Un Assistant Du Cabinet Du Maire
il y a 4 semaines
**Descriptif de l'emploi**:
Sous l’autorité de la Cheffe de cabinet du Maire, vous exercez:
Principalement des fonctions de secrétariat pour le Maire, le cabinet et les élus,
Assurer une aide administrative permanente en termes d’organisation, de gestion, d’accueil.
**Missions 1**
Vous aurez en charge:
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat du Maire,
- Information de premier niveau aux administrés, aux services et aux partenaires et orientation des demandes vers les services concernés,
- Gestion des agendas du Maire avec les interlocuteurs des institutions au sein desquelles le Maire exerce une fonction,
- Organisation et planification de réunions et rendez-vous (réservation salles, logistique, restauration, invitations ),
- Préparer les dossiers correspondants à l’ensemble des réunions planifiées sur l’agenda du Maire,
- Assistance de la cheffe de cabinet dans la préparation des instances municipales et des dossiers en cours,
- Aide à l’organisation des principales manifestations de la ville en lien avec le service événementiel et participation à certaines manifestations propres au cabinet,
- Gestion des outils de suivi du cabinet (fichier contacts, revue de presse, tableau des astreintes ),
- Gestion des courriers/courriels adressés à Monsieur le Maire et suivi des réponses apportées (chrono courriers, AR),
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes ou comptes rendus,
- Classement et archivage,
- Gestion du budget alloué au cabinet (bons de commandes, opérations comptables) et inventaire de stock,
- Relations avec les élus et les services municipaux.
**Missions 2**
En l’absence de l’assistante du secrétariat du DGS:
- Traitement et enregistrement des opérations du courrier,
- Gestion de l’agenda du DGS,
- Aide à la préparation des instances municipales.
**Profil demandé**:
- Maîtrise de l’outil informatique (word, excel, powerpoint),
- Aisance rédactionnelle,
- Connaissance des collectivités territoriales,
- Réactivité et prise d’initiative,
- Capacité à définir les priorités et à identifier les sujets sensibles,
- Bonne présentation,
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve, impératifs,
- Qualités relationnelles,
- Rythmes de travail nécessitant réactivité et disponibilité,
- Permis B exigé.
**Temps de travail**:
- Temps complet
- disponibilités occasionnelles en soirées ou en week-end.
Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois
Salaire : 1 500,00€ à 1 800,00€ par mois
Avantages:
- RTT
Programmation:
- Disponible le week-end
- Du lundi au vendredi
- Heures supplémentaires
- Travail en journée
- Travail en soirée
Types de primes et de gratifications:
- Prime annuelle
- Primes
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue : 27/11/2023
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