Assistant Direction

**Descriptif et missions**: Définition des missions : Rattaché au Directeur de la Prospective et Stratégie en matière éducative, sa qualité d"assistant de Direction le conduit à faciliter l"action de l"ensemble des collaborateurs dans le/la: - Pilotage du bâti scolaire, périscolaire et de la petite enfance au sein de la DGA PE, - Définition d"une stratégie sur la base d"une analyse prospective de l"environnement de la collectivité et des impacts sur le secteur scolaire, périscolaire et de la petite enfance, - Définition des orientations stratégiques en matière de politiques éducatives - Préparation des conseils d"école. Il est également en charge de l"appui administratif de la Direction et assure le secrétariat des collaborateurs de la Direction. Définition des activités: Dans le cadre de l"animation et du secrétariat de la Direction: - Assister les collaborateurs dans la gestion de leur agenda ; - Planifier les réunions internes et assure la prise de note et la diffusion des compte-rendu ; - Animer et met à jour les outils de la Direction (dossier partagé, tableaux de bord) ; - Assurer le bon classement et archivage des documents de la Direction ; - Assister le Directeur sur les fonctions administratives, RH et budgétaires ; - Relire et corriger la forme les documents produits par la Direction ; - Gérer le courrier de la Direction. Dans le cadre du bâti scolaire et de la petite enfance: - Participer au suivi des chantiers issus du plan pluriannuel d"investissement à l"échelle de la DGA PE en: - Facilitant la collaboration entre la Direction et les services techniques ; - Accompagnant le Directeur et le chargé de mission dans la planification de la communication auprès des usagers, des élus et des parents d"élèves sur toute la durée des projets ; - Assistant le chargé de mission dans l"organisation des déménagements dans le cadre de la préparation des chantiers ; - Participer au recueil des besoins et au suivi des travaux dans les bâtiments de la DGA PE en centralisant les demandes d"aménagement / réaménagement issues des responsables des structures et accompagnant la réalisation des synthèses permettant d"alimenter les travaux de conception du PPI ; - Assister le Directeur pour faire le lien entre la Direction et les services techniques. Dans le cadre des missions de prospective: - Assister les collaborateurs dans la formalisation de leur analyse ; - Participer à l"organisation et la planification des instances et temps de travail de l"Observatoire des politiques éducatives. Dans le cadre du pilotage et du suivi des politiques éducatives: - Accompagner le Directeur dans l"élaboration, la mise en œuvre et le suivi du Grand Projet Educatif (appui à la rédaction des documents, organisation et planification des réunions de travail, rédaction et diffusion des compte-rendu) ; - Accompagner le chargé de mission sur le développement de l"école inclusive ; - Centralise les éléments de veille sur les dossiers partagés. Dans le cadre des conseils d"école: - Accompagner à la synthèse des demandes de travaux en vue de la préparation des conseils d"école ; - Constituer les dossiers destinés aux élus sur les différents points de l"ordre du jour transmis par les Directeurs d"école ; - Accompagner progressivement le transfert de la constitution des dossiers des conseils d"école au sein de la Direction des Affaires Scolaires et de l"Animation. Référence de l'offre : 8z09y0356p **Profil recherché**: Connaissances et aptitudes particulières: - Être titulaire d"un diplôme de type BTS Support à l"action managériale ou équivalent et justifier d"une expérience significative sur des fonctions similaires - Maitriser les techniques de secrétariat (courrier, prise de notes, compte rendu, élaboration de documents aux formes et contenus divers, classement, archivage, standard téléphonique, annuaire etc.) - Connaitre le fonctionnement des services d"une collectivité et les missions du service public - Avoir des notions d"organisation et de gestion du temps de travail - Disposer de solides capacités rédactionnelles et communicationnelles etc.) - Savoir élaborer des tableaux de bord, des outils de planification et suivi - Connaitre l"organisation, le contexte et les enjeux de la collectivité - Justifier de notions de comptabilité analytique - Maitriser les outils numériques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, internet, intranet) et avoir la capacité à prendre en main des outils métiers spécifiques - Être reconnu pour sa rigueur, son aisance relationnelle, sa capacité à travailler en équipe et en transversalité **Avantages liés au poste**: **Avantages collectifs au travail**: **Description de la collectivité**: Évry-Courcouronnes, ex-ville nouvelle, porte un projet ambitieux, intégrant des dimensions urbaine, humaine, économique, environnementale, sociale, éducative et culturelle. Elle mise aujourd’hui sur l’avenir avec de grands projets, modernes et innovants.