Secrétaire Administrative

**Assistante administrative** L’EPMS de l’Ourcq recrute une assistante administrative pour: - Dispositif de Soutien à la Scolarisation (DSS) - Dispositif d’Accompagnement Précoce et Scolarisation Ordinaire - DIGC (Dispositif d’Intervention Globale et Coordonnée) - UEMA (Unité d’Enseignement en Maternelle Autisme) - DAR (Dispositif d’Auto Régulation) - EMASCO (Equipe Mobile d’Appui à la Scolarisation) Prérequis - Connaissance exigée du secteur social ou médico social - Expérience souhaité en secrétariat administratif de structures sociales et médico-sociales **Missions du poste** Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif des dispositifs **Activités principales** - Accueil physique et téléphonique (orienter, conseiller les familles, les usagers, les partenaires), - Communication d’informations en interne, avec les équipes médico-éducatives et les services supports (RH, finances, logistique), - Communication avec les familles et les partenaires - Traitement des mails et des courriers, - Rédaction et mise en forme de divers documents tels que : courriers, courriels, plannings des usagers, conventions (écoles, orthophoniques et autres partenaires ), - Tenue des tableaux de bord (répertoire des usagers, des effectifs, des entrées/sorties, des présences, des partenaires..), - Traitement administratif et tenue des dossiers des usagers de l’établissement, papier et informatisé (tri, classement, numérisation, archivage), - Tenue de la liste d’attente et traitement des demandes d’admission par courrier (dossier unique) par mail et par téléphone. Gestion de la correspondance, des relances et de la mise à jour des dossiers, - Traitement des notifications MDPH à partir de l’interface "via trajectoire " (arrivée des notifications, contacts effectués, liste d’attente, usagers entrés, usagers sortis), - Saisie des données (mesure de l’activité, présences), - Gestion des commandes des fournitures bureautiques et produits entretien, - Gestion de la maintenance des photocopieurs, des commandes de consommables et transmission des relevés compteurs, - Gestion des demandes d’interventions sur les différents sites pour des petits travaux à effectuer (en lien avec le responsable maintenance/sécurité), - Gestion dans le suivi de la maintenance des véhicules (en lien avec le responsable logistique). **Compétences nécessaires** - Gestion de l’information (écoute particulière : assurer le recueil et le traitement des données et des informations), - Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, AIRMES, ), - Bonnes capacités rédactionnelles maîtrise des règles d’orthographe et de grammaire, - Communication orale (professionnels usagers, familles, partenaires) : adapter son langage, ses messages au type de public ou d’interlocuteur, s’exprimer au nom de l’établissement, - Capacité d’adaptation dans une équipe importante, - Capacité à travailler avec plusieurs équipes, - Connaissance de l’établissement et de son environnement. **Qualités professionnelles** - Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative, - Rigueur : organisation et méthode, - Dynamisme, - Maîtrise de soi : réactivité, capacité à travailler dans l’urgence, à répondre à toutes demandes, - Discrétion et devoir de réserve, - Sens des priorités et du respect des échéances, - Communication : développer et établir de bonnes relations avec le public au téléphone et physiquement, - Entretenir de bonnes relations et une communication avec les équipes éducatives, - Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps pour plusieurs dispositifs, - Rapidité d’exécution des tâches tout en assurant une qualité, **Profil du poste** Prise de poste immédiate Temps plein (38h), CDD renouvelable (possibilité de titularisation Fonction publique par concours sur titres). Durée du contrat : 12 mois Salaire : 1 700,00€ à 2 000,00€ par mois Avantages: - Participation aux frais de transport - RTT - Titre-restaurant Programmation: - Du lundi au vendredi - Travail en journée Lieu du poste : En présentiel - locaux situés à Meaux (77) Type d'emploi : CDD, Temps plein Durée du contrat : 12 mois Salaire : 1 700,00€ à 2 000,00€ par mois Avantages: - Prise en charge du transport quotidien - RTT Programmation: - Du lundi au vendredi - Travail en journée Lieu du poste : En présentiel