Assistant.e Administratif.ve Et de Gestion

**Présentation de l’EPITA **: Fondée en 1984, l’école est présente sur sept campus en France et accompagne chaque année 3500 étudiants à qui elle ouvre son réseau de 8500 Alumni. L’EPITA est une Grande École d’ingénieurs, membre de IONIS Education Group, 1er groupe d’enseignement supérieur privé en France qui forme les nouvelles intelligences de l’entreprise : 29 écoles, 35 000 étudiants, 27 campus en France et à l’internationale. L’EPITA forme les meilleurs Computer Scientists de leur génération : ce sont celles et ceux qui imaginent et créent le monde numérique de demain. Sa raison d’être : former des femmes et des hommes autonomes, audacieux, agiles et responsables. Société à mission depuis 2021, sa politique RSE se développe chaque jour avec ambition au travers d’engagements sociétaux, économiques et écologiques. L’EPITA dispense une formation scientifique et technique d’excellence, ouverte sur l’entreprise, la recherche, l’innovation et l’international avec notamment 100 universités partenaires réparties dans 44 pays. **Description du poste**: Sous la responsabilité du Directeur du site de Lyon, la personne recrutée aura pour missions principales la charge de la bonne organisation interne, de la gestion des tâches administratives et des ressources humaines sur le site. Elle sera chargée du suivi des dossiers administratifs, commerciaux et comptables. **Missions**: v **Secrétariat de direction**: - Assistance administrative quotidienne auprès du directeur: - Gérer l’agenda, le courrier, organiser les déplacements, les réunions et les évènements du site, - Organiser Exercer un rôle de support : relayer les consignes de la direction, partager les informations administratives, de sources interne et externe, utiles aux collaborateurs. v **Gestion administrative et des ressources humaines**: **-> **lien fonctionnel avec le service RH National - Actualiser, classer, archiver les documents administratifs de tous les salariés et prestataires, - Établir les contrats des intervenants et des salariés, - Gérer les formations obligatoires : SST, incendie etc. - Suivre et déployer le plan de formation - Transmettre les EVP (congés, absence, départ, notes de frais,...) des salariés du site. v **Gestion comptable** - Établir des devis, coordonner l’avancement des travaux sur le campus, participer à la démarche qualité. - Suivre le budget et la comptabilité (facturation, rémunération enseignants et intervenants, règlement fournisseurs) en lien avec le service comptabilité - Gérer des commandes (créer, enregistrer) et assurer le suivi (approvisionnements, expéditions, livraisons) pour le site. v **Gestion des locaux**: - Gérer les services généraux : sécurité, entretien, maintenances et fournitures. - Gérer les fournisseurs et les sous-traitants : suivre les contrats et négocier les tarifs. - Assurer le suivi des dossiers et les plans d’actions des différentes commissions (ex : commission de sécurité). v **Autres missions**: - Participation aux différents événements de l’école : concours, JPO, salons, admissions, - Autres tâches administratives (ex : assurance sinistre,...) **Expériences et compétences requises **: - De formation supérieur Bac +2/3 en assistanat, vous justifiez d’au moins 2 ans d’expérience sur une formation équivalente. - Maîtrise des outils de bureautiques (Pack Office) - Capacité d’organisation, polyvalence et aptitude à travailler en équipe, - Bonne organisation et gestion des priorités, - Autonomie. **Ce que l’on vous offre**: - 6 semaines de congés payés - Une participation aux bénéfices de l’entreprise - Une carte ticket resto et une mutuelle, pris en chargé à 60% - Une journée de télétravail par semaine - Un environnement challengeant - Un CE intéressant - La possibilité de travailler régulièrement le weekend sur des évènements commerciaux, rémunérés en heures supplémentaires. Type d'emploi : Temps plein, CDI Salaire : 24 000,00€ à 28 000,00€ par an Avantages: - Participation au Transport - Titre-restaurant Programmation: - Travail en journée Types de primes et de gratifications: - Primes Lieu du poste : Un seul lieu de travail