Assistant de Direction

**Contexte**:
L’action de l'ARS Paca couvre les domaines des soins et services de santé, de la veille et de la sécurité sanitaire, de la santé publique et environnementale ainsi que des prises en charge médico-sociales pour les personnes âgées et handicapées.

Le pôle des assistantes de la direction générale est piloté par la Cheffe de cabinet.
Le Directeur Général et le Directeur Général Adjoint, en s’appuyant sur les directions et délégations, pilotent la politique régionale, en collaboration avec les partenaires de l’Agence.
Le Secrétariat Général pilote les fonctions d’appui de l’ARS, ressources humaines, budget et contrôle de gestion et moyens généraux.

L’assistant/e de direction déploie son activité dans une organisation en un pôle constitué de 3 assistantes qui couvrent les fonctions suivantes:

- assistance du DG ;
- assistance du DGA ;
- assistance de la Secrétaire Générale ;
- assistance du cabinet.

L’assistante de direction a un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l’agence, sous la responsabilité fonctionnelle de la Cheffe de cabinet. Il/elle est garant(e) de la qualité des relations avec les directions et partenaires et veille notamment à la transmission des dossiers nécessaires à la bonne tenue des réunions, rendez-vous et contacts.

**Mission/Activités**:
**En relation étroite avec la Cheffe de cabinet**:

- Assurer la gestion et le suivi de la gouvernance interne de l’Agence : établir le calendrier et les ordres du jour en relation avec les directions et délégations, actualiser très régulièrement le tableau de suivi des sujets à aborder dans ce cadre, diffuser les documents de support et les comptes rendus.
- Tenir à jour un tableau des commandes et organiser son suivi.
- Assurer le secrétariat de certaines instances : suivi des ordres du jour, convocations, préparation des dossiers, réservation de salle. Suivre les décisions et demandes qui y sont faites.
- Réceptionner et diriger les appels téléphoniques destinés à la direction générale.
- Etre référent de la gestion des déclarations publiques d’intérêt (DPI) pour les membres du conseil de surveillance et du secrétariat général.
- Sous la responsabilité de la Cheffe de cabinet, il/elle est garant(e) de la bonne organisation du temps du Directeur Général et de la qualité des relations avec les directions et partenaires. Il/elle veille notamment à la constitution des dossiers nécessaires à la bonne tenue des réunions, rendez-vous et contacts. Il ou Elle assure notamment:

- la gestion des agendas et des contacts (mise à jour des listings) ;
- l’organisation de réunions (en présentiel, audio ou visio conférences) : convocations, suivi des retours, gestion logistique (salle, matériel, places de stationnement) ;
- la rédaction des comptes rendus et le suivi des décisions des réunions ;
- les relations avec le service communication sur les sujets concernant la vie interne de l’agence ;
- la constitution des dossiers (papiers et/ou dématérialisés) en relation avec les services ou partenaires : demande de note, planification du retour des éléments demandés, vérification du contenu, mise en forme, impression de documents ;
- la gestion des déplacements : commande de billets, suivi des frais de mission.

**Compétences**:
**Connaissances**:
Techniques administratives
Outils bureautiques et informatiques
Systèmes et classement d’archivage
Environnement institutionnel et administratif : organisation et missions des services de l’Etat en région et des établissements de santé

**Savoir-Faire**:
Construire et faire vivre un tableau de bord
Recueillir et traiter de l’information
Accompagner et conseiller
Organiser des réunions
Utiliser les techniques de classement et d’archivage
Rédiger des comptes rendus

**Savoir Être nécessaire**:
**Faire preuve de rigueur**
**Travailler en équipe**
**Etre réactif**
**Faire preuve de discrétion professionnelle**
**Avoir le sens de l’écoute et du dialogue**
**Faire preuve d’initiative**

**Formation**:
Vous justifiez d'une formation de niveau Bac assistant de direction/Assistante Manager complétée par une expérience validée dans l'institution ou dans des fonctions analogues

**Conditions particulières**:
Nécessité d’assurer, par roulement, une permanence plusieurs fois dans la semaine (à partir de 8h30/jusqu’à 19h00).

Confidentialité

**Contact**:
Pour les fonctionnaires:

- Lettre de motivation
- CV
- dernier entretien d'évaluation
- dernière situation administrative

Niveau de qualification NIVEAU 5A