Secrétaire de Direction

L’École des Ponts ParisTech est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et solidaire et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international.
Avec un effectif de 450 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (1800 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 unités) et Services support.
Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation.

**1-Présentation de la Direction de l'Enseignement**
La Direction de l’Enseignement est chargée de la formation d'ingénieur, des formations conduisant à des diplômes de masters à finalité recherche ou professionnelle, ainsi que de celles conduisant à la délivrance de mastères spécialisés. Elle est chargée de la formation des fonctionnaires, en liaison avec la direction générale, qui assure la relation avec les ministères concernés. S’agissant des masters à finalité recherche, elle coordonne leur développement en liaison avec la direction de la recherche.
Les formations sont mises en œuvre par les 9 départements d’enseignement de l’École.
**2-Descriptif des fonctions**
Au sein de la Direction de l’enseignement, vous assistez le pôle de direction composé de la directrice, la directrice adjointe et le responsable des ressources et de la vie étudiante.
A ce titre, vous serez en charge de:

- **Assister le pôle de direction**:

- Gérer les trois agendas : organiser les réunions et les rendez-vous ;
- Traiter les appels ;
- Accueillir les visiteurs ;
- Trier les courriers arrivés ;
- Contrôler les parapheurs, courriers et conventions avant mise à la signature de la directrice, de la directrice adjointe ou du responsable administratif ;
- Rédiger des courriers, notes, etc. ;
- Scanner et classer les documents ;
- Préparer les dossiers nécessaires à la tenue des réunions
- Archiver et transmettre les dossiers d’évaluation annuelle des agents au service RH
- Transmettre annuellement les demandes de formation des agents à la direction puis au service RH.
- Suivre les demandes de cumuls des vacations en relation avec les services du secrétariat général
- Rédiger et diffuser les comptes rendus des différentes réunions organisées par la direction.
- **Assurer la logistique des évènements organisés par la Direction et par le service des relations entreprises (focus métiers, nuit pour entreprendre, startup days.)**:

- Réserver les salles ou amphithéâtres ;
- Organiser les buffets, cocktails, déjeuners en salle d'hôtes, pause-café : contacter le traiteur, installer la salle, prévoir la mise en place, si besoin est, micro et pupitre, puis la remise en état des lieux ;
- Organiser les réunions avec plateaux-repas ;
- Gérer les commandes et missions liées au pôle de direction.
- **Assister le/la responsable du bureau des ressources administratives et budgétaires dans la réalisation et le suivi du budget du service.**

Poste de catégorie C (Employé-e). Fonctionnaire ou contractuel (CDD 3 ans renouvelable) et possibilité d’accueil en détachement. Poste à temps plein.
Formation niveau Bac avec expérience en assistanat ou secrétariat de direction.
Expérience dans le milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche très appréciée.
**Compétences recherchées**:

- Compétences budgétaires et comptables nécessaires. La connaissance de la GBCP serait un plus,
- Maîtrise des techniques de communication écrite et orale,
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils internet (messagerie),
- Notions d’anglais, écrit, lu, parlé seraient un plus.

**Qualités appréciées**:

- Aisance relationnelle, aptitude à travailler en équipe.
- Autonomie, sens de l’organisation, rigueur et réactivité.
- Capacité à gérer de nombreux dossiers simultanés.
- Goût pour la communication.
- Respect de la confidentialité des dossiers.

Rémunération statutaire ou selon profil.
- Ce poste est accessible aux personnes handicapées_.

Type d'emploi : CDD