Assistant.e de Direction

il y a 2 jours

Lille, France CHRU de Lille Temps plein

**Vos missions:
**Vous appartenez à un secrétariat commun avec la Direction des Finances composé de 3 assistant(e)s de direction. Les assistant(e)s ont en charge le secrétariat des directeurs et des cadres de proximité.

L’Assistant(e) de Direction doit assurer la tenue, l’organisation et la gestion quotidienne de l’agenda de la Directrice et prendre en charge, pour l’ensemble de la Direction, l’organisation de réunions, réservations de salle, mises en forme de courrier, la diffusion des informations, la gestion des congés, formation, frais de déplacement, la réalisation de supports de présentation.

**Les tâches principales associées**:
Organisation de l’agenda et des réunions
- Gestion quotidienne de l’agenda et des rendez-vous
- Anticipation de la programmation des réunions récurrentes
- Gestion des priorités dans les réunions
- Préparation des réunions (ordre du jour, documents, rappel, compte-rendu, diaporamas)

Secrétariat du Comité des Projets
- Collecte et préparation des supports de présentation pour le Groupe Ressources et le Comité des Projets
- Programmation et organisation des réunions avec l’ensemble des interlocuteurs

Gestion Ressources Humaines
- Gestion des congés et absences de l’équipe
- Gestion des horaires réalisés et prévisionnels
- Gestion des déplacements (ordre de mission, réservation billets de transport ou véhicule CHU)

Gestion documentaire
- Mise à jour des listes de contacts
- Diffusion de la documentation
- Gestion des droits d’accès à l’espace partagé informatique pour la direction
- Classement et archivage numérique des documents sur l’espace partagé dans le respect des bonnes pratiques documentaires
- Mise à jour des documents qualité dans un logiciel dédié

Contribution ponctuelle aux projets pilotés par la direction

Secrétariat
- Gestion des fournitures de la direction, matériels de bureau
- Gestion du courrier de la direction via un logiciel dédié
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Accueil physique des intervenants aux diverses réunions
- Réalisation de commande de prestations hôtelières
- Remplacement des 2 autres assistant(e)s du secrétariat commun avec la Direction des Finances

Profil recherché:
**COMPETENCES ET SAVOIR** **FAIRE SOUHAITES & QUALITES REQUISES**:
Compétences et Formation initiale requise:

- Maîtriser les outils bureautiques (Word, PowerPoint )
- Niveau BTS secrétariat, idéalement avec expérience d’au moins 2 ans

Savoir-faire relationnels:

- Sens du relationnel, de l’écoute, courtoisie et diplomatie
- Rigueur, sens de l’organisation
- Esprit d’équipe et polyvalence
- Discrétion (identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel)
- Esprit d’initiative, de synthèse et d’analyse
- Sens de l’anticipation/réactivité
- Dynamisme
- Capacité d’adaptation
- Bienveillance

  • Assistant.e de Direction Générale F/H

    il y a 6 jours

    Lille, France EDHEC Business School Temps plein

    L'EDHEC Business School recrute un.e Assistant.e de Direction Générale (F/H).Poste en CDI à temps complet situé sur le Campus de Lille (Roubaix).La mission :Au sein de la Direction Générale, vous aurez pour missions principales, sous l'autorité de la Directrice de Cabinet de la Direction Générale, de :Gérer l'agenda de la Direction Générale...

  • Assistant.e de Direction Générale F/H

    il y a 4 semaines

    Greater Lille Metropolitan Area, France EDHEC Business School Temps plein

    L'EDHEC Business School recrute un.e Assistant.e de Direction Générale (F/H).Poste en CDI à temps complet situé sur le Campus de Lille (Roubaix).La mission :Au sein de la Direction Générale, vous aurez pour missions principales, sous l’autorité de la Directrice de Cabinet de la Direction Générale, de :Gérer l’agenda de la Direction Générale...

  • assistant.e de direction rh

    il y a 11 heures

    Lille, Hauts-de-France CENTRE OSCAR LAMBRET Temps plein

    CDIVos missionsVous contribuez à la bonne organisation des activités de la DRH en assurant la gestion administrative quotidienne : suivi d'agendas, organisation de réunions, rédaction de courriers et de notes, coordination des dossiers en lien avec les interlocuteurs internes et externes. Vous assistez la DRH pour l'organisation et le suivi du calendrier...

  • Stage Assistant à La Direction de Projet

    il y a 2 semaines

    Lille, France CHAUD BOUILLON -LILLE - PETIT BOUILLON SAS ESS Temps plein

    **À propos du poste** Nous recherchons un stagiaire ou une stagiaire assistant de direction pour rejoindre notre équipe dynamique. Ce stage vous permettra d'acquérir une expérience précieuse dans le domaine de la gestion administrative et du soutien à la direction. Vous serez impliqué(e) dans diverses tâches qui vous permettront de développer vos...

  • assistant.e de direction rh

    il y a 2 semaines

    Lille, Hauts-de-France Javens Temps plein

    À la recherche de nouveaux défis professionnels ? VendTout, Numéro 1 de la décoration de la maison, est en pleine expansion avec 106 magasins au compteur et 20 nouvelles ouvertures de magasin chaque année depuis trois ans… L'enseigne recherche son Assistant de Direction Ressources Humaines (H/F). Poste à pourvoir au plus vite dans le cadre d'un CDI....

  • Assistant.e de Direction

    il y a 10 heures

    Lille, France CENTRE OSCAR LAMBRET Temps plein

    Vous contribuez à la bonne organisation des activités de la DRH en assurant la gestion administrative quotidienne : suivi d’agendas, organisation de réunions, rédaction de courriers et de notes, coordination des dossiers en lien avec les interlocuteurs internes et externes. Vous assistez la DRH pour l’organisation et le suivi du calendrier du...

  • Assistant.e d'accueil et de secrétariat mixte

    il y a 4 jours

    Lille, Hauts-de-France CROUS DE LILLE Temps plein

    Au sein du ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche (MESR), le Centre national des œuvres universitaires et scolaires (Cnous) et les vingt-six Centres régionaux des œuvres universitaires (Crous) constituent un réseau dont la mission sociale s'étend à tous les services de proximité de la vie quotidienne des étudiants : accompagnement...

  • Assistant/ Assistante de Direction

    il y a 2 jours

    Lille, France Association EOLE Temps plein

    Assistant.e de direction générale / CDD remplacement congé maternité - Soutien direct à la direction générale : gestion de l’agenda, des courriers, des mails et des appels. Organisation des réunions de direction, CA, AG, rédaction des comptes rendus et relevés de décisions. Préparation et suivi des dossiers stratégiques confiés par la...

  • Assistant.e travaux H/F

    il y a 2 semaines

    Lille, Hauts-de-France Bouygues Batiment Nord-Est Temps plein

    Chez Bouygues Bâtiment Nord-Est, nous sommes plus de 950 collaborateurs tous animés par une même ambition : bâtir pour la vie. Implantés dans trois régions, les Hauts-de-France, le Grand-Est et la Bourgogne Franche-Comté, nous améliorons le quotidien de millions de personnes en construisant des bâtiments qui servent la vie et répondent à tous les...

  • Assistant (E) de Direction en Ehpad

    il y a 2 jours

    Lille, France Residence Gambetta Temps plein

    **À propos du poste** .La résidence Gambetta, est un établissement d’hébergement pour personne âgée et dépendante, capacité de 89 places. Vous êtes motivé.e par le poste d’Assistant.e de Direction, vous disposez d'une expérience en EHPAD, ou d'une expérience dans un EMS **Responsabilités** - Assurer la gestion des documents...