Secrétaire Général

Descriptif du poste

**Missions**

Membre de l équipe de direction et placé-e sous l autorité de la directrice de l IHP, la secrétaire générale ou le secrétaire général assure le pilotage administratif et technique de l Institut Henri Poincaré.

Elle ou il définit et met en œuvre un plan d'action en cohérence avec les objectifs stratégiques de l'IHP.

**Activités principales**
- **Gouvernance**:

- Organiser et conduire la mise en œuvre des orientations stratégiques définies au sein de l équipe de direction, en concertation avec les instances de gouvernance et/ou les tutelles
- Piloter, instruire et mettre en œuvre des projets de partenariats complexes concernant les activités de recherche, de médiation scientifique et de valorisation
- Assurer le bon fonctionnement de l institut dans toutes ses missions
- Accompagner les instances de gouvernance de l IHP dans leurs travaux et veiller à leur renouvellement selon les statuts de l institut
- Représenter à l externe la direction de l IHP
- **Management**
- Encadrer hiérarchiquement et animer les équipes administratives et techniques (tous employeurs confondus) de l IHP
- Assister la direction de l institut dans la rénovation de l organigramme et l amélioration du fonctionnement interne, en installant des niveaux de management intermédiaires pertinents et en conduisant le changement
- Piloter la gestion des ressources humaines de la structure et proposer à la direction de l unité des scénarios de développement cohérents avec les objectifs stratégiques poursuivis
- Assurer le suivi des formations individuelles des agents
- **Administration et pilotage**:

- Organiser, coordonner et superviser le fonctionnement régulier et continu des services
- Superviser l élaboration et l exécution du budget, contrôler sa répartition et son exécution pour les différentes tutelles de rattachement de l'unité, toutes origines de crédits confondues, en coordonnant les services experts et contributeurs
- Superviser le pilotage des activités administratives et financières du LabEx CARMIN
- Piloter la politique d'achat, les procédures d'appel d'offre et la tenue de l'inventaire
- Négocier et établir les contrats et les conventions de la structure en liaison avec les partenaires et veiller à la valorisation des activités
- **Suivi des enjeux bâtimentaires**:

- En liaison avec les services concernés, superviser la logistique et l exploitation-maintenance des locaux (un bâtiment de 4000 m² et un bâtiment de 2000 m²)
- Superviser l analyse et la programmation des travaux d'entretien et d'aménagement des bâtiments et des espaces verts du site
- Coordonner le reporting et l'évaluation des grands projets et opérations immobilières
- **Missions transversales**:

- Superviser la mise en œuvre de la politique de communication en interne et à l'externe
- Participer et apporter son expertise à des projets

Profil recherché

**Connaissances**
- Connaissance du système d'enseignement supérieur et de l'organisation de la recherche française, du fonctionnement de l’État et des collectivités territoriales, ainsi que des principaux systèmes internationaux et communautaires.
- Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux administrations et aux établissements publics, en matière financière (comptabilité publique, commande publique) et de gestion des ressources humaines.
- Connaissance générale de la réglementation des Établissements Recevant du Public (E.R.P) et des règles d'hygiène et de sécurité.
- Des connaissances en comptabilité privée seraient appréciées.

**Compétences opérationnelles**
- Élaborer, définir et déployer un plan d’actions
- Préparer, décider et organiser la mise en œuvre de la stratégie de l’unité
- Identifier les priorités, anticiper et être réactif
- Négocier, dialoguer et développer des collaborations
- Pratique de l'anglais appréciée : compréhension écrite et orale, expression écrite et orale B2.

**Compétences managériales**
- Encadrer, superviser et évaluer les membres d’une équipe (répartition et planification des activités de l'équipe)
- Susciter l’adhésion et fixer des orientations claires
- Accompagner et conduire le changement
- Favoriser la cohérence, partager et donner du sens au travail
- Faire preuve de rigueur, de fiabilité, de loyauté

Compétences attendues
- LANGUESAnglais

SAVOIR-ÊTRE
Ethique
Proactivité

**Voir plus**

SAVOIR-FAIRE
Administratif
Gestion RH

**Voir plus**

Entreprise

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