Assistant Administratif

Le C-TEC est une petite entreprise située à Paris 14ème. Nous accomplissons une mission d'intérêt général: nous formons des demandeurs d'emploi ou des salariés du particulier employeur (femmes de ménage, gardes d'enfants, assistantes de vie,...) afin qu'ils puissent trouver un emploi ou monter en compétences professionnelles.

Nous travaillons en étroite collaboration avec Pôle Emploi, la Mairie de Paris, le Conseil Régional et Ipéria (chargé de la formation des salariés du particulier employeur sur la France) et bien sûr notre public, composé majoritairement de femmes immigrées originaires du monde entier.

Nous sommes fiers de fournir des formations de qualités depuis plus de 30 ans dans une ambiance chaleureuse et professionnelle.

Notre société reflète notre mission: elle est stimulante, dévouée et joyeuse. Nous sommes une petite équipe soudée de 10 personnes.

Notre culture: bienveillance, bon accueil, bon travail, bonne humeur.

Nous sommes à la recherche d'un poste central pour mener à bien notre mission: un assistant administratif. Ce poste est crucial pour le bon déroulement de l'organisation de nos formations, l'accueil de notre public, mais aussi la gestion administrative de l'entreprise. Vous serez le lien entre l'équipe, les stagiaires et les formateurs mais aussi chargé des inscriptions administratives et de leurs bons déroulements.

Nous cherchons une personne motivée par notre mission, disposant d’un sens aigu de l'organisation, capable de travailler en autonomie et en équipe. Vous aurez un bon sens du relationnel et devrez maîtriser l’accueil de notre public en présentiel, par téléphone ou par mail. Idéalement, vous pourrez parler suffisamment anglais pour accueillir notre public anglophone.

**Description du poste**:
**Missions principales**

L’Assistant administratif assure la gestion administrative des actions de formation en appui au responsable administratif. Il veille à la qualité, la conformité et la fluidité des procédures, dans le respect des exigences réglementaires (Qualiopi, OPCO, CPF, etc.) et des partenariats en place.

**1. Gestion administrative des formations**

Ø Préparer et suivre les dossiers de formation : inscriptions, enregistrements, convocations, feuilles d’émargement, attestations, certificats de réalisation

Ø Assurer le traitement administratif des contrats de prestation de service.

Ø Mettre à jour les bases de données (stagiaires, entreprises, formations).

Ø Veiller à la bonne constitution des pièces justificatives pour les financeurs.

**2. Planification et logistique**

Ø Collaborer à la mise à jour des plannings de formation (réservation de salles, disponibilité des intervenants) avec le responsable administratif,

Ø Assurer la bonne circulation de l’information (plannings, lieux, horaires, consignes )

Ø Contribuer à la coordination logistique (accueil des stagiaires et formateurs, installation de matériels, impression des supports) et gestion des imprévus avec la responsable administrative,

Ø Recueillir les besoins des stagiaires et transmettre les informations nécessaires aux autres services.

**3. Relation avec les partenaires et les stagiaires**

Ø Accueillir et orienter les stagiaires (physique, téléphone, mail )

Ø Répondre aux demandes des stagiaires et intervenants (informations pratiques, documents ).

Ø Saisir les informations sur les plateformes type Kairos, EDOF, Yoda, etc.

Ø Assurer le lien administratif avec les formateurs (heures réalisées...) et les financeurs,

**4. Qualité et conformité**

Ø Appliquer les procédures internes en lien avec la certification Qualiopi.

Ø Contribuer à la préparation des audits administratifs.

Ø Remonter les anomalies ou non-conformités constatées dans les dossiers.

Ø Participer à l'amélioration continue des processus administratifs.

Les jours de repos seront en semaine uniquement (les mardi et mercredi ou les mercredi et jeudi). Les formations ont lieu les samedis et dimanches, la personne recrutée devra être présente pour l'accueil et la gestion du bon déroulement des formations.

**Compétences requises**:

- Connaissance de base des dispositifs de la formation professionnelle (CPF, OPCO, France travail ).
- Rigueur administrative et sens de l’organisation.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie) et logiciels de gestion de la formation.
- Bon relationnel, sens du service et esprit d’équipe.
- Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.

**Nous commencerons l'embauche par un CDD de 6 mois qui si tout se passe bien débouchera sur un CDI.**

Type d'emploi : CDD, Temps plein, CDI
Durée du contrat : 6 mois

Rémunération : à partir de 2 200,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Gestion administrative: 2 ans (Requis)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel