Secrétaire Du Département

**À propos de nous**:
L’université de Caen Normandie (UNICAEN) est un acteur majeur et un moteur de développement de l’enseignement supérieur et de la recherche en Normandie. UNICAEN est membre de la communauté d’universités et d’établissements Normandie Université.

Pluridisciplinaire, elle accueille plus de 33 000 étudiants au sein de 12 composantes (UFR, écoles, instituts ). Elle propose des diplômes reconnus et contrôlés par l’État et transférables dans de nombreux pays européens grâce au système Licence-master-doctorat (LMD).

Afin de mener ces missions, elle s’appuie sur 2 700 professionnels, dont 1 600 personnels enseignants (1 060 enseignant.es-chercheur.ses et 540 enseignant.es) et 1 100 personnels des bibliothèques, ingénieur.es, administratif.ves, techniques, sociaux et de santé (BIATSS).

**Mission**:
**Lieu de travail**: IUT Grand Ouest Normandie - Site de Caen - Campus 2.

L’IUT Grand Ouest Normandie (GON) a été créée au 1er septembre 2019, il est composé des pôles d'Alençon, de Caen et de Cherbourg en Cotentin.

Le pôle de Caen de l’IUT GON regroupe 11 départements implantés sur 4 sites géographiques (Caen - campus 2, Ifs - campus 3, Lisieux, Vire) et dispose d’une offre de formation pluridisciplinaire (BUT et Licence professionnelle).

Un peu plus d’une soixantaine de personnels BIATSS et environ 160 enseignants et enseignants-chercheurs travaillent au sein du pôle de Caen de l’IUT GON, au sein duquel 2100 étudiants sont inscrits.

**Positionnement hiérarchique**: Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable scolarité du Pôle de Caen de l'IUT Grand Ouest Normandie.

**Missions principales**:
En lien avec l’autre Secrétaire affectée pour le Département Techniques de commercialisation du site de Caen - campus 2 de l'IUT GON:
Gérer la scolarité des étudiants (en formation initiale et en formation en apprentissage) inscrits en BUT Techniques de commercialisation (400 étudiants environ)

Apporter un soutien en matière d’administration générale visant au bon fonctionnement du Département

**Activités et tâches principales**:
Gestion de la scolarité:
Accueil physique et téléphonique des étudiants et des enseignants titulaires et vacataires ainsi que des personnes extérieures au Département

Paramétrer sur Apogée les formations du Département (structures des enseignements, modalités de contrôle des connaissances notamment)

Saisir sur Apogée les inscriptions pédagogiques en début de semestre

Saisir sur Apogée les notes en fin de semestre, préparer les jurys et remettre les relevés de notes et attestations de réussite

Assurer la préparation aux examens (collecte des sujets), gérer les plannings de soutenances

Participer à la gestion des conventions de stage des étudiants sur PStage

Assister les responsables dans la diffusion des emplois du temps : saisir dans ADE les emplois du temps élaborés par les responsables pédagogiques et les modifications d’emplois du temps, informer les étudiants

Gérer et suivre les émargements des étudiants

Administration générale du Département:
Préparer, participer et rédiger : documents d’information, courriers, comptes rendus des conseils de départements

Classer et archiver les documents du département

En lien avec le service financier du pôle de Caen de l’IUT GON : passer les commandes du Département en établissant les bons de commande sur Sifac Web, assurer le suivi des livraisons, établir et assurer le suivi des ordres de mission des personnels du Département.

**Profil**:
**Catégorie d'emploi**: C

**Compétences attendues**:
**_ Connaissances_**

Environnement professionnel

Techniques de communication

Techniques d’accueil téléphonique et physique

Techniques d’élaboration de documents

**_ Compétences opérationnelles_**

Accueillir et prendre des messages

Accueillir les populations concernées

Enregistrer et classer les documents

Rédiger des rapports ou des documents

Savoir rendre compte

Travailler en équipe

Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Utiliser les outils bureautiques

**_ Compétences comportementales_**

Sens de l’organisation

Réactivité

Sens relationnel

**Conditions de recrutement**:
Poste à temps complet, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD)

Rémunération statutaire et appréciée en fonction de l’expérience professionnelle

A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi.

Poste à pourvoir : A compter du 01/09/2025.