Responsable de la gestion administrative des doctorants

il y a 3 semaines


Paris, Île-de-France PSL Université Paris Temps plein

Notre institution est intégrée à l'Université PSL, un établissement de renom au cœur de Paris, qui favorise l'interaction entre divers domaines de la connaissance, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 meilleures universités au monde, elle forme des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs et dirigeants conscients de leur responsabilité sociale.

Présentation de l'établissement

L'École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) se distingue comme la première école d'ingénieurs française selon le classement de Shangai.

Avec 6 prix Nobel à son actif, elle combine recherche d'excellence (1 publication quotidienne), innovation (1 brevet hebdomadaire, 3 start-ups par an) et formation interdisciplinaire par la recherche. Elle accueille 400 élèves ingénieurs, 600 chercheurs dans 11 unités mixtes de recherche, ainsi qu'environ 100 agents de soutien à la recherche et à l'enseignement.

La direction d'Appui à la recherche est un service dédié à la gestion administrative et financière des projets de recherche et à la scolarité des doctorants.

Au sein de cette direction, le/la gestionnaire de la scolarité des doctorants sera responsable de la gestion administrative des étudiants, depuis leur inscription en thèse jusqu'à l'obtention de leur diplôme de doctorat.

Missions principales

En tant que membre du département DAR, le/la gestionnaire de la scolarité des doctorants effectuera les tâches suivantes :

Gestion administrative de la scolarité des doctorants :

  • Gérer les inscriptions et réinscriptions en doctorat.
  • Collaborer avec le service comptabilité pour le suivi des frais de scolarité.
  • Vérifier et maintenir la base de données ADUM.
  • Contrôler les dossiers de candidature et tenir à jour les tableaux de bord.
  • Assurer la délivrance des cartes d'étudiants.
  • Réaliser des requêtes et compiler les indicateurs de l'ESPCI.

Organisation des soutenances de doctorat :

  • Préparer et coordonner les soutenances.
  • Vérifier les informations relatives aux membres du jury et assurer la conformité réglementaire.
  • Éditer les courriers aux rapporteurs et coordonner la réception des pré-rapports.
  • Gérer les convocations et traiter les procès-verbaux de soutenance.

Délivrance des diplômes :

  • Éditer et envoyer les attestations de réussite.
  • Émettre et transmettre les diplômes.

Accueil et accompagnement des doctorants :

  • Conseiller les doctorants sur les services de l'ESPCI et des écoles doctorales.
  • Informer les doctorants étrangers sur les procédures administratives.
  • Participer à l'élaboration des contrats doctoraux.
  • Organiser la journée d'accueil des doctorants.
  • Communiquer les actualités relatives au doctorat.
Rattachement hiérarchique

Le poste est rattaché à la Directrice de la Direction d'Appui à la Recherche, qui est composée d'une équipe dédiée à la gestion des projets de recherche et à la scolarité des doctorants.

Profil recherché

Compétences et connaissances requises :

  • Connaissance des règles de scolarité et de la réglementation sur les doctorats.
  • Compréhension de l'organisation de la recherche et de l'enseignement supérieur en France.

Savoir-faire :

  • Capacité d'analyse et de résolution de problèmes.
  • Aptitude à interagir avec les structures liées au doctorat.
  • Sens de l'accueil et organisation.
  • Maîtrise des outils bureautiques.
  • Capacité à travailler en équipe.

Compétences linguistiques : Maîtrise de l'anglais appréciée.

Qualités personnelles : Autonomie, rigueur, sens de l'organisation, discrétion et capacité d'adaptation.

Diplôme et expérience

Une expérience dans un service de scolarité au sein d'un établissement d'enseignement supérieur est souhaitée. Un niveau IV (Baccalauréat ou équivalent) est requis.

Engagement pour la diversité

Notre établissement s'engage à promouvoir l'égalité, la diversité et l'inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures de profils variés.

Modalités de recrutement

Catégorie : Catégorie B, Filière : Administrative. Le poste est à pourvoir par voie contractuelle pour une durée de 6 mois.

Informations complémentaires

Durée du contrat : 6 mois. Emploi type : Filière administrative.



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