Office Manager H/F

AOMA est une marque spécialisée dans les produits à base de CBD et molécules à base de chanvre (huiles, fleurs, infusions, vape…) proposant une expérience premium depuis 2020.

Tu intègres une marque qui évolue dans un secteur en pleine expansion, combinant bien-être, innovation et exigence.

Notre promesse : Le meilleur du CBD au service du bien‑être.

Comment ? En sélectionnant minutieusement nos produits, en testant en laboratoires indépendants, et en accompagnant nos clients avec expertise et bienveillance.

En pleine croissance, et pour continuer à offrir un service de qualité à nos clients tout en structurant nos opérations internes, nous recrutons un(e) Office Manager afin de prendre en charge l'organisation administrative et de veiller au bon déroulement de l’activité quotidienne.

💼 Le job ?

Ta mission principale sera de faciliter la gestion quotidienne et la coordination administrative de la Direction et des équipes opérationnelles afin qu'elles puissent se concentrer sur ce qu’elles font de mieux : la création d’expériences

🎯 Les missions principales :

• Prendre en charge l’administration du personnel, l’onboarding et l’offboarding des salarié(e)s, l’élaboration de procédures en collaboration avec la gestionnaire de paie externe
• Traiter les éléments variables de paie :
• Assurer le suivi du temps de travail et des feuilles de temps.
• Suivi des primes & commissions de l’équipe

Services Généraux :

• Contribuer à l'amélioration de l'environnement de travail du bureau.
• Suivre les stocks de fournitures et gérer le parc informatique (matériel, ordinateur)
• Négocier et suivre les contrats des prestataires en veillant à l’optimisation des coûts.
• Gérer les tâches administratives associées aux services généraux.
• Suivi de l’application des process pour les équipes commerciales, logistiques et boutiques
• Gérer la Facturation et le recouvrement.
• Suivi des pièces comptables (factures fournisseurs, notes de frais, justificatifs CB…)
• Contrôler la réconciliation du cash et de la comptabilité
• Mettre à jour le reporting hebdomadaire et faire les compte‑rendu des réunions.
• Suivi des engagements juridiques.
• Instaurer une atmosphère conviviale et motivante, en portant les valeurs d’AOMA et en veillant à ce que chacun trouve plaisir à travailler dans un cadre stimulant (évènements internes, organisation de moments de convivialité…)
• Rémunération : 33k€/36k€ selon profil et expérience.
• Horaire de travail : du lundi au vendredi (flexibilité requise selon les événements - possibilité de travailler le week‑end)
• Une équipe bienveillante et ambitieuse où chacun est libre d’exprimer sa créativité

🏆 Le bon profil ?

• Tu possèdes une première expérience d’au moins 2 ans sur un poste d’Office Manager au sein d’une TPE/PME et maîtrises la gestion de tâches administratives liées au bon fonctionnement d’une entreprise.
• Tu es à l’aise avec les outils informatiques (suite Office, suite google…) et sais gérer des bases de données, créer des tableaux de suivi et des documents structurés.
• Tu as un excellent sens de l’organisation et sais gérer les priorités tout en étant attentif(ve) aux détails et possèdes un vrai talent pour coordonner plusieurs tâches ou projets simultanément.
• Tu sais communiquer avec clarté et diplomatie, tant à l’écrit qu’à l’oral. Tu es capable de créer des ponts entre les membres de l’équipe et de fluidifier la circulation des informations.