Office Manager

Nous recherchons un profil d'Office Manager (H/F) expérimenté désireux de
s’investir au sein de notre Direction Administratif et Financier.
L’Office Manager est un support important pour la DAF, pour le PDG et pour tous les collaborateurs de l’entreprise, dans la gestion quotidienne du
bureau, dans les relations avec différents interlocuteurs, fournisseurs, clients, salariés. L’Office Manager est au centre de toutes les activités de l’entreprise. Il/Elle peut être à l’initiative d'évolutions au sein de l’entreprise.
ensoleillée, chaleureuse, bienveillante.

Profil idéal.......................................... Office manager/Assistant(e) de gestion confirmé(e)
Expérience professionnelle.................................................. Expérience de 5 ans minimum
Langues pratiquées................................................................... Anglais courant apprécié
Niveau minimum.................................. BTS Gestion PME/ Assistant Manager ou équivalent

Compétences professionnelles : grande capacité d’adaptation et souplesse d’esprit,
excellente capacité relationnelle, rigueur, sens de l’organisation, autonomie et discrétion,
excellente expression orale et écrite, résistance au stress, force de proposition.
Outils-métier : maîtrise de Microsoft Office (surtout Excel et Word), Outlook, Teams,
Internet. Compétences comptables. La connaissance du logiciel CEGID et des ERP (Everwin,
Odoo) est un plus.
Savoir-être : ouvert(e), motivé(e), esprit d’entraide, humble, dynamique etayant le sens
de l’humour

**Assistance à la Gestion financière de l’entreprise**
Collecte des factures-fournisseurs dématérialisées
Saisie et contrôle des notes de frais des salariés sur l’ERP
Collecte et saisie des dépenses par carte bancaire de Neoditel et de la note
de frais du PDG
Aide à l’établissement des documents nécessaires à la saisie comptable
(vente e-commerce, transfert factures de vente, split DPD )
Participation à la saisie comptable
Aide à la préparation de la TVA
Aide au calcul de la rentabilité des projets
Aide à la préparation des budgets

Contrôle et validation de l’enregistrement des temps passés par les
salariés sur les dossiers des clients
▪ **Assistance commerciale**
Enregistrement des nouvelles missions dans notre ERP
Facturation des clients : création et envoi (mail, poste ou plateforme
dématérialisée)
Relances pour factures impayées
Gestion de la boîte mail comptabilité
Tenue à jour des contacts-clients clés dans notre ERP
▪ **Assistance à la gestion des ressources humaines**
Pré-accueil et accueil des nouveaux arrivants
Souscription à la mutuelle d’entreprise
Suivi des absences du personnel et tenue à jour du tableau de bord
Recharge des cartes de paiement ‘tickets restaurants’ (Swile)
Tenue du registre du personnel
Mise à jour des documents de suivi RH (niveau salaire, adresse personnelle,
mail.)
Alimentation du tableau du suivi des salaires
Impression et distribution des bulletins de salaire
▪ **Gestion de l’assistanat général**
Accueil téléphonique et physique de l’entreprise et maîtrise du système
téléphonique (messageries, renvois, modification des noms d’appel )
Gestion du courrier entrant (distribution) et sortant (affranchissement et
envoi), y compris colis et recommandés et réapprovisionnement en timbres
Organisation des déplacements des salariés
▪ Gestion des réservations : vols, hôtels, voitures
▪ Communication des informations aux salariés
▪ Collecte des retours d’expérience
Relation avec les fournisseurs
▪ Copropriété et Propriétaire des locaux
▪ Société de nettoyage
▪ Fournitures de bureau
▪ Assurances
▪ Etc.
Gestion des stocks et approvisionnements pour le bon fonctionnement des
bureaux (du café au stock logistique)
Scanning et archivage des documents administratifs et contractuels

Dépôts des documents officiels sur les plateformes en ligne auxquelles nos
clients ont souscrites (Provigis )
Gestion du matériel remis aux salariés : téléphones portables, ordinateurs
portables, accessoires, matériel de télétravail, clés du bureau
Organisation de journées de séminaire et des sorties/activités pour le
personnel : choix, réservations, organisation le jour ‘J’
Assistance à la mise en place et à l’amélioration du nouvel ERP
▪ Divers
Rédactions de courriers pour envoi des contrats et autres documents-clients
Mise à jour régulière de l’annuaire téléphonique interne et distribution
Mise à jour mensuelle du guide d’assistante de gestion
Gestion des boîtes mail ‘génériques’ de Neoditel
Aide à l’organisation des Assemblées Générales

I n f o r m a t i o n s G é n é r a l e s
Titre..................................................................................................... Office Manager
Tâches principales........................................................ Gestion, Administration,