Spécialiste en Administration et Support Technique

il y a 14 heures


Paris, Île-de-France GTA SUPPORT Temps plein

Nous sommes à la recherche d'un spécialiste en administration et support technique pour rejoindre notre équipe à Paris. En tant que membre de notre équipe, vous aurez l'occasion de développer vos compétences techniques tout en aidant à gérer les affaires administratives de notre société.

Vos missions

En tant que spécialiste en administration et support technique, vous serez chargé de fournir un secrétariat de niveau supérieur et confidentiel, comprenant des activités de rédaction, de planning et de classement avec un rôle administratif complémentaire dans le cadre des directives données par votre direction.

Activités

1- Secrétariat de la Direction Opérationnelle

Fournissez des services de secrétariat classiques pour votre direction : scannez, classez les dossiers, rédigez et enregistrez les divers courriers, établissez les bordereaux d'envoi, filtrez les appels téléphoniques (orientez vos interlocuteurs vers leurs collaborateurs) ;

Travaillez avec les responsables des unités de production

2- Commercial

Créez des dossiers papier et sur notre logiciel de gestion ;

Mettez à jour en temps réel notre logiciel de gestion en incluant la création d'offres, la saisie de bons de commande, la mise à jour des dossiers, la mise à jour des offres ;

Assurez la mise à jour des liasses prod et la gestion, l'enregistrement et le classement de la facturation ;

Intégrez les dates de livraison convenues avec le client dans le logiciel de gestion et dans le calendrier Outlook.

Rédigez la réponse administrative aux appels d'offres et suivez le montage des dossiers ;

Construisez le dossier de réponses avec les différents inputs : (offre, annexes, présentation de la société etc.) ;

Deposez les dossiers de réponses à appels d'offres sur les plateformes Ad hoc.

3- Facturation

Établissez les factures de vente de l'ensemble de la structure de notre société,

Traitez les factures sur GX et les Bordereaux d'Envois (BE) associés,

Assurez le lien avec les équipes de production que les factures ont été réceptionnées par les clients,

S assurez en lien avec les équipes de production que les factures ont été réceptionnées par les clients.

4- Tâches annexes :

Gérez le courrier de départ pour l'ensemble de notre société GTA Géomètres Experts;

Accueillez physiquement les personnes se présentant à l'entrée de notre société GTA Géomètres Experts;

Commandez des fournitures pour l'ensemble des collaborateurs de notre société GTA Géomètres Experts;

Mettez en page et infographiez les articles rédigés par la direction, de nouveaux documents et des documents de communication interne (Newsletters, note de services, ect.) et publiez les articles sur notre site internet, LinkedIn, Instagram ect.

Vos compétences

COMPÉTENCES / EXPÉRIENCES

Les capacités techniques que devez maîtriser sont :

Organisation dans le phasage du travail

Rapidité dans l'exécution des tâches

Connaissance aigüe des logiciels Word et Excel et du système d'exploitation Windows NT

Connaissance aigüe de la grammaire et de l'orthographe française

Maîtrise du matériel mis à votre disposition (standard, imprimante, photocopieur, fax, machine à affranchir, etc.)

Vision globale de l'activité de notre société

Gestion des priorités

Autonomie

Rigueur

Sens du service et de l'assistance interne et externe à notre société GTA Géomètre Experts

QUALITÉS REQUISES

Les capacités de savoir-être que doivent maîtriser les employés sont :

Présentation vestimentaire et orale irréprochable

Exemplarité

Cordialité des rapports avec la direction et l'ensemble du personnel

Devoir de réserve sur le contenu, la forme des propos et sur leurs destinataires

Obligation de délicatesse dans chaque communication écrite et orale

Confidentialité



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