Assistante de La Dgs

il y a 3 semaines

Montreuil, France Ville de Montreuil Temps plein

**Ville de Montreuil**
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
**Description du poste** MISSION PRINCIPALE**: L’assistante de la DGS organise l’activité de la DGS et de la direction générale, en lien étroit avec la chargée de mission de la DG, les assistantes de la DG et en relation avec le cabinet du maire et le secrétariat des élus.

**ACTIVITÉS PRINCIPALES**:
**Organisation de l’activité et de l'agenda de la DGS**
- Gestion de la messagerie, suivi des demandes et des dossiers
- Mise à jour permanente de l’agenda (collaboration avec les assistantes de DG et de direction, le secrétariat du maire et les secrétaires d’élus)
- Organisation de réunions
- Accueil téléphonique + filtrage + orientation
- Accueil des rendez-vous

**Suivi des projets et activités de la DGS et de la direction générale -**
- Préparation et suivi de la réunion hebdomadaire de DG : collecte des éléments pour l'ordre du jour, diffusion de l'ordre du jour et du compte-rendu, interface avec les intervenants (en lien avec la chargée de mission de la DG)
- Préparation des rendez-vous de la DGS : demande de notes auprès des services concernés (suivi, relance, enregistrement sur le serveur)
- Intégrer les priorités de la DGS dans la gestion quotidienne, évaluer les urgences et orienter ou répercuter les demandes auprès des bons services et interlocuteurs (suivi de ces demandes)
- Interface avec le cabinet du Maire, les élus et les partenaires extérieurs et institutionnels

**Préparation et suivi des instances exécutives municipales (majorité et BM quartiers)**
- Préparation et diffusion de l'ordre du jour de la majorité municipale et du BM quartiers
- Collecte, relecture, mise en validation et mise en ligne des notes afférentes à chaque point inscrit à l'ordre du jour
- Relecture, mise en validation et diffusion du compte-rendu des instances municipales

**Réalisation administrative**:

- Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence)
- Convocation aux EPA, suivi des dossiers jusqu’à la mise en ligne sur le serveur RH
- Rédaction occasionnelle de courriers
- Relecture des parapheurs au visa ou à la signature de la DGS
- Remise en forme de courriers des services (à la marge)
- Suivi des courriers sur le logiciel et de certains courriers signalés
- Classement et archivage des dossiers

**Missions transversales**:

- Mise à jour du recueil du dispositif d’urgence et mise à jour hebdomadaire de la mallette d’astreinte
- Gestion du planning des instances managériales (CODIR, collectif des cadres) et envoi des invitations, ordres du jour et comptes-rendus
- Gestion du planning des instances « gouvernance emploi »
- Mise à jour des coordonnées du CODIR lors des arrivées et départs
- Gestion du planning d'astreinte de la DG et des directeurs, déclaration mensuelle à la DRH des semaines d’astreinte des directeurs pour mise en paie
- Gestion du tableau des congés du CODIR et des assistantes DG
- Transmission au CODIR des informations de différents réseaux et partenaires (France urbaine, Préfecture et autres institutions et suivi )
- Mise à jour du tableau des permissions d’accès aux dossiers partagés sur le serveur et des listes de diffusion en lien avec la DS2IN
- Gestion du fichier de contacts
- Commande et suivi du stock de fournitures et de pharmacie
- Remplacement pendant les congés des autres assistantes de la DG
- Dispatching des parapheurs auprès des secrétaires d’élus

**Organisation de déplacements, manifestations, séminaires, évènements**:

- Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission, réservation des moyens de transport en cas de déplacement de la DGS, établissement et suivi des bons de commande
- Pour les instances managériales (CODIR, Collectif des cadres, séminaires) : réservations de salle, organisation en lien avec la chargée de mission DG et la DMEO, mise à jour et vérification avec la DRH des listes des participants, envoi de l’ordre du jour après validation, établissement et suivi des bons de commande, mise en ligne de l’ordre du jour et des documents
- Suivi des prestations

**Profil recherché** Spécificités du poste**

  • Assistante de la DGS F/H

    il y a 1 mois

    Montreuil, France Ville de Montreuil Temps plein

    Ville de MontreuilSituée dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se...

  • Assistant.e de La Dga Ville Inclusive

    il y a 4 semaines

    Montreuil, France Ville de Montreuil Temps plein

    **L'entreprise** Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se...

  • Assistant.e de la DGA Ville Inclusive F/H

    il y a 1 mois

    Montreuil, France Ville de Montreuil Temps plein

    L'entrepriseSituée dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se...

  • Assistant Marchés Et Patrimoine

    il y a 1 mois

    Montreuil, France La Sécu recrute Temps plein

    **Assistant Marchés et Patrimoine H/F**: - CDI - MONTREUIL - NIVEAU 4 - Télétravail possible - NVHADD64808 **UGECAM ILE-DE-FRANCE**: L'UGECAM Ile-de-France, organisme de l'assurance maladie est un important acteur régional de santé publique qui gère 18 établissements sanitaires et médicaux-sociaux. Son action vise à proposer une offre de soins et...

  • Assistant(E) de Direction Secrétaire Technique

    il y a 2 jours

    Montreuil, France Federation des travailleurs de la metallurgie CGT Temps plein

    **Responsibilities**: - Gérer les agendas et les calendriers des dirigeants. - Organiser des réunions et des événements. - Gérer les communications entrantes et sortantes. - Gérer les demandes de renseignements et les plaintes des clients. - Préparer des documents, des rapports et des présentations. - Fournir un soutien administratif aux...

  • Un Assistant Administratif Et Commercial

    il y a 1 mois

    Montreuil, France Fondation Oeuvre de la Croix Saint Simon Temps plein

    **La Fondation **recrute pour son pôle Formation et Recherche** **UN ASSISTANT ADMINISTRATIF ET COMMERCIAL (H/F)** **En CDI à Temps plein** Bienvenue au sein de la Fondation Œuvre de la Croix Saint-Simon, Acteur majeur dans les secteurs sanitaires et médico-sociaux aux services des personnes vulnérables de la naissance à la fin de vie. Le pôle...

  • Assistant Administratif Et Commercial

    il y a 1 mois

    Montreuil, France Fondation Oeuvre de La Croix Saint-Simon Temps plein

    **La Fondation recrute pour son pôle Formation et Recherche** **UN ASSISTANT ADMINISTRATIF ET COMMERCIAL (H/F)** **En CDI à Temps plein** Bienvenue au sein de la Fondation Œuvre de la Croix Saint-Simon, Acteur majeur dans les secteurs sanitaires et médico-sociaux aux services des personnes vulnérables de la naissance à la fin de vie. Le pôle...

  • Assistant Administratif RH Et Comptable

    il y a 1 mois

    Montreuil, France Fondation de Rothschild Temps plein

    La Fondation de Rothschild recherche pour la résidence Diane Benvenuti située à Montreuil (93) un(e) Assistant Polyvalent (H/F), CDI à temps plein à pourvoir immédiatement. Ouvert en 2007, cet établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes de 80 lits, situé dans le centre de Montreuil, a pour mission d’accueillir des personnes...

  • Assistant commercial

    il y a 11 heures

    Montreuil, France FMD Distribution de fournitures et matériels d'emballages Temps plein

    Rejoignez l'équipe dynamique de FMD, le leader inconstesté de la fourniture d'emballages et de matériel du déménagement. Nous sommes à la recherche d'un Assistant(e) Commercial(e) motivé et méticuleux pour soutenir notre équipe commerciale. Au sein de notre entreprise, vous aurez l'opportunité de travailler sur des projets variés, d'interagir avec...

  • Assistant commercial

    il y a 6 heures

    Montreuil, France FMD Distribution de fournitures et matériels d'emballages Temps plein

    Rejoignez l'équipe dynamique de FMD, le leader inconstesté de la fourniture d'emballages et de matériel du déménagement. Nous sommes à la recherche d'un Assistant(e) Commercial(e) motivé et méticuleux pour soutenir notre équipe commerciale. Au sein de notre entreprise, vous aurez l'opportunité de travailler sur des projets variés, d'interagir avec...

  • Assistant commercial

    il y a 2 jours

    Montreuil, France FMD Distribution de fournitures et matériels d'emballages Temps plein

    Rejoignez l'équipe dynamique de FMD, le leader inconstesté de la fourniture d'emballages et de matériel du déménagement. Nous sommes à la recherche d'un Assistant(e) Commercial(e) motivé et méticuleux pour soutenir notre équipe commerciale. Au sein de notre entreprise, vous aurez l'opportunité de travailler sur des projets variés, d'interagir avec...

  • CDI - Assistant Commercial SAV (Agroalimentaire) (F/H)

    Il y a 2 mois

    Montreuil, France La Relève Temps plein

    Nous recrutons pour l’un de nos clients, un.e Assistant(e) Commercial(e) SAV en CDI dans le secteur de l'agroalimentaire.  Description de l’entreprise  Notre client est une filiale d'un grand groupe alimentaire. Leader sur son marché, c'est un grossiste alimentaire présent en France et à l'étranger. Le groupe fournit la restauration commerciale,...

  • Assistant Marchés Et Patrimoine

    il y a 1 mois

    Montreuil, France UGECAM ILE-DE-FRANCE Temps plein

    **Contexte**: L’UGECAM Ile-de-France, organisme de l’assurance maladie est un important acteur régional de santé publique qui gère 16 établissements sanitaires et médicaux-sociaux. Son action vise à proposer une offre de soins et d’accompagnement médico-social des personnes en situation de handicap du nourrisson à la personne âgée, selon des...

  • Viens Te Former a Assistant Manager D’unité

    il y a 1 mois

    Montreuil, France La Grande Classe Temps plein

    Tu veux diriger une boutique, un shop, un magasin - Manager ? Tu veux Manager ? En boutique ? Dans la Grande Distribution ? Alors, rejoins-nous dans la formation, vite ! **❖ Enjeux**: Le Titre Professionnel Assistant Manager d’Unité Marchande (AMUM) a pour objectif de vous former afin d'assurer l’organisation optimale d’un espace de vente,...

  • Assistant Administratif RH Et Comptable

    il y a 1 mois

    Montreuil, France Fondation de Rothschild Temps plein

    La Fondation de Rothschild recherche pour la résidence Diane Benvenuti située à Montreuil (93) **un(e) Assistant Polyvalent (H/F), CDI à temps plein à pourvoir immédiatement.** Ouvert en 2007, cet établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes de 80 lits, situé dans le centre de Montreuil, a pour mission d’accueillir des...

  • Assistant Administratif RH Et Comptable

    il y a 1 mois

    Montreuil, France Fondation de Rothschild Temps plein

    La Fondation de Rothschild recherche pour la résidence Diane Benvenuti située à Montreuil (93) **un(e) Assistant Polyvalent (H/F), CDI à temps plein à pourvoir immédiatement.** Ouvert en 2007, cet établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes de 80 lits, situé dans le centre de Montreuil, a pour mission d’accueillir des...

  • Assistant de Direction

    il y a 1 mois

    Montreuil, France URSSAF ILE-DE-FRANCE Temps plein

    **Assistant de Direction H/F**: - CDD - Montreuil - 2 026 € par mois - NIVEAU 5A - NVHADD86511 **URSSAF ILE-DE-FRANCE**: L'Urssaf, via la collecte des cotisations et contributions sociales, permet le financement des prestations de la Sécurité Sociale (remboursement des frais médicaux, allocations familiales et aide au logement, pension de retraite,...

  • Assistant Pilotage en Apprentissage

    il y a 4 semaines

    Montreuil, France URSSAF ILE-DE-FRANCE Temps plein

    **Assistant pilotage en Apprentissage - H/F**: - Contrat d'apprentissage (alternance) - Montreuil - NIVEAU 5A - Télétravail possible - NVHADD88453 **URSSAF ILE-DE-FRANCE**: L'Urssaf, via la collecte des cotisations et contributions sociales, permet le financement des prestations de la Sécurité Sociale (remboursement des frais médicaux, allocations...

  • Assistant(e) de vie

    il y a 1 mois

    Montreuil, France LE MERCATO DE L'EMPLOI Temps plein

    À propos de nousComme Une Evidence est une entreprise de services à la personne basée à Montreuil (93100). Elle intervient auprès de particuliers pour les prestations suivantes :Aide aux personnes âgéesMénage RepassageMissionNous recherchons des assistant(e)s de vie à domicile impérativement disponibles la semaine mais également 1 week-end sur 2...

  • Assistante de Direction Confirmée

    il y a 5 jours

    Montreuil, France Egis Bâtiments Ile de France Temps plein

    Rattachée hiérarchiquement au directeur général, votre mission principale sera de veiller, au bon fonctionnement de la filiale et apportera toute l’aide nécessaire sur tout sujet qui serait de son ressort ou qui sera demandé sur le plan de la gestion, de la technique ou de l’administratif, le tout en hiérarchisant les priorités en fonction de la...