Assistant(e) Administratif(ve), Opérationnel(le) et de Direction H/F

Rejoignez la Clinique des Champs-Élysées

La Clinique des Champs-Élysées, acteur reconnu de la médecine esthétique en France, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve), Opérationnel(le) et de Direction pour rejoindre ses équipes au siège, à Paris.

Véritable rôle d’interface, vous intervenez sur des sujets administratifs et opérationnels variés, en lien étroit avec la Direction, les équipes des cliniques, la comptabilité et différents interlocuteurs externes.

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), réactif(ve) et à l’aise dans la gestion de sujets sensibles et confidentiels ? Ce poste pourrait vous correspondre

Vos missions

1. Réception et gestion du courrier (physique et dématérialisé)

Réception de l’ensemble du courrier entrant, y compris les recommandés et actes d’huissier. Enregistrement de chacun de ces courriers sur un board de suivi spécifique, identification des courriers à enjeu (mises en demeure, commandements de payer, assignations, courriers d’administrations) et remontée immédiate à la direction ou intervenants spécialisés.

Tenue et mise à jour du board de suivi des courriers (échéances, niveaux d’urgence), partagé avec la comptabilité. Classement et alimentation du dossier de centralisation documentaire.

2. Coordination entre les équipes opérationnelles, la direction et les intervenants externes

Interface quotidienne avec les équipes opérationnelles au sein de chaque clinique, les équipes du siège, la direction et les intervenants externes (assurance, avocats, administrations, autres.)

3. Assistance dans la gestion et le traitement des demandes de remboursement et réclamations patients

Réception, enregistrement et suivi des délais de traitement des demandes de remboursement. Coordination avec les équipes opérationnelles et le service comptabilité. Rédaction et envoi, depuis l’adresse « service relation patients », des réponses-type de premier niveau (accusé de réception, information sur l’état du dossier). Détection et remontée immédiate des dossiers sensibles : menace de plainte, avis négatifs en ligne, recours, signalement, autre.

4. Assistance dans la gestion et le traitement des sinistres

Déclaration des sinistres aux assurances

Gestion des dossiers de sinistre en cours en coordination avec l’assurance et les équipes opérationnelles

5. Support administratif transversal

Organisation d’agenda et de réunions pour la direction.

Préparation, archivage et suivi des dossiers administratifs

Rémunération & avantages

• Rémunération : Entre 25 et 30k brut annuel selon profil et expérience
• Titres-restaurant (Swile)
• Prise en charge à 50 % du transport
• Mutuelle prise en charge à 50 %
• Tarifs préférentiels sur nos soins

Informations pratiques

• Type de contrat : CDI, temps plein
• Lieu : Poste basé au siège, à Paris.

Vous disposez d’une première expérience en assistanat administratif, assistanat de direction ou coordination.Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et savez gérer plusieurs sujets en parallèle.Vous êtes à l’aise avec le suivi de dossiers, les outils de gestion et les outils bureautiques.Vous disposez de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.Vous savez faire preuve de réactivité et identifier les situations nécessitant une remontée à votre hiérarchie.Vous êtes discret(ète) et respectez la confidentialité des informations et des dossiers traités.Vous êtes autonome, fiable et avez le sens du service.Une expérience dans la gestion de réclamations, de sinistres ou dans un environnement administratif multisite serait appréciée.