Copie de Secrétaire de Direction

Rattachement administratif:
DGA Education Culture Jeunesse Sports Loisirs
Pôle éducation jeunesse
Montpellier Serge Lifar

**Catégorie B**

**Filière**: Administrative

**Type de contrat**: Par voie Statutaire Non Statutaire

**Cadre d'emploi**: Rédacteurs territoriaux

**Lieu**: Montpellier

**Description du poste**:

- Assurer les tâches de secrétariat
- Assister le Directeur et coordonner les informations relatives aux affaires traitées par le pôle
- Assurer la gestion des relations avec les services du Conseil Départemental, les autres collectivités ou organismes ou partenaires extérieurs, et l’organisation d’évènements particuliers
- Apporter conseil et expertise auprès des assistantes de directions du pôle éducation jeunesse.
- Assiste l'activité de l'équipe
- Assure la gestion des fournitures de bureau
- Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
- Enregistre et suit le courrier départ et arrivé (photocopies, fiches de liaisons)
- Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
- Met en forme, sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
- Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
- Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public

I/Assister le Directeur et coordonner les informations relatives aux affaires traitées par le pôle:

- Participe à l'organisation de la vie professionnelle du directeur : organisation et suivi de l'agenda, prise de rendez-vous, rappel des informations importantes, préparation de réunions, suivi et classement de certains dossiers;
- Participe aux réunions du pôle
- Organise et planifie des réunions : rédige les ordres du jour en concertation avec les directeurs, veille au respect des délais de transmission des documents, rédige des comptes rendus, assure la logistique et l'organisation matérielle ;
- Centralise et transmet des documents et notes demandés par le cabinet pour les visites cantonales, inaugurations, visites de collèges
- Pilote l’actualisation des fiches collège
- Assure la bonne circulation de l'information tant au sein du pôle, qu'avec l'ensemble des directions et services de la collectivité
- Assure le suivi du Centre de Coûts du pôle en lien avec la responsable de la coordination.
- Ressources humaines : gestion des plannings de congés, JTL, TPL, CET en coordination avec les gestionnaires chronos du pôle, relaye les informations RH

II/ Assurer la gestion des relations avec les services du Conseil Départemental, les autres collectivités ou organismes ou partenaires extérieurs, et l’organisation d’évènements particuliers:

- Assure l'accueil téléphonique et physique
- Veille au suivi des réponses aux courriers
- Assurer la gestion des relations avec les collèges et l’inspection d’académie, en appui du directeur de pôle
- Coordonne l’organisation matérielle des réunions générales organisées par le Pôle éducation jeunesse (rencontre des collèges, rencontre avec les personnels ATC, réseau de benchmark.)

III/ Apporter conseil et expertise auprès des assistantes de directions du pôle éducation jeunesse:
IV/Autres missions:

- Assure les missions de correspondante expert GED pour le pôle et coordonne les référentes GED du pôle.

Assure la coordination entre le pôle éducation et le Secrétariat du DGA

Est référente pour la réponse aux usagers sur le site herault.fr

**Profil recherché**:
Classement et archivage

Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention

Technique(s) du domaine d'intervention

Qualité : démarche, méthodes, outils

Classement et archivage

Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention

Technique(s) du domaine d'intervention

Qualité : démarche, méthodes, outils

Constituer et suivre des dossiers administratifs

Utiliser les logiciels de bureautique

Respecter la charte graphique

Utiliser les techniques du domaine d'intervention

Appliquer la réglementation

Constituer et suivre des dossiers administratifs

Répondre aux besoins des usagers

Utiliser les logiciels de bureautique

Communication (Aptitude à la)

Confidentialité (Sens de la)

Disponibilité

Organisation (Sens de l')

Rigueur

Esprit d'équipe
- Vous pouvez aussi adresser votre dossier complet par courrier, en précisant la référence du poste, à l'adresse suivante : Monsieur le Président du Conseil Départemental de l'Hérault, DGA RH - Service recrutement, Hôtel du Département, Mas d’Alco, 1977 avenue des Moulins, 34087 Montpellier Cedex 4._