Responsable Administratif Ufr Philosophie

Descriptif du poste

**Libellé de Fonctions**: Responsable administratif UFR Philosophie F/H

**Catégorie**: A

**Corps**: IGE

**BAP**: J

**Mission**:

- Assurer les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement des enseignements
- Assurer les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement des journées d'études et manifestations scientifiques financées par l'UFR
- Travailler en liaison avec l'équipe de direction et les autres services de la Faculté des Lettres et de Sorbonne
- Université.

**Activités principales**:

- Accueillir les étudiants et les enseignants
- Synthétiser les états de service des enseignants et les saisir dans la base AZUR
- Élaborer le planning des enseignants et piloter l'organisation des rattrapages de cours
- Gérer les dossiers étudiants (paramétrage de la base d inscription pédagogique, de saisie des notes, d'édition des PV de jury)
- Encadrer le travail des gestionnaires de l'UFR (pédagogiques et bibliothèque de l'UFR)
- Élaborer les outils nécessaires au fonctionnement général et en particulier au pilotage
- Gérer le budget de l'UFR : saisie des commandes dans SIFAC, organisation des missions des enseignants ou des invites dans Amplitude
- Préparer le dialogue de gestion : Fiche AZUR, fiche RH, saisie des charges d'enseignement, demande de budget (masse salariale et fonctionnement)
- Assurer de la bonne circulation de l'information au sein du service
- Participer aux réunions administratives

**Autres activités du poste**:

- Mettre en place l'offre de formation (structures APOGEE).
- Participer à la rédaction du bilan HCERES et aider à la rédaction du projet
- Gérer les différentes conventions.

Direction de la formation, service Finances, service des examens, service du planning)
- Suivre les heures complémentaires (gestion des dossiers de recrutement, saisie des états de service et élaboration des arrêtés de paiement
- Élaborer les états de paiement des emplois étudiants

**Encadrement** : OUI

**Nb agents encadrés par catégorie**: 0 A - 2 B - 1 C

**Conditions particulières d exercice**: Indiquer les contraintes particulières en termes d'organisation du service, de prise de congés, de contraintes horaires ou de déplacement, de contraintes physiques : port de charge, travail avec des produits chimiques, émanations, machines dangereuses, vibrations,...

**Participations à de nombreuses réunions**: déplacement fréquents sur les différents sites de la Faculté des Lettres et de la Faculté des sciences.

Profil recherché

**Connaissances transversales requises**:

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de la Faculté des Lettres et de Sorbonne-université
- Réglementation applicable au domaine d'activité professionnelle
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche

**Savoir-faire**:

- Élaborer des outils de pilotages et des indicateurs
- Conduire un projet
- Contribuer à la définition des procédures
- Capacité à interagir
- Capacité à proposer des solutions, des améliorations, des projets

**Savoir-faire transversaux**:

- Assurer l'encadrement d'agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d'absences et horaires)
- Identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
- Expliquer le cadre de travail aux agents
- Organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l'équipe pour assurer ses missions et garantir la continuité du service
- Capacité à organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
- Proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
- Coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l'évolution et de l'optimisation des organisations ou des procédures
- Conduire et accompagner un projet
- Conduire un entretien, une réunion
- Structurer et rédiger des documents d'aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse
- Comprendre et appliquer les textes réglementaires
- Élaborer des outils d'analyse et de synthèse et en rendre compte
- Définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
- Capacité à accompagner les personnels à l'usage des systèmes d'informations

**Savoir être**:

- Sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Sens de l'analyse et force de proposition
- Adaptabilité et autonomie
- Organisation et rigueur
- Sens du ser