Responsable Du Pôle Courrier

Il y a 2 mois


Caen, France Région Normandie Temps plein

La **Direction des moyens généraux (DMG)** a pour missions de répondre aux besoins de l'administration régionale sur les sites de Rouen et de Caen en assurant le fonctionnement, la performance et l'optimisation des pôles suivants : accueil, documentation, archives, entretien des locaux, sécurité, transports, reprographie, courrier, restauration.

Le **Pôle courrier/reprographie** assure le traitement du courrier (entrant et sortant) de la collectivité en veillant à sa traçabilité et sa distribution et la réalisation de prestations de reprographie de qualité.

**Missions**:
**Activités**
- Mettre en œuvre les orientations de la collectivité pour ce qui concerne les activités du pôle courrier-reprographie
- Coordonner et assurer l’activité de traitement du courrier entrant et sortant de la collectivité (en veillant à sa traçabilité et sa distribution) et l’activité de reprographie.

**Pilotage**
- Organiser le travail du pôle courrier-reprographie du site de Caen (anticipation, planification et répartition des tâches) en relation avec le pôle courrier du site de Rouen
- S'assurer de la montée en compétence et évaluer les activités des agents de son équipe
- Superviser/gérer le matériel mis à disposition du pôle
- Mettre en place des outils et procédures de traitement
- Participer au suivi des marchés du pôle
- Contribuer à la réflexion et mettre en œuvre les projets portés par la Collectivité ou relevant d’évolutions règlementaires : évolution des logiciels, changement de l’organigramme, processus de dématérialisation du courrier et des factures
- Établir des tableaux de bord et statistiques relatifs à l’activité du courrier et de la reprographie
- Assurer la relation aux services régionaux et à la hiérarchie (être le « référent du pôle ») et avec les prestataires
- Accompagner les activités de reprographie assurée par un agent du pôle
- Contribuer à l'harmonisation des activités et des procédures des deux pôles courrier
- Rendre compte au supérieur hiérarchique.

**Traitement**
- Assurer le traitement du courrier entrant : réception, ouverture, tri et numérisation du courrier et des factures arrivant sur le site de Caen
- Relever et traiter les mails arrivant sur la boîte mail courrier
- Enregistrer les courriers et factures sur les progiciels dédiés (OSCAR, Grand Angle) afin d’en garantir la traçabilité et la diffusion électronique
- Diffuser les courriers dans les services régionaux sous la forme de tournées quotidiennes
- Mettre sous pli, adresser et affranchir le courrier
- Répondre aux demandes arrivant par différents canaux (boites mails, téléphone, demandes physiques).

**Profil**:
**Connaissances attendues**
- Maitriser le fonctionnement de la collectivité, des circuits, des procédures et de l'organigramme
- Connaitre des services, tarifs et produits de La Poste et leurs évolutions
- Connaitre le marché de reprographie
- Connaitre et appliquer les procédures réglementaires et spécifiques applicables au traitement des dossiers et aux marchés publics
- Maitriser de Office 365.

**Compétences attendues**
- Disposer d'un esprit de synthèse, adaptabilité, organisation et rigueur
- Qualité rédactionnelle.

**Savoir faire relationnel**
- Capacité à travailler en transversalité, esprit d'équipe et aisance relationnelle
- Force de proposition, autonome, réactif, polyvalent, disponible et discrétion.

**Conditions générales**:
**Contraintes du poste**
- Horaires :travailler dans des délais contraints; permanence pour la réception du courrier (8h) et l'envoi (17h)
- Port de charges lourdes, ponctuellement circuit courrier (contrainte météo)
- Permis de conduire B
- Travail en bureau partagé
- Polyvalence sur les volets courrier "entrant" et "sortant" afin de pouvoir intervenir en support des agents.

**Relations fonctionnelles**
- **En interne**: L'ensemble des directions et des agents régionaux, les attachés de groupes politiques
- **En externe**: Centre de tri de La Poste, Service commercial de La Poste, Assistance technique des prestataires liés aux marchés, autres prestataires de service postaux.

**Opportunités**

Télétravail - Action sociale - Carte tickets restaurant - Conciergerie - Plan de prévention santé au travail - Environnement de travail privilégié au sein du site de l’Abbaye aux Dames - Gare SNCF à proximité.

**Conditions de recrutement**

Rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire.

Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.

Filière : Administrative

Réf. : DMG/MO/30157

Catégorie : B

Fin de publication : 03/11/2024

Direction : DMG (Moyens Généraux)

Service : DMG / Service Diffusion de l'information

Résidence administrative : Caen

Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 2ème classe ; Rédacteur principal de 1ère classe



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    **Responsable du pôle Gestion des bénéficiaires (H/F)**: - CDI - CAEN - de 34 111 € à 38 984 € par an - NIVEAU 6 - Télétravail possible - NVHADD81271 **CPAM DU CALVADOS**: Vous avez l'âme d'un leader ? Vous savez conjuguer bienveillance et exigence ? Vous êtes attentif à la qualité du service rendu et êtes convaincu par l'intérêt des...

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