Secretaire de Directions Diverses

**Descriptif**

L'ÉTABLISSEMENT:
Le Groupement Hospitalier Portes de Provence est un établissement public de santé, support du GHT Sud Drôme-Ardèche. Il est situé à Montélimar (26) et composé de services MCO et de 3 EHPAD. De nombreuses spécialités sont en cours de développement ou de renforcement. L'établissement compte près de 2000 agents.

Montélimar se situe dans une région agréable à proximité de nombreuses zones touristiques et à égale distance des Alpes et de la Méditerranée. C'est une ville agréable, dynamique, située à 1h30 de Lyon, Montpellier, Grenoble et Marseille en Drôme Provençale (Accès autoroutier et TGV), le bassin de la population est de 50 000 habitants sur Montélimar et villes environnantes, et le bassin global sur le territoire de Montélimar est de 182 000 habitants (environ).

LE POSTE:
Le GHPP recherche un(e) secrétaire de Direction en charge d'assurer le secrétariat de plusieurs directions et des chefs de pôle à 100%. ouverture de poste.
Assure le secrétariat pour différents responsables:

- Directeurs adjoints (représente environ 50% du temps de travail) : Directeur en charge de l'animation des pôles, Directeur du système d'information, Directeur des finances, Direction des travaux, achats et logistiques sous réserve.
- Les chefs de pôle d'activité clinique (représente environ 50% du temps de travail).

Rattachement:

- Hiérarchique : Le Directeur en charge de l'animation des pôles.
- Fonctionnel : Les Directeurs adjoints cités ci-dessus et les chefs de pôle).

Missions
MISSION GENERALE:
Assurer les travaux de secrétariat en rapport avec les activités des supérieurs hiérarchiques.
ACTIVITES:

- Accueil physique, téléphonique et orientation
- Prise de RDV, gestion des agendas
- Planification et organisation des réunions (convocation, prise de note et diffusion des comptes rendus)
- Prise de notes, rédaction, frappe et mise en forme de documents (courriers, procédures, diaporamas...)
- Traitement des courriers (chrono arrivée/départ), dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, reproduction, diffusion, archivage)
- Création et mise à jour des bases de données spécifiques (Excel...)
- Gestion des fournitures de bureau
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Conditions particulières du poste:

- Poste temps plein
- Modèle horaire : temps plein - 37h30 hebdomadaires et 15 jours RTT
- Diplôme : BTS Assistant de Direction souhaité ou équivalent ou diplôme de secrétaire médicale
- Grade : adjoint administratif ou AMA.
- Particularité : Etre rattachée à plusieurs directions/chefs de pôle.
- Peut être amené(e) à suppléer une collègue secrétaire (si partage de bureau avec une secrétaire)

PROFIL RECHERCHÉ:
SAVOIR
- Connaissances des techniques de secrétariat : courrier, gestion d'agenda, classement, bibliographie
- Connaissance des outils informatiques (logiciels connus souhaités : Word / Excel / Power Point)
- Connaissance de l'hôpital
- Capacité à adapter, optimiser et prioriser le planning de travail en fonction des urgences
- Rigueur, méthode et organisation du travail

SAVOIR ETRE
- Capacité relationnelle et de communication, capacité à s'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Bonne expression orale et écrite
- Réactivité face aux demandes formulées
- Capacité à travailler en équipe, en réseau
- Capacité à gérer son stress
- Capacité d'adaptation aux exigences du poste et du contexte, et capacité d'acquisition de nouvelles compétences, formation
- Capacité à référer à la hiérarchie, respect de la hiérarchie
- Capacité à se remettre en question et à interroger ses pratiques de travail
- Respect du secret professionnel, discrétion
- Esprit d'initiative
- Ponctualité

**Personne à contacter**
Mme Anne-Sophie GONZALVEZ