secretaire de direction

Situé au cœur de la Normandie, le Département du Calvados, en charge des solidarités sociales et territoriales, est un acteur majeur de proximité au service des Calvadosiens. Avec ses 3 000 agents, le Département est le deuxième employeur du Calvados. Chaque année, plus de 150 personnes aux profils variés sont recrutées sur la base de leurs compétences et de leurs savoir-être.

En tant que secrétaire de direction, vous assistez la Directrice, et son adjoint, dans cette nouvelle feuille de route et dans leurs fonctions administratives en assurant le secrétariat, le suivi de certains dossiers, la mise en place de nouveaux outils et la facilitation du travail quotidien de la direction.

Activités

1. Organise l'ensemble du secrétariat de la direction :

• Tient l'agenda, prendre les rendez-vous et organiser les réunions de la directeur(trice), adjoint et chefs de service et préparer les éléments d'information liés en PJ sur chaque rdv
• Consolide un visuel des réunions stratégiques des services et de la direction tous les 15 jours et le mettre en coordination avec l'agenda de la direction
• Recherche l'information, la mettre en forme et la transmettre au directeur(trice)
• Met en forme et saisit une partie des informations de la direction (notes, rapports, tableaux de bord...)
• Rédige les comptes rendu des réunions de direction ou autres (codir restreint, réunions de service insertion et retour à l'emploi, bilatérale modernisation)
• Classe et archive
• Participe à la matérialisation des outils de direction commun (fichier contacts, fichiers réunions/commission/instances, structuration et enregistrement + veille du plan de classement archivage numérique)
• Gère les fournitures
• Assure le suivi des absences des agents du service
• Gère les droits d'accès entrées et sorties pour les 400 référents insertion

2. Assure les missions d'accueil physique, téléphonique et assure le pilotage du chrono courrier, remplacement des secrétariats de service

• Réceptionner le courrier, le consolider pour visa/réorientation de la direction, le scanner et le classer puis le distribuer auprès des services
• Préparer et suivre des dossiers spécifiques, réservés, voire confidentiels, ainsi que les instances pilotées ou auxquelles participent la Directrice et/ou son adjoint
• Tenir l'agenda de la directrice en concertation avec l'assistante de la DTAS et l'alerte sur les doublons, les éventuelles décisions d'acceptation, la préparation des éléments d'information support à l'agenda
• Consolider pour la directrice un visuel papier des réunions Directrice/directeur adjoint/chefs de services (avant chaque codir)
• Organiser les rendez-vous, les rencontres, les réunions internes et externes pour la Directrice et/ou son adjoint en réservant les véhicules appropriés, en mettant les invitations, ordre du jour et constituant des dossiers d'éléments consolidés
• Assurer l'interface entre la Directrice et/ou son adjoint et ses interlocuteurs internes et externes en réceptionnant les appels ou les mails
• Rechercher ou consolider l'information ressource liée la collectivité territoriale, la mettre en forme et la transmettre à la Directrice et ou son adjoint et ou l'enregistrer dans le classement
• Appuyer la direction dans la forme et saisie des dossiers gérés par la direction (notes, rapports, tableaux de bord...)
• Renseigner les différents interlocuteurs de la Direction
• Organiser et filtrer les flux d'information et de communication au sein de la Direction
• Assurer le suivi des rapports présentés à la commission permanente et au conseil départemental en vérifiant les remarques de complétude sur air délib, en insérant des dossiers à la demande de la directrice
• Assurer le secrétariat des réunions de Direction

3. Assure des missions spécifiques pour la DIL

• Veiller au respect des procédures et des circuits internes d'organisation
• Participer à la modernisation des outils de direction commun (fichiers contacts/réunions/commission/instances …
• Assurer la suppléance des missions de secrétariats du service Logement
• Assurer, sur demande de la Directrice/et ou de son adjoint, des remplacements ponctuels à l'accueil des Rives de l'Orne.
• Informer et former les nouveaux agents à la sécurité du bâtiment aux gestes et postures préventives en tant que réfèrent de prévention santé, hygiène et sécurité de l'étage et être le relai des services ressources humaines : nécessite une formation

4. Assure le secrétariat principal des services insertion et retour à l'emploi

• Assurer l'agenda des responsables de service
• Assurer la mise en forme des parafeurs, de ses contenus jusqu'à sa signature (hors financier)
• Assurer un secrétariat lié au réseau pour l'emploi
• Organiser des réunions

• Répond et oriente le public

• Maitrise des outils bureautiques de base (WORD/EXCEL/POWERPOINT)

• Expérience dans le domaine administratif
• Respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées
• Prise de note rapide (sténographie ou autre)
• Rigueur et aisance relationnelle
• Bon niveau exigé en Orthographe, syntaxe et grammaire

• Faire preuve de curiosité et d'autonomie dans la recherche des informations

• Niveau (BTS)

• Spécialité : administratif