Assistant de Direction

**Contexte**:
Gérer la situation administrative des agents de l’ARS, tant de droit public que de droit privé, en leur donnant la meilleure information, ainsi qu’à leur hiérarchie

Assurer la sécurité des actes de carrières

Permettre une mise en œuvre de la rémunération dans toutes ses composantes

Veiller à la santé des agents au travail

Apporter une aide à la décision aux différentes directions et chefs de services à travers le dialogue de gestion

Développer et faire vivre le dialogue social

Assurer le suivi, l’analyse et la prospective en matière d’effectifs, de masse salariale et d’emplois

Mettre à disposition et développer les compétences nécessaires à la performance économique et sociale de l’agence

Veiller au respect des statuts, des conventions collectives et du code du travail

Participer au déploiement de la politique des ressources humaines, en mettant en place des leviers de gestion des RH.

Assurer la suppléance du secrétariat de la secrétaire générale

**Mission/Activités**:
La secrétaire de la DRH assure le travail de secrétariat du DRH. Elle constitue aussi la porte d’entrée des agents vers la DRH tandis qu’elle coordonne la diffusion des informations collectives de la DRH vers les agents.

L’assistante de direction est la collaboratrice directe de la Secrétaire générale adjointe.

Elle libère la SGA des contraintes quotidiennes en facilitant les relations avec les partenaires et les collaborateurs.

Elle reçoit et filtre les appels téléphoniques, accueille les visiteurs et organise les déplacements de son supérieur hiérarchique.
- Secrétariat, gestion de l’agenda

Organisation de l’agenda du DRH et de la DRH notamment à partir de l’agenda redondant

Préparation et organisation de réunions

Rédaction de documents, courriers, compte-rendus, décisions

Permanence téléphonique du DRH, filtre des appels
- Assister les services de la DRH

Permanence téléphonique de la DRH, Réception et tri des appels téléphoniques

Enregistrement et distribution du courrier

Fiches Elise d’installation et de départs des agents

Diffusion quotidienne de la veille juridique

Gestion logistique : Commandes de fournitures et gestion du parking

Gestion des badges bleus et cartes de restauration

Remise de tickets RTM aux agents qui en ont besoin dans le cadre de leurs déplacements professionnels

Archivage des dossiers administratifs une fois par an, en lien avec la chargée d’études documentaires

III. Communication de la DRH

Publication des organigrammes sur l’Agora Social Club

Veille et mise à jour des informations sur l’Agora social Club

Déploiement d’outils de communication : e-lettre, info-RH
- Assister la Commission interrégionale de médiation PACA-Corse

Organisation des réunions

Gestion des frais de déplacement et paiement des vacations des médiateurs
- Suivi du PCA

Mettre à jour tous les 6 mois les coordonnées des agents figurant au PCA

Mettre à jour les organigrammes dégradés

Assurer le lien avec DSPE

VII. Contact avec les partenaires externes
- Organisation des permanences de la MGAS et de la MGEN : Réservation de salle et information des agents
- Réservation de salle et de places de parking lors des Commission de la CRCI

**Compétences**:
Connaissances:
Environnement institutionnel et administratif
Technique administratives et bureautiques
L’essentiel des dossiers clés des services

Savoir-faire
Prendre des notes
Organiser des réunions
Réaliser des comptes rendus et des synthèses
Les techniques d’archivage et de classement
Créer des outils pour faciliter l’activité du responsable et de la direction

Savoir-être nécessaire
Etre rapide, réactif et avoir l’esprit d’initiative
Avoir le sens de l’écoute et du dialogue
Travailler en équipe
Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l’organisation
Avoir le sens de l’analyse et de la synthèse
Discrétion professionnelle

**Contact**:

- Lettre de motivation
- CV
- dernier entretien d'évaluation

Niveau de qualification NIVEAU 5A