Assistant de Direction

Située dans la Drôme, proche de Vienne et à la fois de Valence, la résidence La Voie Romaine vous accueille dans un cadre de verdure reposant et convivial.

Respect, tranquillité, sécurité, soins, animations et plaisirs sont les maîtres mots dans cette structure.

Nous recherchons pour la Résidence La Voie Romaine, située à Saint Rambert d'Albon (26), un assistant de direction h/f en CDI à temps plein.

MISSIONS

En tant qu’Assistant(e) de Direction au sein de notre EHPAD, vous jouez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l’établissement.
Vous assurez une assistance polyvalente auprès du Directeur et vous contribuez à la qualité de l’accueil et du service rendu aux résidents, aux familles et aux différents partenaires (internes comme le service paie par exemple et externes).

ACTIVITES PRINCIPALES

1. Support à la Direction et gestion administrative
- Assurer le secrétariat de la Direction : gestion de l’agenda, organisation des rendez-vous, préparation des réunions et rédaction des comptes rendus.
- Gérer les courriers entrants et sortants, ainsi que les documents administratifs en lien avec les résidents, familles et partenaires externes.
- Suivre les dossiers administratifs des résidents (admissions, facturations, documents obligatoires, etc.).

2. Relai RH
- Assurer la gestion administrative du personnel : suivi des plannings, absences, congés, déclarations des heures complémentaires ou absences.
- Transmettre les informations RH nécessaires au service des Ressources Humaines centralisé (contrats, DPAE, etc.).
- Participer à l’intégration des nouveaux collaborateurs et au suivi des formations.

3. Relai commercial et relation avec les familles
- Accueillir et accompagner les familles des résidents lors des visites ou des démarches administratives.
- Participer à la gestion des demandes de renseignements, des visites d’établissement, et au suivi des démarches jusqu’à l’admission des résidents.
- Maintenir une relation de proximité avec les familles pour assurer une communication fluide et transparente.
- Être force de proposition pour développer l’attractivité commerciale de l’établissement (organisation d’événements, visites, etc.).

4. Suivi des interventions des entreprises extérieures
- Coordonner les interventions des entreprises prestataires (entretien, travaux, maintenance, etc.) en lien avec la Direction.

5. Accueil et standard téléphonique
- Assurer l’accueil physique des visiteurs (familles, prestataires, partenaires) dans un esprit chaleureux et professionnel.
- Gérer le standard téléphonique, en redirigeant les appels aux interlocuteurs concernés et en apportant des réponses de premier niveau.

6. Accompagnement des résidents
- Être un point de contact privilégié pour les résidents, en répondant à leurs besoins ou en relayant leurs demandes à la Direction ou aux équipes concernées.
- Contribuer à leur bien-être en veillant à instaurer un climat bienveillant et respectueux.

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences requises
- Excellentes compétences organisationnelles et administratives.
- Capacité à gérer les priorités et à faire preuve de polyvalence dans un environnement exigeant.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Sens de l’accueil, qualités relationnelles et discrétion professionnelle.
- Aptitude à travailler en équipe et à collaborer avec différents interlocuteurs (familles, prestataires, résidents, collaborateurs).

Expériences et qualifications
- Une formation en assistanat de direction ou gestion administrative (BTS/DUT) est appréciée.
- Une expérience dans un secteur médico-social ou dans un EHPAD serait un atout.
- La connaissance des bases en gestion RH ou administrative est souhaitable.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel