Responsable Pôle Administratif

**Présentation**:
Spécialisé dans le domaine de la formation, le Groupe Trans-Faire se compose de 2 entités:

- La Sfaire, agence d’accompagnement des entreprises vers la digitalisation de la formation.

Afin de renforcer notre CFA, nous sommes à la recherche **d’un-e Responsable Pôle Administratif en CDI.**

**Mission**:
Le ou la responsable du Pôle Administratif prend en charge le management de l’équipe des assistant(e)s de Formation avec l’objectif d’optimiser les entrées en formation, s’assure de la bonne gestion administrative et financière des dossiers de formation et accompagne le déploiement de la solution (YPAREO) au sein de l’organisme.

Le ou la responsable du Pôle Administratif travaille en étroite collaboration avec les autres services de Trans-Faire (pédagogique, financier, commercial, qualité...) pour assurer la bonne fluidité des informations entre services et contribuer au développement commercial de l’activité formation.

**Activités / Responsabilités**:

- **Gestion administrative**_
- Organiser et garantir le suivi administratif des dossiers de formations diplômantes et continues
- Organiser et suivre les dossiers de demande de financement selon les dispositifs (Contrat d’apprentissage, PRFE, CPF, AFC, plan de développement de compétences...)
- Gérer le référencement de notre activité sur les plateformes des financeurs (OPCO, CNFPT, CPF...)
- Contrôler et garantir le respect des process et de la réglementation selon les dispositifs de financement de la formation
- Superviser les démarches pour les aides aux apprenants (aide au permis, Aides régionales...)
- Répondre aux enquêtes statistiques inhérentes à l’apprentissage
- **Gestion financière**_
- Suivre et élaborer la facturation des dossiers administratifs en collaboration avec le service Financier
- Participer à l’élaboration du bilan pédagogique et financier
- Assurer la fiabilité de l’information comptable dans le logiciel de facturation
- **Gestion de l’ERP **_
- Assurer la programmation de l’activité dans le logiciel YPAREO
- Optimiser le déploiement du logiciel Ypareo au sein de l’organisme
- Former les équipes à l’appropriation des process et l’utilisation du logiciel YPAREO
- **Management d’une équipe **_
- Anticiper les besoins de son service et participer au recrutement de son équipe
- Piloter son équipe en analysant les plans de charges et la nature des missions à réaliser et en définissant les priorités pour gérer les fluctuations d'activité
- Animer des réunions de travail, d'échanges, d'analyse et de mutualisation de pratiques au sein de son équipe
- Accompagner le développement de l’entreprise en s’assurant de la bonne coordination de son service avec les services commerciaux, pédagogiques et financier tout au long du cycle de formation
- Mettre en place des indicateurs de performances individuelles et collectifs au sein de son équipe
- **Relations externes partenariales**_
- Représenter l’entreprise lors d’évènements interne & externe (Fédérations, Employeurs, Salons...)
- Collaborer avec les institutions, les financeurs, les partenaires, les clients, associations d’employeurs et collectivités locales
- Gérer les relations administratives avec les UFA et les partenaires

**Relations hiérarchiques et fonctionnelles**

Sous l’autorité de la Directrice Déléguée et en collaboration avec les autres services de l’organisme (service financier, responsables de secteurs, les coordinateurs pédagogiques, pôle commercial).

**Profil**:
**Niveau de formation**

Cet emploi est accessible à partir d’un BAC+3

**Savoir faire**
- Maîtrise des outils informatiques : YPAREO et Office 365
- Expérience de l’organisation et du fonctionnement d’un CFA
- Compétences en gestion de projet
- Connaissance de la règlementation et les dispositifs de la formation professionnelle

**Savoir être**
- Capacité à s’adapter aux situations, à hiérarchiser les besoins et à gérer les urgences
- Management d’une équipe - Leadership
- Organisation, planification et délégation
- Travail collaboratif
- Communication
- Rigueur, autonomie, fiabilité, sens du relationnel

Type d'emploi : Temps plein, CDI
Statut : Cadre

Rémunération : à partir de 40 000,00€ par an

Avantages:

- Intéressement et participation
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Travail à domicile occasionnel

Expérience:

- administratif: 3 ans (Requis)

Lieu du poste : Télétravail hybride (75020 Paris 20e)