Gestionnaire Administratif/ Travaux maintenance F/H

il y a 1 semaine

Paris, Île-de-France AP-HP Temps plein
Description du poste

Intitulé du poste

Gestionnaire Administratif/ Travaux maintenance F/H

Métier

Gestion et administration - Gestionnaire administratif *

Type d'emploi

Titulaire ou contractuel

Quotité de temps de travail

Temps plein

Horaires de travail

7h36 par jour

Télétravail

non

Poste à pourvoir

de 3 mois

Présentation du service

Le groupe hospitalier APHP.NORD UNIVERSITE DE PARIS comprend 8 établissements. La direction des Investissements et de la Maintenance est répartie en trois secteurs géographiques :

-Ouest : Bichat/Beaujon/Louis Mourier
-Centre : Lariboisière/Fernand Widal/Bretonneau
-Est : Saint Louis/Robert-Debré

Le poste à pourvoir est sur le périmètre du secteur ouest. La Direction des investissements et de la maintenance a pour mission de conduire la politique patrimoniale du groupe hospitalier, pour les volets Equipements, Travaux et Maintenance, dans le cadre du plan stratégique de lAP-HP.

Elle rassemble la Direction des travaux, de la maintenance et des équipements du GH dont les services techniques, les ateliers biomédicaux, la sécurité incendie et le Département Administratif Travaux et Equipements.

Elle élabore, négocie, planifie, réalise et pilote lensemble des dossiers portant sur linvestissement et la maintenance du parc d'équipement et du patrimoine immobilier.

Elle met en oeuvre la politique institutionnelle de sureté de fonctionnement, de maintenance et de prévention des risques techniques et sanitaires, notamment vis-à-vis des rayonnements ionisants, légionnelles, amiante, incendie, etc.

Vos missions

Assurer la gestion administrative et comptable des marchés dentretien et des opérations de grands travaux du secteur ouest.

o Saisir les commandes, dans le respect des règles, procédures de la comptabilité publique sur SAP en s'assurant que toutes les informations requises sont mentionnées sur les demandes,

o Transmettre les bons de commandes aux différents interlocuteurs et s'assurer de leur réception,

o Assurer le traitement (service fait) et l'envoi des factures, situations de travaux, note d'honoraires au vérificateur, à l'assistant en économie pour vérifications/révisions puis au service facturier pour mises en paiement,

o Gérer le suivi administratif des opérations de grands travaux (suivre les plannings d'exécution-ordres de service d'interruption, de reprise, de prolongation, rédiger les certificats de fin de mission et fin de travaux, établir et régler les soldes et décomptes généraux définitifs (DGD), établir les mains levées de caution bancaire et certificats administratifs pour les retenues de garanties, établir les dossiers de règlements de comptes définitifs (RDD),

o Etablir et suivre les bilans comptables des opérations de grands travaux,

o Gérer la dématérialisation des factures en collaboration avec le Service facturier,

o Traiter les rejets du service facturier et les litiges avec les fournisseurs,

o Effectuer les relances de facturation auprès des fournisseurs,

o Assurer le bon fonctionnement de la clôture budgétaire annuelle,

o Suivre les délais de paiement,

o Rédiger les courriels et courriers divers associés à l'activité du gestionnaire,

o Classer les pièces comptables selon les process de certification des comptes,

o Répondre aux appels téléphoniques et mails des différents interlocuteurs (ingénieurs, techniciens, cadres, service facturier, fournisseurs),

Missions ponctuelles ou spécifiques :

o Assurer la polyvalence avec les autres gestionnaires du même secteur

o Assurer le classement et l'archivage des dossiers

Profil recherché

Savoirs-faire requis

o Esprit d'équipe, polyvalence

o Organisation et méthode

o Sens du dialogue et des Relations Humaines

o Rigueur et discrétion professionnelle

o Autonomie et sens de l'initiative

o Goût pour l'informatique et les chiffres

Connaissances associées

o Connaissance des principes de la comptabilité publique

o Connaissances sur les procédures d'achats et les marchés publics

o Maîtrise de NSI GESTION SAP souhaitée

o Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)

Personne à contacter :

- Mme Nawal GSAIBA, ACH, Responsable travaux,
- Mme M. Annick CADIO, AAH, Responsable du pôle administratif GH Nord

Les avantages de l'AP-HP

Description de vos avantages

Remboursement partiel des transports en commun
- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
- Droit congés : 25 Congés annuel + 15 Réduction Temps de Travail

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