Assistante Administrative Direction Des Bâtiments

**Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte**
Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard d’euros.

Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnementparticipez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France

Finalité du poste / Contexte:
La Direction Bâtiments et Moyens (DBM) recrute un adjoint administratif territorial, à temps complet.

Au sein de la Direction, sous l’autorité de la Responsable de l’unité Coordination Administrative, l’agent sera chargé d’assister les Directions adjointes de la Direction dans l’organisation du travail et de leur activité administrative.

**Missions principales**
Au quotidien voici les missions sur lesquelles vous interviendrez:
Sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable de l’Unité Coordination Administrative, en collaboration avec les assistantes de l’unité, vous:

- **Réalisez et mettez en forme des travaux de bureautique**
- Prenez des notes, mettez en forme et apportez des corrections (orthographe, synthaxe ) de tous types d’écrit : courriers administratifs et techniques, notes, rapports, comptes rendus et relevés de décisions relevant des Directions Adjointes Opérationnelles
- Réalisez la saisie de documents de formes et contenus divers : mail, tableurs, powerpoint
- Diffusez de manière réactive et pertinente l'information au sein des équipes de la Direction : rapports, comptes rendus, notes et actualités
- **Accueillez téléphoniquement et physiquement**
- Renseignez les interlocuteurs et relayez si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adaptez votre discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- **Organisez, planifiez et diffusez**
- Gérez le planning des directeurs-adjoints, chefs de service de la Direction et, le cas échéant, des responsables d’unité
- Organisez et planifiez les principales réunions des Directions Adjointes opérationnelles : planification, réservation de salle, constitution des ordres du jour et des dossiers, prise de notes et rédaction de comptes rendus / relevés de décisions
- Respectez les délais de transmission de documents avant les réunions
- Coordonnez le suivi et la préparation des échéances (régulières ou ponctuelles) : veille, relance, suivi et partage des informations
- Diffusez de manière ciblée les délibérations et les articles de presse relatives au pôle
- Suivez et mettez à jour le fichier institutionnel (interlocuteurs internes et externes)
- Transmettez quotidiennement le courrier
- Intégrez dans la bibliothèque électronique du Département (GED) les pièces d’exécution des marchés (ordres de service, actes spéciaux de sous-traitance )
- Gérez le chrono commun et partagé des courriers de la Direction
- Gérez les messageries électroniques génériques de l’unité
- Assurez la petite logistique de la Direction : réapprovisionnement en café, papier, fournitures administratives, maintenance des copieurs, distribution des masques et gels hydro alcooliques
- Participez à l’organisation du classement et de l'archivage des dossiers de l’unité
- Participez à l’élaboration des évènements en lien avec le fonctionnement de la Direction (Team Building )

Vous êtes amené.e à réaliser des missions ponctuelles en lien avec la coordination administrative de la Direction (ex : réalisation et transmission des attestations de déplacement en période de crise sanitaire )

**Compétences, qualités requises / conditions d'exercice**
Pour réussir sur ce poste vous disposez nécessairement de ces savoir-faire justifiés par une expérience:

- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Qualités rédactionnelles
- Maîtrise du français et des écrits professionnels
- Maîtrise des outils informatiques (PackOffice, intranet, outils de travail collaboratif)
- Rigueur et sens de l'organisation
- Expérience du travail en équipe
- Appétence pour les chiffres
- Capacité à gérer les urgences
- Capacité à prioriser son travail

Vos savoir-être sont le / la:

- Réactivité, créativité et autonomie
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Adaptation au changement
- Capacités d'écoute et de synthèse
- Sens de la pédagogie
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Disponibilité

Ce poste nécessite des conditions d'exercice particulières dont vous devez tenir compte:
Poste