Assistant(E) Du Directeur

**Descriptif et missions**: Employeur:
Direction Régionale et Interdépartementale de l'Hébergement et du Logement d'Ile-de-France (DRIHL)
Préfecture de région Ile-de-France
5 Rue Leblanc 75015 PARIS

Poste à pourvoir au 02 mai 2025

Missions principales et activités:
Assurer le secrétariat de la Direction (un directeur et deux directeurs adjoints) en brigade avec un(e) second(e) assistant(e) de direction, et à ce titre être en charge des missions suivantes, en lien étroit avec le.a chef.fe de cabinet:

- Accueil physique et téléphonique
- Tenue de l’agenda du directeur
- Gestion des messageries des secrétariats et de la boîte fonctionnelle Direction
- Gestion du courrier et des parapheurs (enregistrement dans les outils dédiés - diffusion - suivi du courrier - signalé - classement - publipostage éventuel) et saisie ou mise en forme de divers documents conformément à la charte (notes, courriers, convocations...)
- Organisation et préparation de réunions de la Direction et celles présidées par la Direction (fixation de la date en fonction des agendas des principaux participants, réservation de la salle, organisation de l’accueil café, élaboration et diffusion de la liste d’émargement, préparation de la réunion le jour J et participation à son organisation)
- Mise à jour des contacts des partenaires dans le répertoire de la Drihl
- Préparation des dossiers des réunions du lendemain pour le Directeur et ses deux adjoints, en lien étroit avec le.a chef.fe de cabinet
- Gestion des commandes de fournitures de bureau, de papiers et de consommables pour les photocopieurs
- Suivi des congés des directeurs régionaux et départementaux et des chefs de service ; gestion des demandes de congés du Directeur
- Gestion du planning du chauffeur du Directeur

En tant que de besoin, participation à l’organisation des événementiels internes et externes de la Drihl pilotés par le Cabinet.

Conditions particulières d’exécution:
Le secrétariat de direction comprend deux postes:

- 1 poste d’assistant en charge de la coordination de l’agenda et des activités du directeur
- 1 poste d’assistant en charge de la coordination de l’agenda et des activités des 2 directeurs-adjoints.

Le travail est organisé en - brigade - avec horaires fixes occupés en alternance par les 2 secrétaires (une semaine sur deux):

- Poste du matin : 8 h 30 - 17 h
- Poste de l’après-midi : 10 h - 18 h 30

Ainsi, chacun des postes, au-delà de son champ spécifique, doit s’inscrire en complémentarité pour garantir la continuité du service.

En cas d’absence d’un(e) assistant(e), l’autre assistant(e) assure le service de 9 h 00 à 17 h 30 (pause pour le déjeuner de 45 minutes).
**Profil recherché**: Compétences mises en oeuvre

Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Connaissances du service et des responsabilités de chacun
- Connaissances de l'environnement du service et des principaux interlocuteurs
- Maîtriser l'organigramme de la DRIHL
- Connaissances des règles de classement et d'archivage

Compétences transversales
- Faire valoir une excellente présentation
- Etre disponible, réactif et rigoureux
- Sens de l'initiative et confidentialité
- Savoir communiquer à l'oral et rédiger à l'écrit
- Suivre les différents délais, anticiper et alerter

Compétences relationnelles
- Accueillir, écouter et communiquer avec amabilité, courtoisie et diplomatie
- Coordonner ses activités avec celle des collègues
- Savoir s'adapter aux situations et aux interlocuteurs

**Avantages liés au poste**:
**Avantages collectifs au travail**:
**Description de la collectivité**: La direction régionale et interdépartementale de l’Hébergement et du Logement (DRIHL) met en œuvre les politiques publiques visant à mettre à l’abri, héberger et faciliter l’accès au logement des plus démunis, ainsi qu’à construire et à rénover des logements pour tous.
Elle compte plus de 500 agents répartis entre son siège parisien et ses 4 unités départementales (75, 92, 93 et 94) relevant de 3 ministères (écologie-logement, intérieur et ministères sociaux).

Placé auprès du directeur, le cabinet de la Drihl pilote l’élaboration et le suivi du projet stratégique de la Drihl, dont ses feuilles de route annuelles, ainsi que certains chantiers de transformation.
Constitué de 9 agents, il assure la communication externe et interne de la Drihl, la fonction de cabinet, le secrétariat du comité régional de l’habitat et de l’hébergement (CRHH) et apporte un appui sur les dossiers transversaux de la direction.