Studio Coordinator

Ton role

Nous recherchons une Coordinatrice de Studio expérimentée pour rejoindre notre bureau de Paris. Dans ce rôle, vous ferez partie intégrante de l'expérience de nos employés et de nos clients, en prenant la responsabilité non seulement des équipes que vous soutenez, mais également de l'espace dans lequel nous travaillons.

Vous évoluerez dans un environnement en évolution rapide où la clé du succès est la proactivité et la communication. Vous pourrez vous acclimater rapidement à notre culture, vous adapter à nos différents leaders et naviguer à votre guise dans nos différents réseaux de ressources et de connaissances. La capacité à jongler avec plusieurs échéances à court et à long terme est indispensable, tout comme la priorisation continue. Vous serez un bâtisseur de relations naturel, capable de communiquer avec des collègues à tous les niveaux.

Que vas tu faire
- Collaborer avec le responsable du studio pour planifier et agir sur les priorités commerciales, les initiatives du studio et les projets à plus long terme
- Gestion quotidienne du studio, y compris la localisation du personnel, l'organisation des réunions du studio, la dotation en personnel, les feuilles de temps, les demandes de congés, etc.
- Promouvoir les événements qui se déroulent au sein du bureau et faciliter la participation
- Soutenir l'intégration des nouvelles recrues dans le studio
- Coordination de l'agenda pour les directeurs et autres membres seniors du personnel, impliquant une communication client de haut niveau
- Organiser des voyages internationaux complexes pour tous les membres du studio
- Dépenses complètes pour Studio Leaders/Principals
- Mettre à jour les présentations à l'aide d'InDesign
- Assemblage et distribution de la correspondance liée au projet
- Responsable du rangement et de l'entretien d'un studio impeccable, y compris des visites régulières et des mises à jour des zones d'affichage
- Répondre, filtrer et diriger les appels, traiter toutes les requêtes de manière professionnelle
- Rencontrer et saluer tous les visiteurs, offrir de l'aide et fournir des rafraîchissements, le cas échéant
- Mise à jour des livres et des coordonnées des fournisseurs dans la base de données des ressources de la bibliothèque
- Inventaire et conseil sur les fournitures à commander
- Travailler en étroite collaboration avec les installations pour maintenir l'environnement à un niveau satisfaisant
- Aider à résoudre les problèmes et les demandes d'entretien des bâtiments, en collaboration avec la gestion des installations et des bâtiments
- Répondre aux besoins postaux et aux livraisons

Vos qualités
- Capacité à effectuer plusieurs tâches dans un environnement en évolution rapide avec un fort sentiment d'urgence et de professionnalisme
- Minimum de 2 ans + expérience au sein de l'industrie des services professionnels dans un rôle similaire
- La maîtrise du français et de l'anglais est essentielle
- Excellente attention aux détails, compétences supérieures en organisation et en gestion du temps
- Expérience en gestion de voyages
- La maîtrise de Photoshop/Bluebeam et Indesign est avantageuse
- Connaissance de Workday et Salesforce un atout
- Excellentes capacités de communication verbales et écrites
- Sensibilité aux projets et informations confidentiels
- Des normes élevées et une prise de responsabilité rapide pour votre équipe et votre espace
- Capacité à comprendre et à promouvoir notre culture
- Curiosité d'en savoir plus sur le travail et le but de vos collègues
- Énergique et positif dans tout ce que vous faites
- Flexibilité et volonté de s'impliquer dans des domaines qui pourraient ne pas faire partie de vos principales responsabilités
- Expérience dans l'interaction avec tous les niveaux de personnel
- Capacité à anticiper les besoins et à agir de manière proactive
- Flexibilité pour faire des heures supplémentaires occasionnelles
- Un sentiment de fierté à offrir un service client chaleureux et de première classe
- Baccalauréat préféré
- Intérêt à grandir au sein d'une entreprise mondiale

La vie à Gensler

Nous encourageons chaque personne chez Gensler à mener une vie saine et équilibrée. Nos avantages complets comprennent une assurance médicale et dentaire, des prêts d'abonnements, une pension, une participation aux bénéfices et des opportunités de bonus semestriels.

Dans le cadre de l'engagement de l'entreprise envers le développement professionnel, Gensler offre le remboursement de certaines qualifications professionnelles et des frais de renouvellement et d'examen associés. De plus, nous remboursons les frais de scolarité pour certains programmes ou cours admissibles. Nous considérons nos programmes de perfectionnement professionnel comme des investissements stratégiques dans notre avenir.

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Your Role

We are seeking an experienced Studio Coordinator to join our Paris office. In thi