REFERENT ADMINISTRATIF ASE Nouvelle fenêtre

Rue du 26e Regiment d’Infanterie, Périgueux (Dordogne (24))

Poste à pourvoir le

Type d'emploi

Emploi permanent - vacance d'emploi

Motif de vacance du poste

Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >Affaires administratives

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Missions

• Placé sous l’autorité hiérarchique du responsable du service, l’agent apporte son soutien administratif pour la gestion, le traitement et le suivi des informations préoccupantes.
• Assurer les tâches de secrétariat courantes : enregistrer, trier et dispatcher le courrier, assurer la frappe et la mise en forme de documents (courriers, notes, rapports, comptes rendus de réunions, décisions…), faire le suivi administratif des dossiers, faire le classement et l’archivage, préparer des réunions, notamment les réunions mensuelles territorialisées.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, des partenaires et des professionnels : apporter une première réponse, orienter en fonction des situations, filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités, planifier et organiser les rendez-vous, réunions.
• Tenir et suivre les échéanciers des IP.
• Tenir et suivre les échéanciers des AO.
• Prendre des recueils de données.
• Renseigner IODAS Web.
• Suivre l’arborescence informatique et construire des outils de suivi.

OFFRE UNIQUEMENT OUVERTE AUX FONCTIONNAIRES OU TITULAIRES DU CONCOURS DE REDACTEUR.

Compétences

• capacité de prioriser et gérer les pics d’activité,
• connaître les techniques d’accueil: (notamment les publics difficiles),
• connaître et maîtriser les outils informatiques (excel, word, iodas) et bureautiques,
• connaître les termes juridiques et administratifs relatifs aux missions du service,
• connaître les procédures internes, l’organisation du Conseil Départemental,
• connaître les institutions partenaires et les instances juridiques,
• maîtriser la langue française (orthographe et grammaire),
• savoir rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants,
• adapter son langage, ses messages, au type de public ou d’interlocuteur, s’exprimer au nom du service,
• connaître les directions et les services en rapport avec le poste et les principaux interlocuteurs,

Qualités requises

• organisé, méthodique,
• disponibilité, réactivité,
• rigueur,
• savoir être à l’écoute,
• esprit d’initiative et d’anticipation,
• esprit d’analyse et de synthèse ,
• savoir travailler en équipe,
• discrétion,
• sens du service public,
• savoir prioriser les tâches,
• savoir prendre du recul et de la distance par rapport aux missions confiées,
• s’avoir s’adapter à la demande et aux urgences,
• capacité d’écoute et d’analyse,

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.