Assistant-e de Direction

Descriptif du poste

La direction de la communication du musée du quai Branly Jacques Chirac définit et met en œuvre la politique interne et externe de communication de l'établissement. Elle est composée:

- d'un pôle en charge des relations avec les médias
- d'un pôle en charge des événements, des partenariats, de la publicité et de la communication interne
- d un pôle digital
- d'un pôle en charge des affaires administratives, financières et juridiques

**Description du poste**:
L Assistante / Assistant de direction assure le secrétariat de la direction de la communication et de sa Directrice et exécute des actes administratifs courants ainsi que des actes de gestion financière.

A ce titre, elle/il devra notamment:
1. Missions transversales
- Contribuer à l animation de l intranet de l établissement
- Gérer les abonnements presse du musée
- Participer ponctuellement aux vernissages et aux événements de relations publiques (organisation et accueil)
- Concevoir et mettre à jour le recensement de tous les événements de relations publiques des grandes institutions culturelles parisiennes
- Rédiger les ordres du jour et les compte-rendu des réunions avec la direction générale et des réunions de direction
- Contribuer à la coordination des plannings de réservation d espaces, en lien avec le pôle presse
- Piloter en liaison avec les pôles concernés l archivage électronique des documents
- Relever les boîtes mails « Communication interne » et « Communication » et transmettre aux directions ou agents concernés

2. Administration / assistanat
- Gérer l agenda de la directrice
- Distribuer le courrier et transmettre la presse sous format print
- Gérer les temps de travail sur le logiciel concerné (congés, absence, télétravail, horaires variables)
- Gérer les contacts : traiter les contacts entrants et sortants de la directrice, contribuer à la mise à jour des contacts de la direction et faire suivre aux directions concernées les informations sur les nouvelles nominations.
- Gérer les envois de catalogues à la presse et aux partenaires
- Préparer les déplacements et missions des membres de la direction
- Assurer les commandes de papeterie et de fournitures
- Effectuer les commandes de cartes de visite, cartes de communication
- Suivre les modalités d accueil des nouveaux collaborateurs
- Assurer d autres tâches relevant du périmètre de la DCOM : concevoir tout document utile à la demande de la directrice (PPT, Excel, Word ), suivre les interventions techniques,

Profil recherché
- Formation en assistanat de direction (Bac + 2 / + 3), expérience d au moins trois ans dans un emploi similaire
- Appétence pour la communication
- Maîtrise des techniques rédactionnelles pour la correspondance écrite (orthographe, grammaire, syntaxe )
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Powerpoint, Excel, Outlook) et internet
- Ponctualité
- Rigueur, organisation, sens des priorités
- Sens de s anticipation, réactivité
- Qualités relationnelles, capacité à s adapter à différents types d interlocuteurs
- Sens de la confidentialité

Le musée du quai Branly - Jacques Chirac s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
- LANGUES- SAVOIR-ÊTRE- Capacité d'adaptation- Confidentialité**Voir plus**
- SAVOIR-FAIREBureautique
Microsoft Excel

**Voir plus**

Entreprise

Etablissement public à caractère administratif composé de 250 agents de droit public, le musée du quai Branly-Jacques Chirac est placé sous la double tutelle des ministères de la culture, et de l enseignement supérieur, de la recherche et de l innovation.

Autres offres de l'entreprise

Salaire

A négocier

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Minimum 3 ans

Métier

Assistant de direction

Statut du poste

Cadre du secteur public / Armées

Zone de déplacement

Pas de déplacement

Secteur d’activité du poste

GESTION DES SITES ET MONUMENTS HISTORIQUES ET DES ATTRACTIONS TOURISTIQUES SIMILAIRES

Télétravail

Ponctuel autorisé