Secrétaire de Direction Dsi

**Descriptif**

DEFINITION:

- Assiste la direction du Système d’Information afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion des plannings, organisation des déplacements, communication, préparation de réunions, accueil,...), particulièrement les directeurs

ACTIVITES:

- Réalise les opérations de gestion administrative et comptable (commandes, facturation, suivi RH)
- Maintien à jour de l’annuaire des établissements et d’autres solutions numériques
- Assure la continuité des appels des secrétariats de la Direction de la Finance et de la Performance (DFP) et de la Direction des Achats, de la Logistique et de l’Hôtellerie Hospitalière (DLAH) lors des absences des secrétaires de ces directions (congés, maladie,)
- Accueil et orientation des personnes (utilisateurs, prestataires, visiteurs)
- Réception et traitement des appels téléphoniques, prendre les messages si nécessaire
- Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance, gestion administrative du personnel...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons,...).
- Organiser et planifier les RDV et réunions internes et externes en tenant compte des besoins matérielles (salles, ressources,)
- Optimisation des agendas, réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
- Traitement des courriers internes et externes (arrivées / départs) : enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage
- Rédiger, saisir et mettre en forme des documents (Word, Excel, PowerPoint, synthèse comptable)
- Préparer les dossiers pour les réunions (CODIR, instances, etc )
- Gestion des parapheurs pour visa et signature
- Gérer la communication institutionnelle (notes d’information, informations diverses,)
- Gestion des stocks de produits, de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
- Gestion des déplacements du Directeur et de son adjoint (ordre de mission, billets de train,)
- Organisation des entretiens individuels annuels des cadres de la Direction et saisie des comptes rendus dans le logiciel GPMC
- Respect des normes, standards, procédures,liées à la sécurité du SI.
- Participation à la mise en œuvre opérationnelle des mesures de sécurité du Système d'Information

SAVOIR-FAIRE:

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Bonne capacité rédactionnelle et relationnelle
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC)
- Enregistrer des opérations comptables et en assurer le suivi
- Rigueur, réactivité, efficacité et disponibilité au regard des impératifs de production du SI Hospitalier
- Respect des objectifs et force de proposition
- Cohésion et esprit d’équipe pour participer à l’atteinte d’objectifs partagés en privilégiant la réussite collective
- Doit faire preuve d’autonomie et d’initiative dans la limite des responsabilités et missions confiées
- Soumis aux devoirs de réserve, de discrétion et de secret professionnel
- Doit avoir une parfaite connaissance de la charte d’utilisation des technologies numériques et de la Politique de Sécurité du Système d’Information du GHT Lorraine Nord qu’il s’engage à respecter et à promouvoir auprès des utilisateurs

CONNAISSANCES REQUISES:

- Accueil téléphonique
- Bureautique
- Maitrise de l’orthographe
- Classement et archivage
- Communication/relations interprofessionnelles
- Gestion administrative et financière
- Sécurité du Système d’Information (risques SI, cybersécurité,)
- Protection des données (RGPD,)

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES:

- Lien hiérarchique : Directeur et Adjoint Directeur du Système Information
- Niveau de qualification minimum : Bac (Bac professionnel, Bac technologique) à Bac +2 (BTS, DUT,) en secrétariat, comptabilité/gestion, informatique de gestion,Il est également accessible avec un BEP en secrétariat complété par une expérience professionnelle.
- Localisation géographique : Site de l’hôpital de Mercy, CHR Metz-Thionville et ses établissements, structures du Groupement Hospitalier de Territoire Lorraine Nord et de ses partenaires.
- Horaires et interventions : du lundi au vendredi (horaires selon organisation du service).

Statut contractuel : CDD de 2 mois renouvelable - poste pérenne
Statut fonctionnaire : emploi de catégorie C - détachement / mutation
Être à jour du schéma vaccinal COVID-19