Secrétaire Médicale

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire Médicale - Secrétariat FOVILLE PUPEA

**CONTRAT**

CDD; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Un poste de Secrétaire Médicale (grade d'Assistant(e) Médico-Administratif(e) ou Adjoint(e) Administratif(ve)) à temps plein est à pourvoir au sein du Secrétariat FOVILLE - HORIZON du Pôle Universitaire de Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent (PUPEA) du Centre Psychothérapique de Nancy.

PROFIL DE POSTE

IDENTIFICATION DU POSTE

Fonction

Assistant(e) Médico-Administratif(ve) ou Adjoint(e) Administratif(ve)

Poste à temps plein Secteur I01

Liaisons hiérarchiques

Directeur Adjoint chargé des Ressources Humaines, Cadres Supérieurs de Santé, Cadre de Santé, Coordinatrice des Secrétariats Médicaux

Liaisons fonctionnelles

Les équipes pluridisciplinaires des unités de soins, les secrétaires du pôle, les services logistiques et administratifs du CPN, les partenaires extérieurs du secteur de l'enfance (A.S.E, PMI, MDS, Education Nationale, PJJ).

Equipe médicale

Les médecins des unités de soins desservies par le secrétariat de Foville (HORIZON, GLACIS, ESPACE, A.F.T.E., E.M.I.E., E.M.A.)

Horaires de travail

Du lundi au vendredi, de 9h à 17h

Résidence administrative

CPN (Centre Psychothérapique de Nancy)

PRESENTATION DU SERVICE

Composition du service:

- 2 unités d'hospitalisation à temps complet pour adolescents : HORIZON et les GLACIS
- 1 hôpital de jour (ESPACE) accueillant des enfants de 2 à 12 ans, en journée(s) ou demi-journée(s)
- Accueil Familial Thérapeutique Enfants (A.F.T.E.).
- Equipe Mobile d'Intervention Ethnopsychiatrique (E.M.I.E.)
- Equipe Mobile pour Adolescents (E.M.A.)

Catégories professionnelles:

- Médecins
- Cadres supérieurs de santé
- Cadres de santé
- Secrétaires médicales
- Psychologues
- Infirmiers
- Educateurs
- Moniteurs - éducateurs
- Orthophonistes
- Ergothérapeute
- Psychomotricien(s)
- Musicothérapeute
- Assistante Sociale

MISSIONS

Définition:
L'Assistant(e) Médico-Administratif(ve) ou Adjoint(e) Administratif(ve) a une fonction centrale d'articulation et d'harmonisation entre les différents intervenants et les structures. Elle accueille les patients et leurs familles. Il/elle est tenu(e) à la discrétion et au secret professionnel.

Fonction de communication:
Travailler en liaison avec les équipes pluridisciplinaires concernant toutes les informations relatives à la situation des patients et de leurs familles

Assurer la liaison avec les intervenants extérieurs (taxis partenaires)

Fonction de secrétariat médical:
Assurer l'accueil des patients et des familles (physique et téléphonique)

Répondre aux appels téléphoniques et diffuser les informations nécessaires aux professionnels concernés

Utiliser la messagerie électronique et se référer aux agendas partagés lorsque nécessaire

Créer et gérer les dossiers informatisés, assurer leur mise à jour

Assurer la mise à jour, la tenue, le classement et l'archivage du dossier patient papier

Enregistrer l'activité médicale dans le dossier patient informatisé (CARIATIDES)

Saisir dans C-page les venues en hôpital de jour pour ESPACE

Saisir, lorsque nécessaire, les éléments relatifs à la facturation des consultations médicales

Saisir des courriers, synthèses, comptes-rendus, convocations, en utilisant les outils informatiques mis à disposition

Etablir les prescriptions médicales de transports

Réaliser les tableaux mensuels de service médical et de permanence des soins des médecins du I01, enregistrement dans Chronos médical.

Elaborer des tableaux de gestion administrative et en assurer le suivi via l'outil EXCEL

Gérer les réservations des salles de réunion du bâtiment Foville

Gérer les commandes en matériel de bureau

Participer aux rencontres secrétaires / cadres supérieurs de santé du PUPEA (environ 4 réunions par an)

COMPETENCES

Maîtriser les TIC (Technologies de l'Information et de la Communication) : dossier Patient Informatisé (CARIATIDES, C-Page, Carl, Chronos médical) - Word - Excel Internet Intranet Messagerie Outlook

Posséder de bonnes capacités d'organisation, de mémorisation et de restitution

Etre à l'écoute, faire preuve de patience auprès des enfants et des familles

Faire preuve de souplesse, de rigueur, de fiabilité, d'autonomie et de rapidité d'exécution

Connaître la législation du système de soins, le fonctionnement de l'établissement, les réseaux de soins et les différents partenaires

Adopter une attitude solidaire avec ses collègues pour favoriser un bon esprit d'équipe

Avoir un comportement et des prises d'initiatives en cohérence avec son niveau de responsabilité

Etre rigoureux et fiable dans la gestion des dossiers qui lui sont confiés

Etre en capacité de questionner sa pratique

SPECIFICITE DU POSTE

Secrétariat à distance de plusieurs unités de soins (ESPACE, GLACIS, HORIZON)

Travail en collaboration é