to recruit a Junior Executive Assistant to join the team in central Paris. You will provide administrative support to the team of Economists. You must have a native / truly...

  • Assistant(e) de vie senior

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France Senior Compagnie Paris 7 & 15 Temps plein

    Présentation de l'entrepriseSenior Compagnie est une entreprise engagée pour le bien vivre et le bien vieillir. Nous offrons des services d'aide à domicile et d'accompagnement personnalisé pour les personnes fragiles.Rémunération12,25€ /heure à 12,50 € /heure (hors congés payés, hors majorations week-ends et jours fériés). Le salaire est...

  • Assistant(E) Administratif de La Direction

    Il y a 3 mois

    Paris, France Institut Pasteur Temps plein

    **Métier**: Pilotage - Technicien Supérieur administratif (Pilotage) **Intitulé du poste**: Assistant(e) administratif de la Direction Générale H/F **Missions/Activités**: Dans le cadre du renforcement du cabinet de la Directrice Générale, nous créons un poste d'Assistant administratif afin d'appuyer l'assistante de direction sénior. CDI basé...

  • Assistant(e) de Direction Senior

    il y a 1 semaine

    Paris 01 Louvre, Île-de-France Assistalents Temps plein

    Le Assistant(e) de Direction Senior joue un rôle crucial au sein de la Direction Générale. Il/Elle est chargé(e) de coordonner les activités du CEO, de l'aider à la préparation des réunions, de gérer les tâches administratives et de piloter les outils de gestion. Le postulant idéal doit avoir une expérience minimale de 3 ans dans un poste...

  • Assistant administratif senior dans la formation

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France ACTUAL Temps plein

    Détails du posteNous recherchons un assistant administratif expérimenté pour rejoindre notre équipe de formation au sein d'un groupe national et référent spécialisé dans la fabrication et la commercialisation de matériel de santé.

  • Administrateur administratif senior de la gestion des experts

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France MGTech Temps plein

    Nous recherchons un Administrateur administratif senior pour renforcer notre équipe administrative.ContexteMGTech est une firme d'expertise en Responsabilité Civile, spécialisée dans le conseil en entreprise. Nous sommes à la recherche d'un Assistant(e) d'experts dynamique et motivé(e) pour rejoindre notre équipe administrative.Salaire estiméNous...

  • Assistant de vie senior

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France AUXILIARIS Temps plein

    Au sein d'AUXILIARIS, nous sommes à la recherche d'un professionnel compétent pour occuper le poste d'assistant de vie senior.SalairesNous proposons un salaire estimé entre 20 000 € et 25 000 € par an, en fonction de l'expérience et du niveau de qualification.Déscription du travailL'assistant de vie senior accompagne les...

  • Administrative Assistant

    Il y a 7 mois

    Paris, France MA Com Technolgy Solutions Temps plein

    MACOM sells and distributes products globally via a sales channel comprised of a direct field sales force, authorized sales representatives and leading industry distributors. Our sales team is trained across all of our products to give our customers insights into our entire portfolio. MACOM is an Equal Opportunity Employer We consider applicants for all...

  • Assistant / Assistante Du Service Seniors Et Du

    Il y a 7 mois

    Paris, France Ville de Paris Temps plein

    **Direction** : La Direction des Solidarités (DSol) de la Ville de Paris rassemble les missions de l’action sociale, de l’autonomie, de la prévention et de la protection de l’enfance, ainsi que de l’insertion et de la lutte contre l’exclusion pilotées par l’administration parisienne. Elle comporte en son sein les missions et personnels du...

  • Assistant chargé de relation clients

    il y a 1 mois

    Paris, France Assistant Rénov Temps plein

    Description du posteAfin d’accompagner la croissance de notre activité, nous recherchons un Assistant administratif et relation clients (H/F).Vous assurerez le service client de premier niveau incluant la prise en charge des appels entrants et le traitement des emailsVous assurerez des tâches administratives telles que la facturation, la réconciliation...

  • Gestionnaire administratif senior événementiel

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France LES PETITS CUISTOTS Temps plein

    Présentation de l'entrepriseLES PETITS CUISTOTS est un groupe d'entreprises spécialisé dans la gestion d'événements et la traiteur. Nous travaillons principalement avec des clients B to B pour des manifestations telles que des conférences, des conventions ou des soirées festives.Nous sommes également propriétaires de 2 lieux de réception...

  • Assistant(E) de Vie

    il y a 4 semaines

    Paris, France Senior Compagnie Temps plein

    Rejoignez Senior Compagnie Paris 7e - 15e et engagez-vous dans l’aide à domicile ! **Contexte et missions**: **Les conditions du poste**: - Auxiliaire(s) de vie / Assistant(es) de vie H/F en CDD à temps partiel, diplômé(e) et/ou expérimenté(e) de plus de trois ans. - Rémunération selon profil : 12.25** **€ /heure à 12,50 € /heure (hors...

  • Assistant de vie senior

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France Senior Compagnie Paris 16 Temps plein

    A propos de notre entrepriseSénior Compagnie Paris 16ème est un SAAD sectorisé (prestations dans le 16ème arrondissement uniquement), favorisant la proximité des interventions, la relation entre le bureau, les bénéficiaires et l'équipe terrain.Détails sur le posteLa description du poste :L'aide à domicile implique l'assistance des personnes...

  • Assistant(E) Administratif Et Gestion

    Il y a 6 mois

    Paris, France Université Inter-Ages du Val de Marne Temps plein

    **À propos de nous** Université Inter-Ages du Val de Marne est une association socio-culturelle située à Créteil. Notre objectifs est, au travers de nos activités, de maintenir les capacités cognitives et le lien social pour les seniors, de favoriser l'intergénérationnalité notamment par nos liens avec l'Université de Créteil et de proposer la...

  • Chargé de Projet Mon Accompagnateur Rénov’

    il y a 1 mois

    Paris, France Assistant Rénov Temps plein

    **Description de l'entreprise** Assistant Rénov’** est une filiale d’**Effy**, leader national de la rénovation énergétique pour les particuliers.** Créée en 2009, Effy connaît une forte accélération depuis son pivot B2C en 2019. La société compte aujourd’hui plus de 300 collaborateurs, 4500 pros partenaires et a réalisé plus de 800m€...

  • Assistant de gestion locative senior

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France LOCAGEST - SAS JOINVILLE Temps plein

    Poste : Assistant de gestion locativeNous recherchons un assistant de gestion locative senior pour rejoindre notre équipe dynamique et en perpétuel développement à LOCAGEST - SAS JOINVILLE.Description du poste :L'assistant de gestion locative est essentiel au bon fonctionnement de notre cabinet. Vous serez chargé de garantir l'accueil téléphonique et...

  • Senior Reinsurance Administrative Specialist

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Liberty Specialty Markets Temps plein

    About the RoleWe are seeking a highly skilled Senior Reinsurance Administrative Specialist to join our team at Liberty Specialty Markets.

  • Assistant de Soins Personnels

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France Senior Compagnie Gennevilliers Temps plein

    A propos de l'entreprise : Senior Compagnie Gennevilliers recherche un Assistant de Soins Personnels H/F pour rejoindre son équipe dynamique. Missions et responsabilités : Assister les personnes âgées ou fragiles dans leurs besoins quotidiens.Effectuer diverses tâches telles que l'entretien du domicile, la réalisation des courses, la préparation des...