Event Technical Coordinator

_**Qui sommes nous ?**_

C’est en 2016 que l’aventure commence : trois entrepreneurs - Maxime, Nicholas et Victor décident de créer un acteur innovant du secteur de l’Immobilier d’entreprise avec une toute nouvelle offre sur le marché. Comet Meetings est né

Imaginé pour répondre aux besoins des entreprises qui doivent se réunir (séminaires d’entreprises, comex, réunions stratégiques ), Comet Meetings conçoit des espaces de réunion et de séminaire inspirants et différents. Situés dans les 2ème, 9ème, 16ème et 17ème arrondissements de Paris, ainsi qu’à La Défense (Tour cœur Défense), à Bruxelles (place Stéphanie) et depuis peu à Madrid, les espaces conçus par Comet Meetings ont été pensés pour offrir un écosystème de services stimulant la productivité, la créativité et le bien-être de chaque participant. Ce concept novateur, qui a reçu dès son lancement un excellent accueil des entreprises du SBF 120, poursuit son expansion parisienne, française et, très rapidement, internationale.

Nous avons fait une levée de fonds de plus de 30 millions d’euros en septembre 2020

Pour accompagner cette croissance, nous implanter à échelle nationale et internationale avec des lieux incroyables, nous sommes à la recherche d’un Coordinateur Technique.
- **Descriptif du poste**_

Rattaché.e à Marine, Sales Manager du Big Event, vous êtes l’interlocuteur.trice dédié.e de nos clients (agences, équipe événementielle, équipe communication, etc.) dès la confirmation de leurs événements pour gérer toute la partie technique jusqu’à la passation à votre binôme (un.e Expert.e Tech’ Big Event) qui assurera la réalisation des évènements le jour J.

Votre périmètre est exclusivement dédié au site Big Event duquel vous dépendez.

Vous interviendrez essentiellement sur “l’avant évènement” : préparation de séminaires, conventions, assemblées générales, salons, lancement de produit, soirées ou tout autre événement atypique, cross selling et tenue du budget technique.

Vos principales missions:
Vous êtes le contact dédié des prospects puis des clients qui confirment leur Big Event chez Comet pour les accompagner dans l’organisation technique de celui-ci. Pour cela, vous êtes garant.e de:

- de la prévision du bon déroulement technique de tous les événements
- du staffing des équipes techniques en amont de l’événement
- de l’exécution et du respect des budgets techniques

Vous devez savoir:

- traduire un projet évènementiel en y incluant toutes les contraintes techniques
- assurer la meilleure organisation technique de l'événement : établir et mettre en place un cadre et une organisation pour la préparation et la réalisation de l’évènement
- conseiller les clients sur les solutions techniques adéquates pour les accompagner dans la réussite de leur événement

Pour cela, il faudra:

- Déterminer et valider, dans le cadre des événements en négociation ou vendus, les conditions techniques de réalisation et d’exploitation
- S’assurer des bonnes conditions d’écoute, de vision et d’installation au cours des événements
- Organiser la co-activité technique du lieu afin de gérer les prestations de régie
- Assurer la gestion administrative des personnels techniques et des moyens matériels mobilisés, en lien avec la team sales et comptabilité
- Estimer et établir le budget technique avec le Sales (appelé Event Scientist chez nous) en charge du projet, faire les demandes auprès des prestataires, contrôler et négocier les devis, valider la réalisation, dans le respect de l’enveloppe allouée pour l'évènement
- Négocier avec les prestataires si nécessaire
- Être proactif, échanger et conseiller (tant sur la stratégie et la technique) de façon personnalisée avec le prospect / client afin de créer une relation de proximité et de confiance avec lui
- Assurer un suivi technique rigoureux dans une gestion complexe mêlant plusieurs parties prenantes (agences, partenaires, prestataires en régie, etc.).
- Travailler main dans la main avec les équipes sur site notamment grâce à une communication fluide afin d’assurer la réussite collective de l’événement
- Connaître notre produit sur le bout des doigts et être capable d’en avancer l’ensemble des bénéfices techniques. Une connaissance de la technique son, lumière et vidéo sera primordiale
- Assurer des visites techniques de qualité avec les prospects / clients afin d’anticiper toutes les spécificités du projet
- Avoir un bon esprit d’analyse pour chercher à apporter des solutions et savoir prendre des décisions rapidement
- Être à l’aise avec les chiffres pour mettre à jour les devis et faire les ajustements post-événements
- Participer à certaines visites commerciales aux côtés des event Scientists pour les projets où l’aspect technique est déterminant dans le choix du lieu
- Confirmer les pre