Responsable Du Courrier Et Des Liaisons

Grade requis : Cadre d’emplois des attachés territoriaux
Fonction RIFSEEP : Chef de service
Groupe : A2
NBI : 25 points encadrement de plus de 20 personnes
IFSE majorée : chef de service
Encadrement : Oui

Rattachement administratif:
DGA Administration générale
Pôle Administration générale
Direction Service du Courrier et des liaisons extérieures
Service du Courrier et des liaisons extérieures
Montpellier Alco

**Catégorie A**

**Filière**: Administrative

**Type de contrat**: Par voie Statutaire Non Statutaire

**Cadre d'emploi**: Attachés territoriaux

**Lieu**: Montpellier

**Description du poste**:
**Dénomination du poste**

**Missions du métier**:

- Propose et met en œuvre par la mobilisation de l'équipe qu'il manage, les dispositifs et actions du Département dans son champ d'intervention. Il contribue au portage et à la diffusion des valeurs managériales de la collectivité : bienveillance, confiance, efficience, respect, responsabilité et agilité.

**Missions du poste**:

- Organiser les processus gestion du courrier entrant et sortant et circulant.
- Participer au déploiement de la dématérialisation du courrier
- Accompagner le changement lié à la dématérialisation
- Organise les livraisons et transports dans la collectivité
- Coordonner l’enregistrement des demandes de subventions

**Activités du poste**

**Activités métier**
- Assure le management direct des agents placés sous sa responsabilité et notamment la valorisation de leurs compétences
- Assure une conception et une gestion directe de certains dossiers
- Contrôle la qualité et l'efficience des prestations ou actions
- Est garant de la réalisation technique et dans le temps des actions
- Participe à l'élaboration du budget et en suit directement l'exécution
- Planifie, suit les interventions de son service et s'assure de leur respect juridique

**Activités poste**
- Anime et coordonne une équipe et 2 responsables d’unités : courrier et liaisons extérieures.
- Évalue les circuits du courrier pour les harmoniser et les optimiser
- Accompagne le changement induit par la réorganisation
- Assure, deux fois par an, la mise à jour des formulaires de demandes de subvention des associations, en lien avec le DGS et le Cabinet.
- Assure la mise en ligne des formulaires de demandes de subvention aux associations en lien avec la Communication externe.
- Organise pour les nouveaux arrivants de la collectivité, la remise des EPI (masque tissu+ gel individuel).
- Assure la gestion du stock de masque destinés aux agents, le suivi des listes de remise contre signature ou bons de livraison ainsi que leur archivage numérique
- Veille au respect du Règlement général de la protection des données personnelles
- Veille au respect des règles déontologiques et à la prévention des conflits d'intérêt au sein de ses équipes

**Profil recherché**:
**Compétences**
**Connaissances**
Comptabilité publique
Finances publiques
Management des hommes et des organisations
Outils et méthodes de pilotage et d'évaluation
Procédures de marchés publics
Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
Données du territoire d'intervention
Politique(s) publique(s) du domaine d'intervention
Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
Technologies de l'information et de la communication
Technique(s) du domaine d'intervention
Organisation et fonctionnement du Département

**Savoir-faire**
Accompagner la transmission de compétences
Utiliser les méthodologies d'évaluation dans son domaine d'intervention
Contrôler les aspects juridiques et réglementaires
Elaborer des dossiers techniques
Elaborer et suivre l'exécution d'un budget
Contrôler et garantir la qualité des prestations
Concevoir des solutions nouvelles
Mettre en œuvre la méthodologie de conduite de projet
Conduire le changement
Mettre en place et faire appliquer les procédures

**Savoirs comportementaux**
Aptitude à la communication
Esprit de décision
Aptitude au Leadership
Sens de la pédagogie
Sens des responsabilités
Esprit de synthèse
Capacité d’adaptation
Capacité d’analyse
Sens de la confidentialité
Esprit d’initiative
Sens de l’organisation

**Périmètres transversaux**
Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
Identification du périmètre : Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre
Accueil du public : Agent du périmètre
Poste inscrit dans un périmètre projet : OUI
Identification du périmètre Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre
Coxinel GEC / dématérialisation du courrier entrant Pilotage en lien avec la direction DMA
ADELE / gestion numérique des liaisons extérieures Pilote en lien avec la direction DMA
Massification du courrier sortant : Pilote en lien avec la direction DMA
LRE (Lettre recommandée électronique) : Pilote en lien avec la direction DMA

**Autres informations sur le poste**
Chiffres clés
Gestion d’un budget : OUI
Montant du budg