Gestionnaire Administratif Et Des Instances

**À propos de nous**:
Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de près de 1020 collaborateurs dont 503 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».

**Mission**:
L'université de Toulon recrute un gestionnaire administratif et des instances (F/H) au sein de la direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI)****:

- **Poste pérenne ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD, à temps complet.**

**ACTIVITÉS**

**Assurer le secrétariat des conseils centraux en formation plénière (Conseil d’administration)**
- Assurer un appui administratif et technique au vice-président en charge de l’instance
- Gérer le calendrier de préparation des séances et contrôler les échéances, recenser les points à inscrire à l’ordre du jour ; préparer les ordres du jour, organiser les réunions préparatoires
- Réceptionner les dossiers, vérifier leur régularité juridique, administrative et financière
- Participer à l'instruction des dossiers en lien avec les porteurs de projets et les chargés d’affaires juridiques de la DAJI
- Préparer les convocations des séances, contrôler la mise en l’état des documents et les diffuser
- Assurer le secrétariat des séances (gestion du quorum, procurations, votes) et leur logistique (réservation des salles, commandes auprès de fournisseurs, besoins matériels, enregistrements audio et moyens audiovisuels)
- Préparer les relevés de conclusions, les délibérations et avis, contrôler les comptes rendus
- Assurer l’archivage des pièces afférentes aux séances
- Suppléer, le cas échéant, la gestion d’autres instances du périmètre de la DAJI

**Assurer le secrétariat des sections disciplinaires du conseil académique**
- Assurer le secrétariat des commissions (gestion du quorum, votes, etc) et leur logistique (réservation des salles, besoins matériels, moyens audiovisuels)
- Suivre et contrôler les différentes phases de procédure et d’instruction des dossiers des sections disciplinaires
- Assurer la coordination des activités administratives
- Participer à la rédaction d'actes juridiques et de courriers
- Prévenir les contentieux
- Alimenter les bases d’informations relatives à l’activité des sections disciplinaires
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
- Effectuer des recherches documentaires juridiques

**Gestion des actes réglementaires et individuels**
- Appliquer la procédure d’édiction des actes individuels et réglementaires
- Instruire les projets d’actes en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d’affaires juridiques de la DAJI
- Assurer les mises en signature des actes et leurs mesures d’entrée en vigueur

**Gestion administrative**
- Participer aux activités de la DAJI en appliquant les procédures dédiées
- Réceptionner les dossiers, vérifier leur régularité juridique, administrative et financière
- Participer à l'instruction des dossiers en lien avec les porteurs de projets et les chargés d’affaires juridiques de la DAJI
- Préparer des courriers, notes et actes juridiques en lien avec les activités du poste
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives aux missions du poste
- Assurer un appui à la gestion administrative
- Diffuser l’information et participer à sa production
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et répondre aux demandes d’information en interne et en externe

**Appui aux élections**
- Participer à l’organisation des élections (instruire les dépôts de pièces en vérifiant la régularité juridique et administrative, assurer un soutien logistique à la préparation des élections)
- Participer au suivi des mandats des membres des conseils

**Contraintes particulières**