Adjoint en Gestion Administrative Et de Scolarité

Type de recrutement:
Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
C - Tous C
- Durée du contrat:
1 an renouvelable
- Localisation:
IUT2 SD
Bât. Michel Dubois - Aile C - 1251 rue des Universités - Domaine Universitaire
38400 Saint Martin d'Hères

Présentation de la structure

L'IUT2 est une composante de l'Université Grenoble Alpes qui délivre des Bachelors Universitaires de Technologie (BUT) des Licences professionnelles et générales dans les domaines de la gestion, du commerce, du droit, de l’information et de la communication, du social, de l’informatique et des statistiques. Il propose également des formations préparant aux examens nationaux de l’expertise comptable, aux diplômes d’état du travail social et des formations qualifiantes.
L’IUT2 a pour mission la professionnalisation de ses étudiants qui peuvent à l’issue de leur formation accéder directement à l’emploi et/ou poursuivre leurs études. Les stages, l’alternance et la mobilité internationale sont les modalités privilégiées pour développer les compétences métiers et transversales.

L’équipe administrative de l’IUT2 est composée de 90 agents répartis en 10 services et 5 sites (Doyen Gosse /Brenier/Campus/Verdun/ Vienne). Les équipes pédagogiques sont composées de 180 enseignants (enseignants-chercheurs, enseignants du second degré et contractuels) et de 450 chargés d’enseignement. Les enseignants bénéficient des ressources en interne pour assurer leurs enseignements académiques et professionnalisants en disposant d’un environnement de travail agréable et performant.

Missions principales

Sous la supervision de la cheffe de département Sciences des Données, et binôme avec un autre gestionnaire administratif et scolarité, vous devrez gérer la scolarité des étudiants du département pour le B.U.T pour 80 %. Les 20 % restant de votre temps sont à réaliser au département Informatique pour les activités liées aux missions et aux commandes du département.

Votre mission sera de réaliser des actes de gestion courante pour le département dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables de l’IUT2.

Le poste est situé dans le département Science des Données, sur le domaine universitaire pour 80%, et pour 20% au bâtiment Doyen Gosse à Grenoble.

Activités principales
- Accueillir, informer (étudiants, enseignants, entreprises, partenaires et publics extérieurs)
- Contribuer à la mise en place des inscriptions administratives, réaliser le suivi et relances auprès des étudiants
- Organiser les enseignements sous la supervision des responsables de formation (plannings, réservation des salles, mise à disposition des documents sur les plateformes pédagogiques)
- Gérer les évaluations, préparer les soutenances, saisir les notes, éditer les PV des jurys, enquêtes de satisfaction
- Apprentissage : gérer les relations avec les entreprises, les partenaires, suivre les apprentis et étudiants (contrôler les absences, éditer les certificats de réalisation)
- Gérer les déplacements des enseignants du département
- Assurer la mise à jour des bases de données des heures d’enseignement (services prévisionnels)
- Gérer la relation avec les fournisseurs et les services internes de l’IUT2 : demandes de devis, précommandes sur SIFACWEB, suivi et contrôle réception des commandes
- Participer aux réunions du département

Compétences attendues
- Connaître l’offre de formation de l’IUT2
- Gérer ses activités dans un calendrier
- Respecter les délais
- Réaliser un suivi d’activité
- Savoir collecter de l’information et la diffuser
- Connaître les techniques de secrétariat et savoir utiliser les outils bureautiques
- S’adapter à l’utilisation de logiciels spécifiques (formations assurées) : ADE (gestion des emplois du temps), APOGEE (scolarité), E-Candidat (admissions), CHAMILO (pédagogique), NOTILUS (déplacements)
- Savoir rendre compte
- Faire preuve d’organisation, de réactivité, de rigueur et de fiabilité
- Avoir de bonnes capacités relationnelles et de mobilisation
- Participer au déploiement de l’amélioration continue

Conditions de diplômes

Sans diplôme

Rémunération

A partir de 1801€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 290 €.