Secretaire de Direction

Secrétaire de Direction (H/F) - CDI

RÉMUNÉRATION

Annuelle brute sur 14 mois : 25 152 €

AFFECTATION

Toulon (83)

DATE DE PRISE DE POSTE

Au plut tôt

**La Carsat, ça ne vous dit rien ?** Il s’agit pourtant de 1702 salariés qui interviennent dans les domaines de la retraite, de la prévention des risques professionnels et de l’action sanitaire et sociale.

Avec une mission de service public essentielle, nous proposons une information et des services neutres, fiables et sans intérêt commercial. La Carsat est aussi un acteur du bien-vieillir qui œuvre pour la prévention de la perte d’autonomie des retraités et leur autonomie.

Afin d’œuvrer pour un service public de qualité et innovant, la Carsat compte sur le potentiel de ses collaborateurs.

Au fait... pas besoin de passer un concours pour travailler chez nous Nous sommes un établissement privé chargé d’une mission de service public, nos collaborateurs ne sont pas fonctionnaires... **Rejoignez-nous **

Les éléments de contexte

**La DIRECTION DES RISQUES PROFESSIONNELS** recrute un(e) **Secrétaire de Direction** pour son

Département Interventions ou Prévention situé à TOULON (83)

Sous la responsabilité de l’Ingénieur Conseil Responsable du Département du Var, composé de 2 ingénieurs,

7 contrôleurs, le/la secrétaire de Direction est particulièrement chargé(e) de prendre en charge la gestion administrative du secteur. Il/Elle assure également l’ensemble des opérations de traitement, transmission et classement des informations nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe d’intervention du Var **_. _**

Vos principales activités
- **Elaborer**, **mettre en forme** les courriers de l’équipe, les **transmettre** aux entreprises.
- **Assurer** la traçabilité de la transmission des courriers au travers d’un chrono et en les enregistrant dans un outil dédié de traitement des courriers.
- **Assurer** le suivi des courriers sortants et les relances auprès de l’équipe.
- **Réceptionner** les courriers entrants notamment les réponses des entreprises, les transmettre au préventeur concerné, les scanner et les rattacher dans l’outil dédié.
- **Mettre en forme** les différentes productions de l’équipe (les contrats de prévention, présentation

PPT )
- **Organiser et participer** aux réunions d’équipes, élaborer les ordres du jour et les comptes rendus, suivre la mise en œuvre des décisions.
- **Tenir à jour** les tableaux de bord inhérents à l’activité de l’équipe, mettre en forme les bilans annuels.
- **Assister** le/les pilotes de programmes prévention au sein de l’équipe du Var.
- **Assurer** l’accueil téléphonique de l’équipe et suivre les demandes des entreprises du Var via un outil dédié.
- **Assister** l’Ingénieur Conseil Manager dans la gestion administrative du secteur.
- **Organiser** les déplacements des collaborateurs, la commande des fournitures.
- **Participer** aux réunions du collectif des secrétaires du Département Intervention pour partager les pratiques métiers.
- **Participer** aux suppléances des secrétariats des autres secteurs du Département d’Intervention.
- **Participer à la préparation des réunions **du Comité Technique Régional 1 et **élaborer **les PV des réunions. L’IC manager du Var est l’animateur de l’instance (2 réunions par an).

**Des déplacements au siège (Marseille) pour les besoins de service sont à effectuer.**

Vos connaissances et vos qualités (à mínima)
- Vous êtes titulaire d’un bac + 2 en secrétariat ou assistanat de Direction
- Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques (Pack Office), les outils collaboratifs (Teams..) et les tableaux de bord
- Vous avez des aptitudes organisationnelles et relationnelles
- Vous êtes vigilant(e) sur vos écrits
- Vous savez faire remonter les informations nécessaires grâce à un esprit de synthèse et des qualités rédactionnelles
- Vous savez respecter les règles de confidentialité et de secret professionnel
- Vous faites preuve de rigueur, d’autonomie et de disponibilité
- Vous savez anticiper et vous êtes réactif(ve)

Le processus de recrutement
**Pour postuler merci de vous munir d’un CV et d’une lettre de motivation et de cliquer**

Rappel de la procédure
- La première sélection se fera sur CV et LM suffisamment étayés de sorte à pouvoir identifier vos réalisations probantes, productivité ;
- La seconde sélection se fera par un entretien téléphonique ;
- Au regard de l’entretien téléphonique, un entretien en présentiel ou Visio d’une durée de 45 min vous sera proposé sous forme « d’entretiens jury » composé de représentants de la Direction des Risques Professionnels et d’un représentant de la

DRH, un inventaire de personnalité sera a réalisé au préalable ainsi qu’un cas pratique

La Carsat Sud-Est s'engage à respecter les principes d'équité et de non-discrimination dans le