Assistant de La Direction Generale

Dans le cadre de la mise en œuvre de la loi d’orientation des mobilités, le SYTRAL (Syndicat Mixte des Transports pour le Rhône et l’Agglomération Lyonnaise) est devenu au 1er janvier 2022 l’Autorité Organisatrice des Mobilités des Territoires Lyonnais, dénommée** « SYTRAL Mobilités »**.

Désormais établissement public local à caractère administratif, ses missions couvrent un bassin de mobilité élargi comprenant 13 collectivités du Rhône, desservant 263 communes sur un territoire de plus de 1.8 million d’habitants. En plus des missions initiales d’organisation des services de transports réguliers (réseaux TCL, Libellule et Cars du Rhône), des services de transports scolaires (réseau Cars du Rhône), des services de transport à la demande (réseaux Libellule, Cars du Rhône, services Optibus) et de la liaison Rhône Express entre Lyon et l’aéroport Saint-Exupéry, SYTRAL Mobilités assure des missions de conseil, de coordination, de planification et d’animation du territoire en matière de mobilité.

Son objectif majeur est d’offrir la meilleure offre transport pour les habitants et sa politique d’aménagement des transports urbains et interurbains repose sur un maillage territorial fort ainsi qu'une liaison entre les différents pôles d’activités. Sur le mandat 2021-2026, un plan d’investissement sans précédent de plus de 2,55 milliards d’euros est engagé pour développer massivement le réseau en infrastructures, en systèmes et en matériel roulant durable, afin de répondre à l'urgence climatique. SYTRAL Mobilités est un levier économique, social et durable de l'agglomération lyonnaise.

**Contexte du poste**
- Assister la Directrice Générale et le Directeur Général adjoint en termes d'organisation personnelle, de gestion de l’agenda et de classement et suivi de dossiers
- Être le point d’entrée dans les prises de contacts avec l’extérieur de SYTRAL Mobilités pour les relations avec la Directrice Générale ou le Directeur Général adjoint
- Suivre les dossiers et assurer l’ensemble des travaux administratifs nécessaires au fonctionnement de la Direction générale
- Apporter un appui administratif aux 3 chargés de missions rattachés à la direction générale

**Missions**
**1. Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique**
- Réaliser la saisie et mettre en forme tous types de documents (courriers, rapports ),
- Tenir à jour les documents et vérifier la validité des informations traitées,
- Organiser le classement, l’élimination ou l'archivage des dossiers.

**2. Organiser et planifier des réunions**
- Gérer les agendas, prendre et organiser les rendez-vous (maîtrise d’Outlook),
- Organiser la logistique des réunions (ordres du jour, salles, supports, convocations ),
- Organiser selon les cas les déplacements des membres de la Direction générale,
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

**3. Suivre les projets et activités de la direction générale**
- Intégrer les priorités de la Direction générale dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
- Assurer un rôle d’alerte, rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
- Réceptionner, gérer, suivre le courrier et les parapheurs (papier et électronique),
- Réceptionner, rechercher, enregistrer, vérifier, préparer et diffuser des dossiers,
- Assurer la gestion budgétaire des dépenses et recettes (utilisation de progiciels),
- Contrôler les factures, assurer la gestion administrative et comptable des marchés, suivre et relancer les prestataires.

**4. Assurer l’accueil téléphonique et physique**
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

**Activités secondaires**:

- Assurer l’intérim d’autres assistant(e)s en cas d’absence ou de surcharge de travail ponctuelle,
- Etre un interlocuteur référent en interne auprès des agents de SYTRAL Mobilités et en externe.

**Spécificité du poste et contraintes particulières**:

- Contraintes horaires en cas d’urgence, de pic d’activité ou pour achever un dossier dans les délais,
- Utilisation de logiciels et progiciels spécifiques.
**Compétences**
**Savoir**
- Connaissance des techniques du secrétariat, des logiciels et du fonctionnement de l’internet,
- Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite (orthographe, syntaxe, mise en forme ),
- Connaissances de base en matière de réglementation des marchés publics,
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.

**Savoir-faire**
- Savoir répart