Assistante de la DGS F/H

Il y a 2 mois

Montreuil, France Ville de Montreuil Temps plein
Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).


Description du poste

MISSION PRINCIPALE : L’assistante de la DGS organise l’activité de la DGS et de la direction générale, en lien étroit avec la chargée de mission de la DG, les assistantes de la DG et en relation avec le cabinet du maire et le secrétariat des élus.

 ACTIVITÉS PRINCIPALES : 

Organisation de l’activité et de l'agenda de la DGS ·

  • Gestion de la messagerie, suivi des demandes et des dossiers
  • Mise à jour permanente de l’agenda (collaboration avec les assistantes de DG et de direction, le secrétariat du maire et les secrétaires d’élus)
  • Organisation de réunions
  • Accueil téléphonique + filtrage + orientation
  • Accueil des rendez-vous 

Suivi des projets et activités de la DGS et de la direction générale ·

  • Préparation et suivi de la réunion hebdomadaire de DG : collecte des éléments pour l'ordre du jour, diffusion de l'ordre du jour et du compte-rendu, interface avec les intervenants (en lien avec la chargée de mission de la DG)
  • Préparation des rendez-vous de la DGS : demande de notes auprès des services concernés (suivi, relance, enregistrement sur le serveur)
  • Intégrer les priorités de la DGS dans la gestion quotidienne, évaluer les urgences et orienter ou répercuter les demandes auprès des bons services et interlocuteurs (suivi de ces demandes)
  • Interface avec le cabinet du Maire, les élus et les partenaires extérieurs et institutionnels 

Préparation et suivi des instances exécutives municipales (majorité et BM quartiers)

• Préparation et diffusion de l'ordre du jour de la majorité municipale et du BM quartiers

• Collecte, relecture, mise en validation et mise en ligne des notes afférentes à chaque point inscrit à l'ordre du jour

• Relecture, mise en validation et diffusion du compte-rendu des instances municipales 

Réalisation administrative : 

  • Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence)
  • Convocation aux EPA, suivi des dossiers jusqu’à la mise en ligne sur le serveur RH
  • Rédaction occasionnelle de courriers
  • Relecture des parapheurs au visa ou à la signature de la DGS
  • Remise en forme de courriers des services (à la marge)
  • Suivi des courriers sur le logiciel et de certains courriers signalés
  • Classement et archivage des dossiers 

Missions transversales :

  • Mise à jour du recueil du dispositif d’urgence et mise à jour hebdomadaire de la mallette d’astreinte
  • Gestion du planning des instances managériales (CODIR, collectif des cadres) et envoi des invitations, ordres du jour et comptes-rendus
  • Gestion du planning des instances « gouvernance emploi »
  • Mise à jour des coordonnées du CODIR lors des arrivées et départs 
  • Gestion du planning d'astreinte de la DG et des directeurs, déclaration mensuelle à la DRH des semaines d’astreinte des directeurs pour mise en paie
  • Gestion du tableau des congés du CODIR et des assistantes DG 
  • Transmission au CODIR des informations de différents réseaux et partenaires (France urbaine, Préfecture et autres institutions et suivi…)
  •  Mise à jour du tableau des permissions d’accès aux dossiers partagés sur le serveur et des listes de diffusion en lien avec la DS2IN
  • Gestion du fichier de contacts
  • Commande et suivi du stock de fournitures et de pharmacie
  • Remplacement pendant les congés des autres assistantes de la DG
  • Dispatching des parapheurs auprès des secrétaires d’élus 

Organisation de déplacements, manifestations, séminaires, évènements :

  • Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission, réservation des moyens de transport en cas de déplacement de la DGS, établissement et suivi des bons de commande
  • Pour les instances managériales (CODIR, Collectif des cadres, séminaires) : réservations de salle, organisation en lien avec la chargée de mission DG et la DMEO, mise à jour et vérification avec la DRH des listes des participants, envoi de l’ordre du jour après validation, établissement et suivi des bons de commande, mise en ligne de l’ordre du jour et des documents
  • Suivi des prestations 

Profil recherché

Spécificités du poste (régisseur, travail de nuit, travail en binôme, port d’équipements de sécurité, déplacements fréquents, astreinte, tutorat, etc.)

· Grande discrétion requise

· Disponibilité

· Réactivité

· Travail en équipe avec les assistantes de la DG, le cabinet du maire et les secrétaires d’élus 

Relations internes et externes hors direction d’appartenance :

· Partenaires institutionnels (Préfecture, Région, Département, Entreprises)

· Relations avec tous les secteurs municipaux

· Relations avec les élus 

Savoir/savoir-faire (connaissances et/ou diplômes, capacités et/ou expériences)

· parfaite connaissance de la collectivité et de ses directions / services (organigramme)

· capacité d’adaptation au fonctionnement inhérent à chaque DGS

· capacité à prendre des initiatives

· maîtrise de l’écrit et de l'orthographe

· réactivité, pertinence dans le traitement des demandes et des urgences, anticipation

· compréhension globale des dossiers 

Savoir-être (qualités personnelles)

· disponibilité

· écoute

· diplomatie

· rigueur

· discrétion professionnelle

· présentation 

  • Assistante de La Dgs

    il y a 3 semaines

    Montreuil, France Ville de MONTREUIL Temps plein

    Filière **:Administrative** Métier **:Direction générale** Catégorie **:B** **Rédacteur territorial** CDD ou titulaire Lieu **:Montreuil** **Titulaire ou contractuel** Expérience **:1 à 2 ans** Rémunération statutaire + régime indemnitaire Date limite **:11/05/2024** **Descriptif et missions**: ASSISTANTE DE LA DGS F/H **Ce poste est à...

  • Assistante de La Dgs

    il y a 3 semaines

    Montreuil, France Ville de Montreuil Temps plein

    **Ville de Montreuil** Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se...

  • Assistant.e de La Dga Ville Inclusive

    Il y a 2 mois

    Montreuil, France Ville de MONTREUIL Temps plein

    Filière **:Administrative** Métier **:Direction générale** Catégorie **:B** **Rédacteur territorial** CDD ou titulaire Lieu **:Montreuil (Seine-Saint-Denis 93)** **Titulaire ou contractuel** Expérience **:1 à 2 ans** Rémunération statutaire + régime indemnitaire Date limite **:04/05/2024** **Descriptif et missions**: ASSISTANT.E DE LA...

  • Assistant.e de La Dga Ville Inclusive

    Il y a 2 mois

    Montreuil, France Ville de Montreuil Temps plein

    **L'entreprise** Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se...

  • Assistant.e de la DGA Ville Inclusive F/H

    Il y a 2 mois

    Montreuil, France Ville de Montreuil Temps plein

    L'entrepriseSituée dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se...

  • Assistant.e de la DGA Ville Inclusive F/H

    il y a 3 semaines

    Montreuil, France Ville de Montreuil Temps plein

    L'entrepriseSituée dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se...

  • Assistant de Gestion

    il y a 3 semaines

    Montreuil, France LA GRANDE PHARMACIE DE LA CROIX DE CHAVAUX Temps plein

    La Grande Pharmacie de la Croix de Chavaux recherche un assistant de gestion H/F pour les missions suivantes: - Suivi des factures et des paiements de celles-ci + archivages en collaboration avec les acheteuses et la comptabilité. - Suivi des contrats et des dossiers fournisseurs (laboratoires). - Suivi RH en collaboration avec la...

  • Assistant(E) Dentaire Qualifié(E)

    Il y a 2 mois

    Montreuil, France Emploi Assistante dentaire Montreuil 93 | JoberGroup Temps plein

    Assistant(e) dentaire qualifié(e) H/F - Montreuil 93 **Emploi assistante dentaire Montreuil 93**: Un cabinet dentaire implanté à Montreuil recrute un(e) assistant(e) dentaire qualifié(e). Cette structure moderne ayant à coeur de prodiguer des soins de qualité vous promet un cadre de travail agréable et stimulant. Vous intégrerez une équipe...

  • Assistant(E) Dentaire Qualifié(E)

    il y a 7 jours

    Montreuil, France Emploi Assistante dentaire Montreuil 93 | JoberGroup Temps plein

    Assistant(e) dentaire qualifié(e) H/F - Montreuil 93 **Emploi assistante dentaire Montreuil 93**: Un cabinet dentaire implanté à Montreuil recrute un(e) assistant(e) dentaire qualifié(e). Cette structure moderne ayant à coeur de prodiguer des soins de qualité vous promet un cadre de travail agréable et stimulant. Vous intégrerez une équipe...

  • Assistant(E) Dentaire Qualifié(E)

    il y a 3 semaines

    Montreuil, France Emploi Assistante dentaire Montreuil 93 | JoberGroup Temps plein

    **Emploi assistant(e) dentaire Montreuil 93**: Nous recherchons un(e) assistant(e) dentaire qualifié(e) en CDI pour l'un de nos clients situé à Montreuil. Vous intégrerez une structure avec une équipe jeune, dynamique et organisée. Vous évoluerez dans un centre moderne avec un équipement dernière génération. **Les avantages du poste**: - Statut...

  • Assistant(E) Dentaire Qualifié(E)

    Il y a 2 mois

    Montreuil, France Emploi Assistante dentaire Montreuil 93 | JoberGroup Temps plein

    **Emploi assistante dentaire Montreuil 93**: Un cabinet dentaire implanté à Montreuil recrute un(e) assistant(e) dentaire qualifié(e). Cette structure moderne ayant à coeur de prodiguer des soins de qualité vous promet un cadre de travail agréable et stimulant. Vous intégrerez une équipe dynamique et accueillante avec qui vous pourrez profiter...

  • Assistant(E) Dentaire Qualifié(E)

    il y a 2 semaines

    Montreuil, France Emploi Assistante dentaire Montreuil 93 | JoberGroup Temps plein

    **Emploi assistante dentaire Montreuil 93**: Un cabinet dentaire implanté à Montreuil recrute un(e) assistant(e) dentaire qualifié(e). Cette structure moderne ayant à coeur de prodiguer des soins de qualité vous promet un cadre de travail agréable et stimulant. Vous intégrerez une équipe dynamique et accueillante avec qui vous pourrez profiter...

  • 2 Assistants Pilotage

    Il y a 2 mois

    Montreuil, France La Sécu recrute Temps plein

    **2 Assistants pilotage H/F**: - CDI - Montreuil - 1 949 € par mois - NIVEAU 5A - Télétravail possible - NVHADD76174 **URSSAF ILE-DE-FRANCE**: L'Urssaf, via la collecte des cotisations et contributions sociales, permet le financement des prestations de la Sécurité Sociale (remboursement des frais médicaux, allocations familiales et aide au logement,...

  • 2 Assistants Pilotage

    il y a 2 semaines

    Montreuil, France La Sécu recrute Temps plein

    **2 Assistants pilotage H/F**: - CDI - Montreuil - 1 949 € par mois - NIVEAU 5A - Télétravail possible - NVHADD76174 **URSSAF ILE-DE-FRANCE**: L'Urssaf, via la collecte des cotisations et contributions sociales, permet le financement des prestations de la Sécurité Sociale (remboursement des frais médicaux, allocations familiales et aide au logement,...

  • Assistant(E) Dentaire

    il y a 3 semaines

    Montreuil, France La Solution Médicale Temps plein

    Emploi Assistant(e) Dentaire Montreuil 93100 La Solution Médicale Centre Dentaire à Montreuil 93100, recherche activement un(e) Assistant(e) Dentaire (F/H) expérimenté(e) en contrat pro ou qualifié(e). **Avantages du poste**: - Pas de prise de rdv, uniquement assistance au fauteuil - Assurance professionnelle, formations régulières - Horaires...

  • Assistante de Direction

    il y a 3 semaines

    Montreuil, France La Sécu recrute Temps plein

    **Assistante de Direction H/F**: - CDI - Montreuil - 2 026 € par mois - NIVEAU 5A - NVHADD85663 **URSSAF ILE-DE-FRANCE**: L'Urssaf, via la collecte des cotisations et contributions sociales, permet le financement des prestations de la Sécurité Sociale (remboursement des frais médicaux, allocations familiales et aide au logement, pension de retraite,...

  • Assistant Marchés Et Patrimoine

    Il y a 2 mois

    Montreuil, France La Sécu recrute Temps plein

    **Assistant Marchés et Patrimoine H/F**: - CDI - MONTREUIL - NIVEAU 4 - Télétravail possible - NVHADD64808 **UGECAM ILE-DE-FRANCE**: L'UGECAM Ile-de-France, organisme de l'assurance maladie est un important acteur régional de santé publique qui gère 18 établissements sanitaires et médicaux-sociaux. Son action vise à proposer une offre de soins et...

  • Assistant Marchés Et Patrimoine

    il y a 2 semaines

    Montreuil, France La Sécu recrute Temps plein

    **Assistant Marchés et Patrimoine H/F**: - CDI - MONTREUIL - NIVEAU 4 - Télétravail possible - NVHADD64808 **UGECAM ILE-DE-FRANCE**: L'UGECAM Ile-de-France, organisme de l'assurance maladie est un important acteur régional de santé publique qui gère 18 établissements sanitaires et médicaux-sociaux. Son action vise à proposer une offre de soins et...

  • Assistant(E) de Direction Secrétaire Technique

    Il y a 2 mois

    Montreuil, France Federation des travailleurs de la metallurgie CGT Temps plein

    **Responsibilities**: - Gérer les agendas et les calendriers des dirigeants. - Organiser des réunions et des événements. - Gérer les communications entrantes et sortantes. - Gérer les demandes de renseignements et les plaintes des clients. - Préparer des documents, des rapports et des présentations. - Fournir un soutien administratif aux...

  • Assistant(E) de Direction Secrétaire Technique

    il y a 4 semaines

    Montreuil, France Federation des travailleurs de la metallurgie CGT Temps plein

    **Responsibilities**: - Gérer les agendas et les calendriers des dirigeants. - Organiser des réunions et des événements. - Gérer les communications entrantes et sortantes. - Gérer les demandes de renseignements et les plaintes des clients. - Préparer des documents, des rapports et des présentations. - Fournir un soutien administratif aux...