Assistant de gestion VAE

Qui sommes‑nous ?

Le réseau de la formation professionnelle de l’académie de Paris : Paris Formations & Compétences (bilans de compétences, VAE, formations par apprentissage, formation continue, ingénierie de formation) accompagne tous les publics tout au long de la vie. Nos missions : garantir l’insertion et la réussite professionnelle à tous nos bénéficiaires

Vos missions

Rattaché(e) au département du DAVA, vous serez un acteur clé du déploiement et du suivi liée à la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), dans le cadre d’un remplacement de 3 mois renouvelable. À ce titre, vous contribuerez à la continuité du suivi qualité des parcours VAE, à l’accompagnement des acteurs concernés et au respect des exigences réglementaires et des référentiels en vigueur.

Gestion administrative et financière de la VAE :

• Constituer les dossiers financiers VAE des candidats et des entreprises (chéquiers VAE, conventions individuelles et entreprises, CPF, OPCO).
• Assurer le suivi administratif et financier des conventionnements (accompagnement et frais de certification).
• Contrôler les émargements avant facturation.
• Émettre, suivre et relancer les factures liées à la VAE.
• Utiliser les outils de gestion VAE et financiers : IVAE, fichiers de suivi des conventions, GFI, CHORUS, EDOF.
• Assurer le suivi financier de l’activité VAE et produire les tableaux de bord et reportings (IVAE).

Suivi de l’activité d’accompagnement VAE

• Constituer les groupes d’accompagnement VAE du DAVA.
• Assurer le suivi de la planification des actions d’accompagnement.
• Appuyer l’organisation administrative des parcours VAE des candidats.

Information, accueil et premier niveau de conseil VAE

• Traiter les demandes des candidats et des entreprises relatives à la VAE et à ses modalités de financement.
• Assurer l’accueil téléphonique et le premier niveau d’information.
• Participer aux entretiens d’information collective ou individuelle et à l’animation de réunions, en appui de l’équipe.

Organisation des sessions de validation

• Participer à l’organisation administrative des sessions de validation VAE.
• Réaliser la saisie et le contrôle des données dans les outils dédiés, selon les besoins du service.

Démarche qualité VAE

• Appliquer et suivre les procédures qualité mises en œuvre au sein du DAVA et du GIP FCIP.
• Contribuer à la production et à la mise à jour des outils nécessaire à la démarche qualité.
• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs VAE.

Liste non exhaustive

Nous recrutons et reconnaissons tous les talents, et nous sommes attachés à la mixité et à la diversité.

Profil recherché

Vous êtes diplômé(e) d’un Bac+3 minimum et disposez d’au moins 3 an d’expérience sur un poste similaire en gestion administrative ou financières, idéalement dans le secteur de la VAE.

• Bonne connaissance du dispositif VAE et de son environnement administratif.
• Maîtrise des conventions, des financements OPCO et des modalités CPF.
• Capacité à constituer et suivre des dossiers administratifs et financiers VAE.
• Aisance dans la relation avec les candidats, entreprises et partenaires.
• Maîtrise des outils de gestion et de suivi (bases de données, tableaux de bord).
• Rigueur, sens de l’organisation et respect des procédures.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler en équipe.
• Autonomie, réactivité et sens du service public.

Avantages

• 75% du titre de transport,
• Accès au restaurant d’entreprise,
• 44 jours de congés + 3 à 5 jours bonifiés,
• Télétravail possible 1 jour/semaine selon missions.
• Rémunération comprise entre 22 000 et 25000 euros brut / an selon profil. (Cat A)
• CDD 3 mois – Temps plein (37h/semaine) – 1 607 h annuelles.

Si vous êtes animé(e) par le sens du service public et le travail en équipe, nous serions ravis de vous accueillir au sein de notre équipe.