Responsable Administratif Et de La Relation Client

**À propos de nous**:
Premier établissement public de santé du département des Pyrénées Orientales, situé au troisième rang régional par son volume d'activité, le Centre Hospitalier de Perpignan (CHP) a pour mission d'offrir des services diagnostics et d'assurer toute la gamme des soins aigus en médecine, chirurgie et obstétrique, ainsi que les soins de suite et de longue durée.

**Mission**:
Dans une dynamique de développement et d’innovation, la direction du CHP a initié en 2022 la création d’un centre de formation visant à répondre aux besoins de perfectionnement, de qualification et d’insertion professionnelle des professionnels de santé, des jeunes et des demandeurs d’emploi.

Ce centre propose une large gamme de services:

- Centre de formation continue
- Centre de formation des ARM (Assistant de Régulation Médicale)
- Centre d’Enseignement des Soins d’Urgences (CESU)
- Centre de VAE et de Bilan de compétences
- La Fondation DIAMANS : Dispositif d’Innovation et d’Accompagnement des Managers du Sanitaire et Social.

**Contexte**

Dans un contexte de croissance et de structuration de notre organisme de formation, nous recherchons un coordinateur administratif et de la relation client. Ce poste clé a pour mission d'assurer le bon fonctionnement administratif et logistique de l’ensemble de l’offre de formation tout en participant activement à son développement commercial.

Il joue un rôle central en assurant la gestion des ventes et des relations clients, la coordination administrative des formations, le suivi et l’actualisation des process internes.

**Finalité du poste**

Sous la responsabilité du Responsable du centre de formation, vous êtes un acteur majeur du développement et de l’organisation du centre.

Vos missions principales:

- Piloter l’administration des ventes : gestion des inscriptions, facturations, suivi des conventions et financements.
- Assurer la coordination administrative : gestion des dossiers, conformité réglementaire, appui logistique aux formateurs et gestion des plannings.
- Développer l’activité commerciale : mise en place d’actions de prospection, fidélisation client, suivi des relations avec les partenaires et financeurs.
- Assurer un suivi rigoureux des processus et les faire évoluer au regard de QUALIOPI : mise en conformité, amélioration continue et préparation aux audits.
- Contribuer au pilotage du centre et en assurer le reporting au responsable du centre : suivi des indicateurs de performance, élaboration des tableaux de bord et participation à l’amélioration continue des process.

**Organisation du travail et spécificités du poste**

Lieu de travail : Département des Pyrénées Orientales.

**Temps de travail**: Forfait cadre

**Activités du poste**

**1. Gestion administrative et organisationnelle des formations**
- Assurer la gestion des inscriptions et la constitution des dossiers de formation.
- Assurer le suivi des conventions de formation avec les clients et financeurs.
- Veiller au respect des obligations légales et des normes qualité du centre.
- Assurer la planification et la logistique des sessions de formation (réservations de salles, gestion des équipements, convocations).
- Suivre les dossiers des stagiaires et assurer la gestion documentaire associée.
- Piloter la mise à jour des bases de données et du système d’information.

**2. Développement commercial et relation client**
- Assurer le suivi des relations avec les entreprises, établissements de santé et financeurs (OPCO, ANFH, etc.).
- Appuyer le responsable du centre de formation dans la préparation et le suivi des réponses aux appels d'offres et consultations.
- Identifier et mettre en place des actions de prospection commerciale.
- Animer le suivi client pour maximiser la satisfaction et la fidélisation.
- Développer et maintenir des partenariats stratégiques.

**3. Suivi et amélioration des performances et de la qualité (QUALIOPI)**
- Assurer un suivi rigoureux des processus qualité et garantir leur conformité avec QUALIOPI.
- Mettre en place une veille sur les évolutions réglementaires et ajuster les procédures en conséquence.
- Préparer et faciliter les audits QUALIOPI.
- Définir et suivre les indicateurs qualité pour optimiser l’expérience client et la gestion du centre.
- Contribuer à l’amélioration continue des processus, en impliquant l’ensemble des acteurs concernés.

**Profil**:

- **Formation et Expérience**:
Bac+3 à Bac+5 en gestion administrative, commerce, management ou formation professionnelle. Expérience souhaitée en gestion administrative et commerciale dans un centre de formation ou une organisation similaire.
- **Compétences techniques**:
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion (CRM, plateformes de formation, ERP). Connaissance du cadre réglementaire de la formation professionnelle et des exigences QUALIOPI. Rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Compétences en suivi financier et gestion de la facturation.
- **Compétences relationnelles**:
Sen