CHARGE D'ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE F/H

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Définition des missions : Sous l'autorité hiérarchique du responsable du guichet famille, le chargé d'accueil et de gestion administrative est polyvalent. A ce titre, il assure des missions d'accueil, de renseignement, de prise de rendez-vous et d'orientation. Il assure également l'accueil téléphonique des familles et traite leurs demandes. Il a en charge le recueil et le traitement ou suivi des demandes d'inscriptions scolaires, périscolaires, extrascolaires et petite enfance. Il procède, en tant que mandataire, à l'encaissement des prestations familles en lien avec le régisseur de la collectivité. Il assure le traitement des réclamations, la mise à jour des coordonnées des familles et le suivi des comptes familles sur le logiciel métier. Il travaille en relation étroite avec les Directions métiers de la DGA Politiques Educatives et en collaboration avec le Guichet unique. Il est missionné en qualité de « référent » sur l'une des thématiques prise en charge par le Guichet famille. - Accueillir et renseigner le public, physiquement, par téléphone et par courriel sur toutes les prestations familles délivrées par la collectivité - Répondre aux demandes des usagers par téléphone, par courriel, par courrier et en face à face - Enregistrer les demandes de rendez-vous des usagers - Identifier les situations nécessitant une prise en charge personnalisée dans le cadre d'un RDV avec la direction métier concernée - Calculer le quotient familial des familles - Informer sur les tarifs applicables en vigueur - Recueillir les demandes d'inscription dans les établissements d'accueil petite enfance, et informer les usagers le cas échéant de l'état d'avancement de leur demande Missions / conditions d'exercice Sous l'autorité hiérarchique du responsable du guichet famille, le chargé d'accueil et de gestion administrative est polyvalent. A ce titre, il assure des missions d'accueil, de renseignement, de prise de rendez-vous et d'orientation. Il assure également l'accueil téléphonique des familles et traite leurs demandes. Il a en charge le recueil et le traitement ou suivi des demandes d'inscriptions scolaires, périscolaires, extrascolaires et petite enfance. Il procède, en tant que mandataire, à l'encaissement des prestations familles en lien avec le régisseur de la collectivité. Il assure le traitement des réclamations, la mise à jour des coordonnées des familles et le suivi des comptes familles sur le logiciel métier. Il travaille en relation étroite avec les Directions métiers de la DGA Politiques Educatives et en collaboration avec le Guichet unique. Il est missionné en qualité de « référent » sur l'une des thématiques prise en charge par le Guichet famille. - Accueillir et renseigner le public, physiquement, par téléphone et par courriel sur toutes les prestations familles délivrées par la collectivité - Répondre aux demandes des usagers par téléphone, par courriel, par courrier et en face à face - Enregistrer les demandes de rendez-vous des usagers - Identifier les situations nécessitant une prise en charge personnalisée dans le cadre d'un RDV avec la direction métier concernée - Recueillir les demandes d'inscription dans les établissements d'accueil petite enfance, et informer les usagers le cas échéant de l'état d'avancement de leur demande - Procéder aux inscriptions scolaires, périscolaires, extrascolaires incluses dans le périmètre du guichet famille et en assurer le suivi en lien étroit avec les directions métiers concernées notamment lorsque celles-ci sont validées par une commission Profils recherchés - Posséder un diplôme dans le domaine administratif de niveau 3 à minima (CAP) et/ou une expérience significative - Disposer de connaissances de l'organisation de la collectivité, des services municipaux et des prestations destinées aux familles - Maîtriser les techniques d'accueil - Avoir des aptitudes à la gestion des conflits - Savoir repérer des dysfonctionnements et/ou incohérences et proposer des pistes d'amélioration - Savoir faire preuve d'autonomie et de discrétion - Savoir travailler en équipe - Disposer de qualités relationnelles (écoute, dialogue, communication) - Etre force de proposition Condition d'exercice et contraintes particulières : Travail les jeudis jusqu'à 19h en roulement Respect absolu des obligations de discrétion et de confidentialité Télétravail possible en fonction de l'organisation du service