Assistant.e Administratif.ve

**À propos de nous**:
Le Service Civique Solidarité Seniors (SC2S) a vu le jour en 2021 à l'initiative d'Unis-Cité (l'association pionnière et spécialiste du Service Civique des jeunes en France), grâce au soutien de l'Institution de Retraite Complémentaire Malakoff-Humanis, l'Agence du Service Civique et le Ministère Délégué à l'Autonomie. Il est devenu depuis août 2022 un programme « mutualisé » du régime Agirc-Arrco.
L'association Nationale pour le Déploiement du SC2S (AND-SC2S) a pour objectif de développer massivement un Service Civique de qualité auprès des seniors, en mobilisant l'ensemble des acteurs du grand âge, fédération d'établissements d'accueil de personnes âgées, monde hospitalier, associations de bénévoles, acteurs publics, associations d'aide à domicile, bailleurs sociaux, etc ainsi que l'ensemble des acteurs de la jeunesse.
Notre ambition est de promouvoir les liens intergénérationnels pour lutter contre l'isolement social, des seniors comme des jeunes, et de construire ainsi une société fraternelle, qui ne laisse personne sur le bord de la route.
Forts de plus de 100 salariés implantés partout en France métropolitaine, en Corse, à la Réunion, à la Martinique et en Guadeloupe, nous recherchons celles et ceux qui, demain, vont nous aider à accompagner encore plus de structures du grand âge dans l'appropriation du Service Civique Solidarité Seniors et de permettre ainsi à des milliers de jeunes de s'engager auprès de seniors et d'être durablement marqués mutuellement par une expérience commune de plusieurs mois.

**Mission**:
**SUIVI ADMINISTRATIF DES VOLONTAIRES (en lien étroit avec les chargées de développement)**:
Pour chaque volontaire recruté:

- Vérifier la conformité et la complétude des dossiers de chaque volontaire (contrat d’engagement, convention de mise à disposition, RIB, certificat médical, droit à l’image, preuve de versement des prestations de subsistance en cas d’intermédiation, etc.)
- Éditer les contrats et les conventions de mise à disposition sur les outils ad hoc et être en lien avec l’Agence de services et de paiement (ASP)
- Classer et archiver l’ensemble des documents administratifs (papier et dématérialisé)
- Effectuer le suivi des dossiers administratifs des volontaires (attestation PSC1 et FCC, rupture de contrat, absences, accident de trajet/travail...)
- Appuyer les chargées de développement dans l'amélioration continue de leurs pratiques sur le volet administratif

**SOUTIEN AU RECRUTEMENT DES VOLONTAIRES (si besoin, sur demande de la responsable régionale, notamment eu égard à la composition de l’équipe et à la charge de travail)**
- Soutenir la diffusion des offres de missions : recherche des contacts des prescripteurs jeunesse, actualisation des offres de missions sur le site de l’Agence du Service Civique, appui à la diffusion des offres de mission sur les réseaux sociaux, clôture des offres de mission pourvues, relais sur des sites identifiés, envoi de courriers, etc.

**SUIVI ADMINISTRATIF et LOGISTIQUE GÉNÉRAL**:

- Gérer la boîte mail régionale et enregistrer / redistribuer les demandes d’information
- Appuyer l'équipe régionale : envoi de courriers, réception d’appels, organisation logistique pour des réunions et des événements...
- Chercher et réserver des salles pour les réunions hebdomadaires d'équipe, les formations des volontaires et pour des réunions et évènements ponctuels
- Garantir le fonctionnement opérationnel quotidien des bureaux partagés : achat de consommables, gestion des stocks, gestion du matériel de l'équipe...
- Rédiger ponctuellement des comptes-rendus de réunion
- Gérer le courrier
- En bonne collaboration avec les RH et les moyens généraux, contribuer à préparer l'accueil des nouveaux collaborateurs

**CONTRIBUTION A LA VIE DE L’ASSOCIATION**:

- Assurer une veille des événements en lien avec l’objet de l’association (jeunesse, grand âge, lien intergénérationnel, etc.)
- Contribuer à des groupes de travail thématiques au niveau inter-régional et national
- Participer aux temps de coordination et d’échanges de pratiques nationaux

D'autres tâches pourront être confiées selon les besoins de l'association et de l'équipe régionale.

Les outils informatiques utilisés par l'association sont en évolution constante. Par conséquent, les missions de l'assistant(e) administratif(ve) seront amenées à évoluer dans les mois suivants la prise de poste, dans le respect de la dominante administrative du poste et des compétences attendues au recrutement.

**Profil**:
**Savoirs**:

- Connaissance de la bureautique et du numérique
- Utilisation d'outils collaboratifs

**Savoir-être**:

- Forte organisation
- Forte rigueur
- Souplesse et capacité à intervenir en transversal avec des interlocuteurs variés
- Polyvalence
- Autonomie
- Sens de l’initiative
- Travail en équipe
- Relationnel
- Gestion du stress
- Discrétion
- Capacité d’adaptation

**Savoir-faire**:

- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques
- Avoir des capacités de synthèse et