Chargé·e de Relations Usagers

Chargé·e de Relations Usagers – Ville de Lons-le-SaunierLe service Affaires Démographiques est composé de 10 personnes : (Accueil général de la collectivité : 2 agents / Accueil service affaires démographiques : 3 agents / pôle décès : 1 agent / pôle cimetière : 1 agent / pôle naissances / unions : 1 agent / pôle population / citoyenneté : 1 agent / Encadrement du service : 1 responsable).Le premier rôle attribué à ce service est d’assurer le traitement des diverses demandes relatives à un changement de statut d’un individu et/ou d’un foyer. À cet effet, il établit divers documents tels que les actes de naissance, de mariage, de décès, les cartes d’identité, les passeports, les livrets de famille, attestations de recensement citoyen, les conventions de PACS, les légalisations de signatures, les certificats de vie, etc. Le service assure également la conservation des registres pendant 100 ans et les met à jour. Il en accueille physiquement et téléphoniquement les usagers, les renseigne sur les démarches à suivre et les modalités, en fonction de leur situation. Au-delà de cette mission d’officier d’État civil, il assure le recensement de la population, l’organisation des élections, le tirage au sort des jurés d’assises, la gestion des licences de débits de boissons, des déclarations de chiens dangereux, des statuts des syndicats, et la gestion des objets trouvés.Work ConditionsTemps complet. Télétravail : non. Management : non.ResponsibilitiesAccueil du publicAssurer l’accueil physique et téléphonique du public au sein du service et/ou de la collectivité.Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant.Prendre des messages, gérer les rendez‑vous via l’application Synbird.Remettre des documents d’information et de communication.2 – Délivrances des actes d’état civilDélivrer les actes d’état civil, copies ou extraits d’acte au guichet.Traiter les demandes dématérialisées via ComeDec.3 – Formalités administrativesTraiter des demandes de légalisation de signature.Établir les certificats de vie.Assurer le traitement du courrier arrive­‑/départ.Gérer les objets trouvés.Réserver des salles et véhicules dans le logiciel dédié, remettre les clés.4 – Instruction et délivrance des titres d’identité sécurisés – Certification identité numériqueInformez les usagers.Gérer et optimiser le planning des rendez‑vous.Instruire les dossiers, traiter les recueils.Gérer les demandes de titres en urgences en partenariat avec la Préfecture.Gérer les dysfonctionnements des dispositifs de recueil en relation avec l’ANTS.Réceptionner, classer et remettre les titres aux usagers, certifier les identités numériques.5 – ÉlectionsRéceptionner les demandes d’inscription sur les listes électorales.Participer à l’organisation des élections.QualificationsCadre des Adjoints Administratifs – Catégorie C.Issu·e d’une formation Bac administrative/secrétariat, vous disposez d’une première expérience réussie dans un poste similaire.Connaissance de la réglementation en matière d’état‑civil et de délivrance des titres d’identité.Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration.Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers).Solide expérience de l’accueil du public.Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi.Qualités relationnelles et rédactionnelles.Savoir s’organiser dans son travail.Savoir travailler en équipe et au contact du public.Respecter le devoir de confidentialité.Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue, patience et diplomatie.Prendre de la distance par rapport aux situations difficiles des usagers.Calme et maîtrise de soi.Discrétion et confidentialité.Autonomie et polyvalence.Bienveillance et attitude positive.ExperienceConfirmé.SalaryGrille Indiciaire + RIFSEEP + Caisse d’Action Sociale.Employment TypeFull‑time.Seniority LevelEntry level.IndustryGovernment Administration. #J-18808-Ljbffr