Chargé·e de Relations Usagers

Détails de l'offreFamille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administrativesGrade(s) recherché(s)Adjoint administratifMétier(s)Assistant ou assistante de gestion administrativeOuvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.Temps de travailTemps completTélétravailNonManagementNonExperience souhaitéeConfirméRémunération indicativeGrille Indiciaire + RIFSEEP + Caisse d'Action SocialeDescriptif de l'emploiLe service Affaires Démographiques est composé de 10 personnes : (Accueil général de la collectivité : 2 agents / Accueil service affaires démographiques : 3 agents / pôle décès : 1 agent / pôle cimetière : 1 agent / pôle naissances / unions : 1 agent / pôle population / citoyenneté : 1 agent / Encadrement du service : 1 responsable)Le premier rôle attribué au service Affaires Démographiques est d'assurer le traitement des diverses demandes relatives à un changement de statut d'un individu et/ou d'un foyer. À cet effet, il établit donc divers documents, tels que : les actes de naissances, de mariage, de décès, les cartes d'identité, les passeports, les livrets de famille, attestations de recensement citoyens, les conventions de PACS, les légalisations de signatures, les certificats de vie, etc.Outre le fait de fournir ces documents, le service est aussi en charge de la conservation des registres sur une durée de 100 ans et de les mettre à jour durant cet intervalle de temps.Il se doit également d'assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie concernant des demandes d'état civil. Il renseigne les usagers sur les démarches à suivre et les modalités, en fonction de leur situation.Au-delà de sa mission d'officier d'État civil, le service AD assure également le recensement de la population, l'organisation des élections, le tirage au sort des jurés d'assises, gère les licences de débits de boissons, les déclarations de chiens dangereux, les statuts des syndicats, les objets trouvés,….Missions / conditions d'exerciceSous la responsabilité de votre Direction, vous serez chargé·e des relations usagers. Vous informez, renseignez et orientez les usagers. Vous enregistrez et délivrez des documents administratifs sous le contrôle d'un officier d'État civil.– Accueil du publicAssurer l'accueil physique et téléphonique du public au sein du service et ou de la collectivitéIdentifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéantPrendre des messages, gérer les rendez-vous via l'application SynbirdRemettre des documents d'information et de communication2 – Délivrances des actes d'état civilDélivrer les actes d'état-civil, copies ou extraits d'acte au guichetTraiter les demandes dématérialisées via COMEDEC3 – Formalités administrativesTraiter des demandes de légalisation de signature,Etablir les certificats de vieAssurer le traitement du courrier arrivé / départGérer les objets trouvésRéserver des salles et véhicules dans le logiciel dédié / remettre les clés4 – Instruction et délivrance des titres d'identité sécurisés - Certification identité numériqueInformer les usagersGérer et optimiser le planning des rendez-vousInstruire les dossiers / traiter les recueilsGérer les demandes de titres en urgences en partenariat avec la PréfectureGérer les dysfonctionnements des dispositifs de recueil en relation avec l'ANTSRéceptionner, classer et remettre les titres aux usagers, certifier les identités numériques5 – ÉlectionsRéceptionner les demandes d'inscription sur les listes électoralesParticiper à l'organisation des électionsProfils recherchésCADRE STATUTAIRECadre des Adjoints Administratifs – Catégorie CIssu·e d'une formation Bac administrative/secrétariat, vous disposez d'une première expérience réussie dans un poste similaire.APTITUDES & COMPÉTENCES REQUISESAfin de pouvoir répondre aux urgences en cas d'absence des collègues et dans un souci de continuité du service public, l'agent devra développer une certaine polyvalence et acquérir des connaissances de base dans certaines missions (naissances, mariages, PACS, dissolutions de PACS, transcriptions d'adoptions plénières, débits de boissons, chiens dangereux, décès, cimetière, enregistrement des inscriptions sur liste électorale…) SAVOIRConnaissance de la réglementation en matière d'état-civil et de délivrance des titres d'identitéConnaissance de l'organisation générale des services de l'administrationMaîtrise de l'outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers) SAVOIR-FAIRESolide expérience de l'accueil du publicSavoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suiviQualités relationnelles et rédactionnelles.Savoir s'organiser dans son travailSavoir travailler en équipe et au contact du publicRespecter le devoir de confidentialité SAVOIR-ÊTRESens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue, patience et diplomatiePrendre de la distance par rapport aux situations difficiles des usagersCalme et maîtrise de soiDiscrétion et confidentialitéAutonomie et polyvalenceBienveillance et attitude positive